¿Te molesta que Word subraye en rojo términos que usas a diario y sabes que están bien escritos? Añadir nuevas palabras al diccionario de Word y gestionar diccionarios personalizados es la clave para que el corrector trabaje a tu favor. Además, puedes usar diccionarios externos y, si te dedicas a áreas técnicas, crear uno específico para tu ámbito.
En esta guía encontrarás, paso a paso, cómo agregar palabras sueltas, crear y activar diccionarios personalizados, establecer uno como predeterminado y resolver incidencias típicas (como la opción deshabilitada en versiones antiguas). También verás ajustes de revisión, trucos de edición y atajos útiles relacionados con ortotipografía que marcan la diferencia en documentos profesionales.
Qué es el diccionario personal de Word y cómo funciona
Word utiliza dos grandes fuentes para revisar: un diccionario principal por idioma y tu diccionario personalizado. El principal contiene las palabras comunes, mientras que el personalizado guarda términos propios (nombres, tecnicismos, marcas…). Cuando aceptas una palabra con “Agregar al diccionario”, se almacena en ese archivo personal para que no vuelva a marcarse como error.
Por defecto, en versiones modernas de Office, el archivo activo suele llamarse RoamingCustom.dic. Es un diccionario personal que “viaja” con tu perfil de usuario en entornos corporativos o cuando sincronizas configuración, de modo que las palabras añadidas quedan disponibles de forma consistente en tus apps de Office.
Si al escribir ves una ondulación roja bajo un término correcto, basta con el menú contextual: clic derecho sobre la palabra y opción Agregar al diccionario. Esta acción es ideal para vocablos que incorporas puntualmente mientras redactas, sin tener que abrir ninguna configuración adicional.
Los profesionales que manejan terminología especializada (por ejemplo, médicos, ingenieros o juristas) se benefician especialmente. La terminología técnica no suele venir en el diccionario general, así que conviene crear un diccionario temático o nutrir el personal con los términos más frecuentes. Así evitas distracciones del corrector y agilizas la revisión.
Además del diccionario por defecto, Word puede manejar varios diccionarios personalizados a la vez. Esto te permite separar, por ejemplo, un diccionario de medicina, otro de marcas y otro de nombres propios. Luego activas/desactivas cada uno según el tipo de documento que prepares y mantienes todo ordenado y bajo control.
Añadir, crear y gestionar diccionarios personalizados en Word
Para ver y administrar tus diccionarios, entra en el cuadro de diálogo de Diccionarios personalizados, donde aparece el listado de todos los disponibles. Ahí decides cuáles están activos, cuál es el predeterminado y, si tienes un diccionario externo ya instalado en el equipo que no aparece, puedes agregarlo manualmente.
Acceso general en Office: ve a Archivo > Opciones > Revisión. Dentro de Revisión encontrarás las herramientas de corrección. En la mayoría de los programas de Office el camino es el mismo. En el caso de Outlook clásico para Windows, entra en la pestaña Correo, pulsa en Ortografía y Autocorrección y, dentro, elige Revisión para llegar a las mismas opciones.
Una vez ahí, haz clic en Diccionarios personalizados. Verás la lista de diccionarios activos. Si necesitas sumar uno que ya tienes (por ejemplo, un diccionario adquirido a terceros con terminología sectorial), presiona Agregar, navega hasta la carpeta donde lo guardaste y haz doble clic sobre el archivo con extensión .dic. En ese momento quedará disponible para su uso en el corrector.
Para crear un diccionario desde cero, en el mismo cuadro pulsa Nuevo, indica un nombre descriptivo (por ejemplo, ‘terminos_medicos’) y guarda. Se añadirá a la lista y podrás poblarlo con palabras desde la opción Editar lista de palabras, donde se agregan, modifican o eliminan entradas de forma directa.
¿Dónde se guardan las nuevas palabras cuando usas “Agregar al diccionario”? Por defecto van al diccionario personalizado predeterminado (normalmente RoamingCustom.dic). Si quieres redirigir esas palabras a otro diccionario, selecciona el que te interese y pulsa Cambiar predeterminado. Esta es una forma muy práctica de separar vocablos por proyectos o áreas temáticas.
También puedes editar manualmente el contenido de un diccionario específico desde Editar lista de palabras, corrigiendo entradas mal escritas o eliminando términos que ya no necesites. Si trabajas en equipo, otra práctica útil es compartir un .dic común con la terminología aprobada del proyecto, de modo que todos revisen con la misma base.
Si navegas por Internet verás que hay diccionarios temáticos ya preparados (por ejemplo, de medicina) y guías sobre cómo agregar diccionarios en Google Chrome. Úsalos con cautela: la calidad puede variar. Asegúrate siempre de que el archivo sea .dic para que Word lo reconozca al agregarlo. Y si encuentras un buen recurso, podrás integrarlo en segundos desde el botón Agregar en Diccionarios personalizados.
Problemas frecuentes, integraciones y ajustes avanzados de revisión
Algunas versiones antiguas, como Word 2007, pueden mostrar desactivada la opción Agregar al diccionario. Hay casos documentados en los que el programa reconoce el archivo personal.dic heredado de versiones previas, pero no admite nuevas entradas. En estas situaciones, conviene comprobar que el diccionario esté seleccionado y activo en Diccionarios personalizados y, si procede, crear uno nuevo y establecerlo como predeterminado para que empiece a aceptar palabras.
Si trabajas con herramientas de traducción asistida, quizá te interese saber que SDL Trados Studio puede utilizar los diccionarios de Microsoft Word y, si lo necesitas, consulta cómo traducir texto en Word. Es decir, los diccionarios personalizados de Word deben seleccionarse en Trados para que estén operativos y, cuando agregas una palabra en Trados, esta se incorpora al diccionario de Word. De esta manera mantienes una única base de términos validada y evitas duplicidades.
Otro entorno donde aparecen conceptos similares es HCL Notes, que maneja un diccionario personal (user.dic) y un diccionario principal por idioma (su_idioma.dic). En su editor, puedes abrir Ortografía (en el cliente básico, dentro de Internacional) y entrar a Editar diccionario del usuario para gestionar tus palabras. Desde ahí es posible añadir un término, eliminarlo o actualizar su grafía con opciones claras: Añadir, Suprimir y Actualizar. Aunque no es Word, ilustra cómo conviven el diccionario del usuario y el general en distintos programas.
Ajustes avanzados de revisión
Para afinar la calidad de tus textos, visita los ajustes de Ortografía y gramática en Word. En Archivo > Opciones > Revisión, encontrarás el botón Configuración dentro de la sección “Para corregir ortografía y gramática en Word”. Aquí eliges el estilo de escritura: “Gramática” o “Gramática y mejoras”. La segunda añade criterios muy útiles, como Claridad y concisión y Lenguaje formal, que ayudan especialmente en documentos técnicos o divulgativos.
Activa o desactiva cada regla según tu contexto. Por ejemplo, en textos científicos te puede interesar ser estricto con el lenguaje formal y las recomendaciones de claridad, mientras que en contenidos divulgativos quizá prefieras no sobrerregular ciertos giros. Ajustar estos interruptores hace que el corrector se adapte a tu tono, en lugar de pelearte con él.
Otra herramienta que no deberías pasar por alto es Buscar y reemplazar, accesible desde Inicio > Edición > Reemplazar. Te permite homogeneizar terminología (si dudaste entre ‘cardiaco’ y ‘cardíaco’), corregir errores recurrentes, y transformar patrones en bloque. Además, puedes limitar por coincidencia de mayúsculas/minúsculas u otras opciones que afinan el alcance de la sustitución.
Cuando necesitas ir un paso más allá, explora las opciones avanzadas de esta función: combinadas con tu diccionario bien nutrido, pueden ahorrarte muchísimo tiempo en documentos largos. Pruébalo en copias del archivo para tomar confianza y evitar cambios no deseados.
En cuanto a ortotipografía, Word facilita caracteres de no separación que evitan saltos de línea inconvenientes. El espacio de no separación normal es imprescindible entre cifras y unidades (350 mujeres) o en abreviaturas compuestas (EE. UU.). Puedes insertarlo con el atajo Ctrl + Mayús + Espacio o por menú: Insertar > Símbolo > Más símbolos > Caracteres especiales > Espacio de no separación.
Existe también el espacio fino de no separación, ideal para agrupar números en miles (23 206 799) o para separar un símbolo de su cifra (3 %). Se inserta con Alt + 8201 en el teclado numérico o desde Insertar > Símbolo buscando el carácter “Narrow No-Break Space”. Este detalle, aunque pequeño, aporta una presentación tipográfica más pulida.
Para palabras compuestas que no deben dividirse, recurre al guion de no separación. Lo insertas con Alt + 0173 en el teclado numérico o por ruta: Insertar > Símbolo > Más símbolos > Caracteres especiales > Guion de no separación. Es una solución limpia para evitar cortes incorrectos en renglón.
Si necesitas una raya que permanezca unida, usa la raya de no separación. Puedes introducirla con Alt + 8213 en el teclado numérico. También es posible llegar desde Insertar > Símbolo > Más símbolos > Caracteres especiales > Ligadura y, a continuación, insertar la raya, aunque este método resulta más laborioso que emplear el atajo.
Volviendo a los diccionarios, recuerda que si has comprado un diccionario temático o descargado uno fiable y “no te aparece”, lo normal es que no se haya agregado aún a la lista. Desde Diccionarios personalizados, pulsa Agregar y señala su archivo .dic en la carpeta donde lo tengas instalado. Después, marca la casilla para activarlo y, si lo necesitas, ponlo como predeterminado para que reciba las nuevas palabras que añadas con clic derecho.
¿Y si todo parece correcto pero el botón Agregar al diccionario sigue gris? En escenarios heredados (como el famoso caso de Word 2007 con personal.dic reconocido pero bloqueado) lo más efectivo suele ser seleccionar un diccionario alternativo o crear uno nuevo, activarlo y usar Cambiar predeterminado. Con eso, Word vuelve a aceptar entradas sin fricción. Revisar que el archivo .dic no esté en solo lectura y que el idioma del documento coincida con el del diccionario también ayuda.
Trabajar con varios diccionarios abre la puerta a flujos más profesionales: uno para términos médicos, otro para nombres propios de pacientes anonimizados, otro para marcas comerciales… Cuando cambias de proyecto, activas solo los que correspondan. Así, el corrector no interfiere y tu revisión gana mucha precisión.
Y no olvides que, desde el cuadro Editar lista de palabras, puedes repasar periódicamente lo que has ido añadiendo. Es una buena práctica de higiene editorial: eliminar redundancias, normalizar variantes y asegurarte de que el diccionario no acumula errores arrastrados con el tiempo.
Con todo lo anterior, tu experiencia mejora notablemente: palabras válidas dejan de marcarse como fallos, el corrector te sugiere cambios coherentes y los saltos de línea se comportan. Añade a la ecuación los ajustes de Gramática y mejoras, y tendrás un Word adaptado a tu forma de escribir y a las exigencias del tipo de documento que produces.
Si querías dominar cómo agregar nuevas palabras al diccionario de Word, activar y crear diccionarios personalizados, elegir el predeterminado, aprovechar diccionarios externos en .dic, entender integraciones (como con Trados Studio) y pulir detalles de revisión y ortotipografía, aquí tienes el mapa completo. Con unos minutos de configuración, tu flujo de trabajo será mucho más fluido y tus textos ganarán calidad sin esfuerzo extra.
