Si últimamente notas que Word, Excel o PowerPoint intentan guardar todo en la nube de Microsoft, no eres el único. Muchos usuarios quieren evitar que Office guarde los archivos en OneDrive por defecto y prefieren hacerlo en su PC o en otra nube. La buena noticia es que es sencillo revertir ese comportamiento y personalizarlo a tu gusto.
A continuación encontrarás una guía completa con todos los ajustes clave: desde cambiar la ubicación predeterminada en Office hasta desactivar la copia de seguridad automática de Escritorio, Documentos e Imágenes en OneDrive; pasando por decidir qué carpetas sincronizar, qué archivos mantener en local, e incluso cómo desinstalar OneDrive si no lo usas. Incluimos además consejos de gestión de espacio, trucos prácticos y alternativas a OneDrive por si prefieres otra plataforma.
Por qué Windows y Office te empujan a OneDrive
Que OneDrive actúe como “ruta por defecto” no te impide elegir otro destino cada vez que guardas; siempre podrás pulsar Guardar (archivo nuevo) o Guardar como (archivo existente) y escoger OneDrive o Este equipo para seleccionar la carpeta local exacta. No obstante, configurar el comportamiento predeterminado ahorra clics y evita despistes, especialmente si trabajas con directorios locales o con otras nubes.
Si te interesa mantener control total sobre dónde van los nuevos documentos, verás que Microsoft permite cambiar este ajuste tanto en las opciones de las apps de Office como en la configuración de OneDrive y su respaldo de carpetas importantes. Ajustándolo una única vez, el flujo diario se vuelve mucho más cómodo.
Configurar Office para guardar en el PC por defecto
El ajuste fundamental está dentro de Word, Excel o PowerPoint. Abre la aplicación, entra en Archivo > Opciones > Guardar y marca la casilla “Guardar en PC de forma predeterminada”. Además, establece tu “Ubicación predeterminada de archivos locales” para que apunte a la carpeta donde quieras crear y guardar los nuevos documentos sin pasar por la nube (si prefieres lo contrario, consulta cómo guardar documentos en OneDrive).
Este cambio hace que, al dar a Guardar, el programa priorice el equipo y no OneDrive. Podrás seguir guardando puntualmente en la nube cuando te convenga, pero la ruta por defecto será local. Si trabajas con una estructura concreta (por ejemplo, subcarpetas por proyectos dentro de Documentos o una unidad distinta), apunta esa ruta en el campo de ubicación predeterminada.
Conviene también revisar si en Word tienes habilitada alguna preferencia de guardado automático en la nube. En Cuenta > Opciones > Guardar, desactiva cualquier opción que fuerce a “guardar automáticamente archivos almacenados en la nube” por defecto. Repite el proceso en Excel y PowerPoint para mantener un comportamiento uniforme.
Evitar que el Escritorio, Documentos e Imágenes se copien solos en OneDrive
OneDrive incluye una función para hacer copia de seguridad de las carpetas importantes del PC (Escritorio, Imágenes y Documentos). Si está activa, el contenido de esas carpetas se redirige a la nube, de modo que Office puede orientarte hacia OneDrive incluso aunque prefieras trabajar en local.
Para desactivarlo: pulsa el icono de OneDrive en la bandeja del sistema y entra en “Configuración y ayuda” > Configuración. En la pestaña Copia de seguridad, abre “Administrar copias de seguridad” y desmarca Escritorio, Imágenes y Documentos, confirmando con la opción “Solo esta computadora” cuando la aplicación lo solicite.
Aprovecha para revisar las opciones de “Fotos y vídeos” y “Capturas de pantalla” dentro de Copia de seguridad. Si no quieres que se suban de forma automática, déjalas desmarcadas. Con esto te aseguras de que nada se cargue a OneDrive sin tu visto bueno y evitas consumos de almacenamiento y ancho de banda innecesarios.
Decidir qué carpetas de OneDrive se sincronizan en tu PC
Además de la copia de seguridad de carpetas del PC, OneDrive te permite elegir qué contenido de tu nube se replica en local. Para ajustarlo, haz clic en el icono de OneDrive, entra en “Configuración y ayuda” > Configuración y ve a la pestaña Cuenta. Allí, pulsa en “Elegir carpetas”.
Marca únicamente las carpetas que quieras tener visibles en el Explorador de archivos. Las que desmarques permanecerán en OneDrive, pero no se descargarán ni aparecerán en tu equipo. Esto ayuda a mantener tu PC ligero y a centrarte en los proyectos que realmente necesitas a mano.
Este ajuste es dinámico: puedes volver en cualquier momento y seleccionar nuevas carpetas si un proyecto lo requiere. Al combinarlo con los cambios en Office, consolidarás un flujo donde el guardado predeterminado es local y la sincronización es selectiva.
Controlar qué archivos ocupan espacio local
OneDrive ofrece control granular por archivo o carpeta para decidir si su contenido permanece en tu equipo. En el Explorador de archivos, haz clic derecho sobre un elemento dentro de OneDrive y elige “Mantenerlo siempre en el dispositivo” para que esté disponible offline y ocupe espacio local.
Si quieres liberar espacio, usa la opción “Liberar espacio”. El archivo o carpeta seguirá existiendo en la nube y podrás abrirlo cuando lo necesites (se descargará al vuelo), pero ya no ocupará almacenamiento en el disco. Esta función es perfecta para gestionar equipos con SSD pequeños sin renunciar al acceso a tus documentos.
Una buena práctica es combinar esta función con un uso equilibrado del almacenamiento local de Windows. Mantener cierta cantidad de espacio libre en la unidad del sistema favorece el rendimiento global y, con Files On-Demand, puedes preservar el acceso a todo sin saturar el disco.
Desactivar que Office use OneDrive para colaborar
OneDrive puede usar aplicaciones de Office para sincronizar documentos de Word y Excel y facilitar la colaboración. Si no te interesa, desactiva la preferencia. Abre el panel de OneDrive, entra en Configuración y ve a la pestaña Office. Desmarca “Usar aplicaciones de Office para sincronizar los archivos de Office que abra”.
Tras aplicar este cambio, comprobarás que Word, Excel, PowerPoint y otras apps dejan de empujarte automáticamente a OneDrive para guardar y trabajar. Podrás seguir compartiendo cuando te convenga, pero el comportamiento predeterminado será más predecible y local.
Si «Guardar como» insiste en OneDrive: ajustes y consejos
Hay casos en los que, al pulsar “Guardar como”, la vista prioriza OneDrive. Asegúrate de haber marcado “Guardar en PC de forma predeterminada” en Archivo > Opciones > Guardar. Además, utiliza la sección “Otras ubicaciones” para acceder a Este PC y navega hasta la carpeta donde realmente trabajas.
Cuando guardes varias veces en una ruta local concreta, esa ubicación tenderá a aparecer como reciente y accesible desde los cuadros de guardado, reduciendo clics. Combine esto con desactivar copias de seguridad automáticas de Escritorio/Documentos/Imágenes para evitar redirecciones no deseadas hacia OneDrive.
Si venías de un entorno donde OneDrive se usaba intensivamente, estos cambios llevan a un flujo más tradicional de carpetas locales. Y, si deseas puntualmente guardar en la nube, basta con elegir OneDrive al guardar solo cuando lo necesites.
Desinstalar o quitar OneDrive si no lo usas
No perderás archivos por desinstalar OneDrive del ordenador; todo lo que esté en la nube seguirá accesible en OneDrive.com. Si decides retirar el cliente de sincronización, estos son los pasos oficiales por plataforma:
Windows 10/11
- Abre Inicio, escribe “Programas” y selecciona “Agregar o quitar programas”.
- En Aplicaciones y características, busca “Microsoft OneDrive”, pulsa en Desinstalar y confirma con las credenciales de administrador si se solicitan. La cuenta en la nube no se borra.
Windows 8.1
- La app de OneDrive viene incluida con Windows 8.1/RT 8.1 y no se puede desinstalar. Puedes deshabilitar elementos de sincronización, pero el componente permanece integrado.
Windows 7 o Windows Vista
- Abre Inicio, busca “Agregar programas” y entra en “Programas y características”.
- Selecciona “Microsoft OneDrive” y pulsa Desinstalar. Si se pide, introduce la contraseña de administrador o confirma.
- Abre el cajón de apps.
- Mantén pulsado el icono de OneDrive para mostrar el menú contextual.
- Elige Desinstalar para retirar la aplicación del móvil. Los archivos seguirán en la cuenta online.
iOS
- En la pantalla de inicio, mantén pulsado el icono de OneDrive.
- Toca la X que aparece en la esquina superior para eliminar la app.
macOS
- Arrastra la aplicación OneDrive a la Papelera para desinstalarla. Los documentos continúan disponibles en la web.
Gestionar el espacio de OneDrive y tu limpieza periódica
Conviene revisar de vez en cuando qué ocupa tu espacio en la nube para evitar quedarte sin margen justo cuando lo necesitas. Desde el panel de OneDrive en el PC, ve a Configuración > Cuenta y pulsa “Administrar el almacenamiento”. Se abrirá el navegador con un resumen del espacio usado y libre.
En la web, entra en “¿Qué está ocupando espacio?” para ver un desglose de archivos ordenados de mayor a menor tamaño. Desde allí puedes seleccionar y eliminar lo que no te haga falta. No olvides vaciar la papelera de OneDrive para que la liberación de espacio sea efectiva, ya que los elementos eliminados se quedan allí hasta 30 días.
De cara a priorizar, suele ser mejor reservar la nube para documentos y PDFs frente a fotos o vídeos de alta resolución, que consumen mucho. Si vas justo de capacidad, siempre puedes optar por sincronización selectiva o por descargar y archivar multimedia en unidades externas.
Trucos útiles: atajos y estructura sin duplicados
Si quieres conservar la estructura de carpetas local sin que algunas se sincronicen, puedes mover su contenido fuera del ámbito de OneDrive y crear un acceso directo con el mismo nombre dentro de la jerarquía sincronizada. Así mantienes la navegación habitual, accedes al mismo contenido y evitas copias innecesarias en la nube.
Este truco es interesante cuando ya haces copia de seguridad por tu cuenta (otro servicio en la nube, disco externo o NAS) y no te interesa duplicar datos. Aun así, recuerda que tener múltiples copias reduce riesgos: las nubes suelen contar con redundancia y su pérdida de datos es poco probable, pero la decisión final depende de tu estrategia.
Importar fotos y archivos desde otras nubes a OneDrive
OneDrive permite centralizar imágenes de otras plataformas. En la configuración web, busca la opción “Importar fotos y archivos en la nube” y selecciona el servicio del que quieres traer contenido. La compatibilidad abarca alternativas populares como Dropbox, Google Drive o Google Fotos.
Al agrupar tus bibliotecas dispersas en un único lugar reduces fricción, aunque conviene valorar el espacio disponible y, de ser necesario, combinarlo con sincronización selectiva para no saturar tu equipo o tu cuota en OneDrive.
Almacén personal: seguridad extra para tus datos sensibles
OneDrive incluye un “almacén personal”, una carpeta protegida con un segundo factor de autenticación. Allí puedes guardar información especialmente sensible y cerrar el acceso cuando no la uses. Para desbloquearlo, intenta entrar y confirma con el código enviado al móvil (por ejemplo, con el autenticador de Microsoft).
Con el almacén cerrado, su contenido queda cifrado y a salvo aunque alguien acceda a tu cuenta o equipo. Los usuarios de Microsoft 365 lo tienen sin límites, mientras que en el plan gratuito está restringido a tres archivos. Si lo usas, integra su apertura y cierre en tu rutina para no dejarlo abierto sin motivo.
Alternativas a OneDrive si prefieres otra nube
Google Drive
Ofrece 15 GB gratis con tu cuenta de Gmail, suficiente para documentos y algo de multimedia. Dispone de planes de pago desde 100 GB hasta 2 TB, integra bien con el ecosistema de Google y permite almacenar todo tipo de archivos. Si el precio es similar a OneDrive, decide por prestaciones y compatibilidad con tus herramientas.
Box
En su plan gratuito tienes 10 GB, con límite de 250 MB por archivo subido. Destaca por los enlaces seguros, el cifrado y la edición colaborativa en la nube. Es una opción interesante para entornos profesionales, con buen control de permisos y flujos de trabajo.
Dropbox
Fue pionero y sigue siendo muy estable, aunque su plan gratuito solo da 2 GB. A cambio, ofrece gran fiabilidad, funciones maduras y opciones de seguridad que encajan muy bien en equipos que valoran la sencillez y la sincronización sólida entre dispositivos.
pCloud
Entrega hasta 10 GB gratis por registrarte y tiene planes de pago económicos (desde 20 GB hasta 2 TB). Como puntos a vigilar, su marca es menos conocida y las velocidades de transferencia pueden ser más bajas que en competidores más grandes.
BackBlaze
Más que una nube de archivos, es un servicio de copia de seguridad online con almacenamiento ilimitado por una cuota mensual ajustada. Ofrece cifrado y copias incrementales, ideal para respaldo continuo. No está orientado a NAS y su foco no es la edición colaborativa.
Mega
Si la privacidad es tu prioridad, Mega apuesta por el cifrado y por no conservar tu contraseña. Eso implica que, si la olvidas, no se puede recuperar. Es una alternativa para quienes valoran confidencialidad por encima de todo y aceptan sus implicaciones prácticas.
iCloud
Aunque no tengas un dispositivo Apple, iCloud ofrece 5 GB gratis y acceso web (o app para Windows). Incluye Pages, Numbers y Keynote, aunque sus formatos no son compatibles con Office, por lo que conviene exportar a formatos de Word/Excel/PowerPoint si compartirás con usuarios de Microsoft.
Notas rápidas sobre privacidad, avisos y ayuda
En foros como Reddit es habitual toparse con banners del tipo “We value your privacy” que te piden aceptar cookies para una mejor experiencia; es normal y no afecta a tu configuración de OneDrive. Si buscas soporte en comunidades, recuerda que algunas respuestas pueden estar traducidas automáticamente y contener expresiones extrañas.
Si necesitas asistencia adicional, el propio soporte de Microsoft enlaza a recursos del tipo “¿Necesita más ayuda?”, y su documentación oficial es útil para comprobar términos exactos de menús o rutas, especialmente si tu sistema o Office están en otro idioma.
Por último, si eres de los que usaban servicios como Box con una estructura de carpetas muy antigua y notas que Office apunta siempre a una ruta de OneDrive difícil de localizar, combina los pasos anteriores: activa “Guardar en PC de forma predeterminada”, desactiva la copia de seguridad de Escritorio/Documentos/Imágenes y revisa la pestaña Office en OneDrive. Con eso, el guardado “Guardar como” dejará de insistir en OneDrive.
Con estos cambios tu flujo de trabajo queda mucho más bajo tu control: Office guardará por defecto en tu PC, OneDrive solo sincronizará lo que tú elijas, y podrás decidir, archivo a archivo, qué permanece en local y qué viaja a la nube. Todo ello sin renunciar a tener copias a salvo ni a la flexibilidad de usar otras nubes cuando te convenga.
