Controlar el avance de un proyecto en Microsoft Project no es solo introducir porcentajes, es saber comparar el plan con la realidad, visualizar desviaciones a tiempo y actuar antes de que el cronograma se desmadre. En esta guía encontrarás un recorrido completo por las vistas, tablas, informes y filtros clave, además de trucos para compartir el estado con tu equipo y con las partes interesadas.
Si trabajas con Project de escritorio o con Project Web App, aquí verás cómo establecer líneas base, registrar progreso y convertir los datos en información útil. Además, aprenderás a sacar partido del diagrama de Gantt de seguimiento, de los informes visuales y del análisis de valor ganado para anticiparte a los problemas.
Preparativos clave antes de empezar el seguimiento
Antes de mover una tecla, crea una línea base: una instantánea del plan original (fechas, trabajo y coste) contra la que medirás todo lo demás. Sin línea base, no hay comparación fiable y, por tanto, no sabrás de dónde viene la desviación.
Establece un hábito realista de control, por ejemplo revisiones semanales del cronograma. Esperar a mitad del proyecto para “mirar cómo va” suele ser tarde; los desfases se encadenan y el margen de maniobra se reduce.
Actúa en cuanto veas desviaciones, aunque parezcan pequeñas: los proyectos se descontrolan rápido si no se corrigen a tiempo. Ajusta duraciones, reasigna recursos o replanifica dependencias en cuanto detectes el desvío.
Comunica cómo vas a capturar el progreso. Aclara si el equipo informará porcentaje completado, trabajo real y restante, o partes de horas; la coherencia en los datos es esencial para que el seguimiento sea fiable.
Comprobar el avance en Project de escritorio
Lo primero: guarda la línea base desde la pestaña Proyecto, opción Establecer línea base. A partir de ahí podrás contrastar plan y realidad en vistas y tablas sin perder el histórico.
Para actualizar con velocidad, usa los comandos de estado en la cinta: puedes marcar progreso de tareas con un clic (por ejemplo, 25%, 50%, 75% o 100%) y proyectar el avance en barras de Gantt.
Observa cómo evolucionan las barras en el diagrama de Gantt a medida que introduces avances. La vista Seguimiento de Gantt dibuja dos barras por tarea (plan y programación actual) para mostrar de un vistazo la desviación.
Cuando necesites una foto rápida del proyecto para directivos o clientes, añade tareas clave e hitos a la escala de tiempo. Esa mini cronología se puede pegar en una diapositiva, imprimir o enviar por correo como instantánea del estado.
Explora los informes visuales: gráficos de barras, gráficos circulares, tablas dinámicas y más. Son personalizables en segundos, así que puedes adaptarlos a la audiencia sin pelearte con hojas de cálculo externas.
Activa los informes de valor ganado para responder preguntas como: con el trabajo realizado hasta la fecha, ¿qué coste deberíamos llevar? y ¿vamos en plazo respecto al plan? Son ideales para ver rendimiento de tiempo y coste en conjunto.
Si tu equipo actualiza el progreso desde un sitio de SharePoint conectado, podrán ver la programación y informar su avance sin abrir Project. Esto agiliza la captura de datos y reduce la fricción del día a día.
Pasos prácticos para analizar el progreso
1) Registra el estado real: introduce porcentaje completado, trabajo real y trabajo restante según el método acordado. Esta base de datos es la que alimenta los informes y la comparación con la línea base.
2) Cambia a una vista de diagrama amplia y ajusta el zoom para abarcar el periodo que te interesa. Las barras de Gantt te mostrarán el progreso planificado frente al real con claridad.
3) Usa la búsqueda de la propia aplicación (campo ¿Qué deseas hacer?) para localizar rápido informes de Progreso y Estado. Verás opciones como Estado de tareas futuras y análisis AEL (Actividad de Autogestión), muy útiles al revisar carga y pendientes.
4) Dentro de cada informe, utiliza tablas y gráficos para identificar cuántas actividades están abiertas, qué % de trabajo queda y dónde se concentran las desviaciones. Si un informe te queda corto, personalízalo al vuelo.
5) No te olvides del informe de hitos: aunque sea más conciso, pone el foco en los puntos de control del proyecto y es oro para las partes interesadas.
6) Explora Más informes cuando necesites profundizar (por ejemplo, en costes). Aun así, en fases iniciales suele bastar con los informes estándar antes de montar reportes a medida.
7) Guarda el archivo tras actualizar datos e informes para evitar pérdidas y conservar un rastro de seguimiento consistente a lo largo del tiempo.
Introducir porcentaje completado y reflejos visuales
Pasa a la vista Seguimiento de Gantt desde la pestaña Tarea y marca el progreso de cada actividad. Verás que el 100% aparece claramente finalizado y el resto se identifica por color, lo que facilita localizar lo pendiente de un vistazo.
Si necesitas, utiliza opciones para marcar el avance como planificado en fecha. Así dejas constancia de que el progreso está dentro del plazo previsto, lo que te ayuda a separar tareas puntuales de las que se desvían.
Cuando cambie el calendario (festivos, ajustes de capacidad o retrasos), corrige la duración y la duración restante. Pequeños cambios de inicio o fin propagan ajustes en cadena, y Project recalcula automáticamente la programación.
Considera los días de reserva: si no se han consumido, planifica su uso para absorber riesgos. Mantén al día fechas de inicio y esfuerzo para que la predicción sea realista.
Recuerda: la línea base debe estar creada antes de registrar progresos, para mantener un marco de comparación entre plan y realidad que no cambie con cada actualización.
Seguimiento en Project Web App: tiempo vs progreso
Project Web App permite capturar el tiempo invertido en tareas y el progreso de dichas tareas hasta su finalización. Según la configuración de tu organización, podrás informar ambos en una misma vista o en vistas separadas.
Diferencia clave: el tiempo hace referencia a horas consumidas (por ejemplo vía partes de horas), mientras que el progreso de tarea se refiere a porcentaje completado o trabajo restante. No confundas ambos conceptos o mezclarás manzanas con peras.
Además del tiempo de proyecto, puedes registrar tareas administrativas como vacaciones, viajes, cursos y bajas por enfermedad. Esto ayuda a explicar capacidad y disponibilidad real de las personas.
La captura web simplifica la implicación del equipo: cada miembro introduce sus datos y el jefe de proyecto aprueba o rechaza según corresponda, de modo que la programación se mantiene actualizada sin persecuciones constantes.
¿Te atascas? Dónde pedir ayuda
Empieza por tu propio equipo: quienes trabajan contigo conocen cómo se ha personalizado PWA en la empresa y los procesos internos. No seas tímido al preguntar; resolver dudas en grupo acelera a todos.
Busca en support.office.com para guías generales sobre Project y PWA, sabiendo que quizá no cubran particularidades de tu implantación. Aun así, son una base fantástica para refrescar conceptos.
La comunidad de Project en TechNet suele estar muy activa, con expertos que responden a dudas reales. Es un buen sitio para contrastar problemas que otros ya han resuelto.
Si nada de eso funciona, consulta con tu administrador de Project Web App. Te ahorrará tiempo cuando el tema dependa de permisos, flujos de aprobación o políticas de la organización.
Comparar plan y realidad: trabajo, línea base y varianzas
Para evaluar si vas como esperabas, aplica la tabla Trabajo en una vista de hoja, como Diagrama de Gantt. El campo Trabajo es tu programación actual y contiene trabajo real más restante en tareas iniciadas, o la proyección más reciente en tareas sin iniciar.
Si guardaste línea base, los valores iniciales se almacenan en campos de Línea base. Con ellos comparas cantidades de trabajo planificadas con las cantidades actuales y ves la diferencia en el campo Varianza.
Revisa también los campos Reales: muestran el trabajo efectivamente ejecutado. En tareas finalizadas, Trabajo y Real coinciden; si no, tendrás trabajo restante que atender.
Cómo verlo en cada vista
Diagrama de Gantt con tabla Trabajo: abre la pestaña Vista, elige Diagrama de Gantt y en Datos, Tablas, selecciona Trabajo. Compara campos Trabajo y Línea base y consulta Varianza para cuantificar el desvío.
Uso de tareas con tabla Trabajo: desde Vista, selecciona Uso de tareas y aplica la tabla Trabajo. La parte de hoja muestra Trabajo, Línea base, Varianza, Real y Restante, además de % de trabajo completado. Las filas de resumen son totales de tarea y las cursivas, las asignaciones individuales.
Uso de recursos con tabla Trabajo: en Vista, abre Uso de recursos y aplica Trabajar. Verás Nombre del recurso, % completado, Trabajo, Horas extra, Línea base, Varianza, Reales y Restantes. Las filas de resumen acumulan por recurso y las asignaciones se listan debajo.
Consejo: si algún campo no se ve, ajusta el divisor entre tabla y gráfico o navega con la tecla TAB para desplazar el foco hasta que aparezca.
Trabajo por periodos, tareas con retraso y margen de demora
Para entender la distribución temporal del esfuerzo, usa las vistas Uso de tareas o Uso de recursos. En la pestaña Vista, grupo Zoom, abre Escala temporal y ajusta niveles superior, medio e inferior con unidades como semanas y días para ver el trabajo faseado.
Da formato a etiquetas, alineación y conteo de la escala temporal. Activa el año fiscal o líneas de graduación si lo necesitas y acepta los cambios. En Formato, Detalles, puedes mostrar Trabajo, Trabajo real, Trabajo acumulado, Sobreasignación, Coste o Disponibilidad restante.
Para detectar retrasos, cambia a Seguimiento de Gantt (desde la flecha de Diagrama de Gantt) y aplica la tabla Varianza. La vista muestra dos barras por tarea: línea base abajo y programación actual arriba, lo que permite ver de inmediato si una tarea se ha deslizado.
En Herramientas de diagrama de Gantt (pestaña Formato), pulsa Línea base para superponer líneas base en el gráfico. Si no ves los campos de varianza, ajusta el divisor o avanza con TAB hasta mostrarlos.
Otra vista potente es el filtro Tareas con atrasos. Ve a Uso de recursos, abre Datos, Filtro, Más filtros, selecciona Recurso y elige Atrasos en tareas. Aplica para ver solo las tareas atrasadas o usa Resaltar para mantener todo visible y marcar las que se han deslizado.
Para estimar margen de maniobra, abre Más vistas y selecciona Gantt detallado. Luego aplica la tabla Programación. Verás barras finas a la derecha indicando holgura libre y holgura total; si los campos no aparecen, muévete con TAB hasta encontrarlos.
Buenas prácticas al actualizar y comparar
Mantén una cadencia fija: actualizar semanalmente permite detectar pronto tendencias de desviación y corregir. Evita cambios esporádicos que distorsionen la lectura.
Estandariza el método de captura (porcentaje, trabajo real y restante o partes de horas) y no lo cambies a mitad del proyecto salvo necesidad mayor; cambiar la métrica rompe la comparabilidad.
Cuando ajustes duraciones, revisa dependencias y calendarios para que el motor de Project replantee la red correctamente y no propague retrasos innecesarios.
Reserva unos minutos para informes: prepara un conjunto corto de reportes (Gantt de seguimiento, estado por tareas, hitos y, si aplica, valor ganado) y compártelos con la audiencia adecuada sin sobrecargarla de datos.
Si trabajas con PWA o SharePoint, habilita el circuito de aprobación de partes de horas y de progreso de tareas, de forma que el PM reciba cambios y valide lo que entra en el plan antes de recalcular.
Con todo lo anterior, tendrás un circuito de seguimiento robusto: línea base para comparar, datos reales confiables, vistas para diagnosticar, informes para explicar y filtros para priorizar correcciones sin perder tiempo.
El dominio de estas funciones te permite saber no solo cómo va tu proyecto hoy, sino también dónde estará dentro de unas semanas. Con esa ventaja, podrás renegociar alcance, reforzar recursos o replanificar con fundamento, evitando sorpresas de última hora y sosteniendo la confianza del equipo y de los stakeholders.