La llegada de Copilot a Microsoft 365 y especialmente a SharePoint Online está transformando la forma en la que los equipos gestionan, administran y colaboran con sus datos y recursos empresariales. Como administrador, saber sacar el máximo partido de Copilot puede marcar la diferencia entre una gestión reactiva y una administración proactiva, segura e inteligente de tu entorno digital. La integración de la inteligencia artificial generativa potencia las capacidades de SharePoint y ayuda tanto a los usuarios finales como a los responsables TI a optimizar procesos y a mantener el control de la información sensible.
En este artículo encontrarás una guía práctica, completa y actualizada que te enseña cómo utilizar Copilot para administrar SharePoint Online, desde la configuración inicial hasta el control avanzado del ciclo de vida de los datos, destacando las mejores prácticas de seguridad, gobernanza y adopción progresiva. Todo está explicado con detalle y en un lenguaje cercano, para que tanto administradores experimentados como recién llegados puedan convertirse en verdaderos expertos en la administración moderna con IA dentro de SharePoint Online.
¿Qué es Copilot y cómo se integra con SharePoint Online?
Microsoft 365 Copilot es una herramienta basada en inteligencia artificial que aprovecha modelos de lenguaje avanzado (LLM) para ofrecer ayuda inteligente y contextual en las aplicaciones del ecosistema Microsoft 365. Su integración en SharePoint Online permite a los equipos de TI, propietarios de sitios y usuarios finales automatizar tareas de gestión, generar contenido, obtener información relevante y mejorar la seguridad y cumplimiento.
Copilot se apoya en Microsoft Graph y en las aplicaciones de Microsoft 365, extrayendo y procesando datos de SharePoint (y otros servicios) respetando siempre los permisos y configuraciones del usuario. Esto significa que Copilot únicamente accede y procesa la información a la que el usuario o el administrador tiene acceso, aplicando los controles de seguridad y privacidad existentes.
Algunas de las principales funciones que Copilot añade en SharePoint son:
- Gobernanza inteligente del ciclo de vida del contenido: localización y limpieza de sitios y archivos obsoletos, control de la expansión de contenido innecesario, y reducción del riesgo de uso compartido excesivo de información.
- Automatización de procesos administrativos: desde la identificación de sitios críticos hasta la asignación de permisos o la generación de informes de actividad y seguridad.
- Creación de contenido enriquecido: apoyo en la redacción de páginas, políticas, instrucciones y documentación usando el editor de texto enriquecido con IA.
La esencia de Copilot en SharePoint es impulsar la productividad y la eficiencia, minimizando errores humanos y liberando tiempo de los administradores y propietarios de sitios para que se centren en tareas estratégicas.
Preparativos esenciales antes de activar Copilot en SharePoint Online
Antes de lanzarse a aprovechar Copilot en tu entorno de SharePoint Online, es imprescindible preparar cuidadosamente el entorno para asegurar una transición fluida, segura y controlada. Para ello, conviene seguir una metodología que combine evaluación de riesgos, comunicación interna, pruebas piloto y despliegue progresivo.
Revisión de requisitos y planificación
- Configura un entorno de pruebas: Antes de activar Copilot de forma global, es recomendable realizar pruebas en un entorno aislado o de laboratorio. Así podrás validar configuraciones, identificar posibles incompatibilidades y anticipar escenarios reales.
- Realiza pruebas piloto: Selecciona un grupo reducido de usuarios representativos para implementar Copilot. Haz seguimiento de incidencias, recopila feedback y ajusta políticas según las experiencias reales.
- Desarrolla un plan de comunicación interno: Explica claramente a los usuarios los cambios, los beneficios de Copilot y proporciona recursos de formación. Un usuario informado reduce resistencias y minimiza errores por desconocimiento.
- Revisa las políticas de seguridad y acceso: Asegúrate de tener configuradas políticas de acceso condicional y controles de permisos actualizados. Copilot respeta y depende de estos controles para limitar la exposición de la información.
Revisión de la administración avanzada de SharePoint
- Utiliza herramientas avanzadas de administración (SAM): SharePoint Advanced Management (SAM) permite localizar sitios, auditar permisos, detectar contenido sobrecompartido y aplicar directivas de seguridad y ciclo de vida. Prepara los informes necesarios antes de desplegar Copilot para tener una imagen clara del estado actual.
- Evalúa la red y la infraestructura: Confirma que los servicios de red cumplen los requisitos técnicos de Microsoft 365 Copilot. Esto evitará problemas de rendimiento o bloqueos inesperados.
Seguridad como pilar fundamental
La seguridad es uno de los pilares en la administración de Copilot y SharePoint Online. Aplica las siguientes prácticas recomendadas:
- Autenticación Multifactor (MFA): Habilita MFA para todos los usuarios, reforzando la protección contra accesos no autorizados.
- Registro de auditoría y monitorización: Activa el registro de auditoría global en Microsoft Purview para seguir cualquier acción relevante y detectar anomalías a tiempo.
- Restricción de la información confidencial: Copilot solo debe acceder a información adecuada. Implementa controles para restringir el acceso a sitios o archivos especialmente sensibles.
Configuración de licencias y despliegue de Copilot
Proporcionar y gestionar licencias correctamente es esencial para que Copilot funcione en SharePoint Online.
- Accede al centro de administración de Microsoft 365 y navega hasta el apartado de Facturación > Licencias.
- Selecciona el producto Microsoft 365 Copilot y asigna las licencias, bien a nivel individual o por grupos de usuarios.
- Comprueba que los usuarios disponen de la licencia activada. Puede tardar hasta 24 horas en aparecer en las aplicaciones. Si no aparece, es necesario reiniciar o cerrar/abrir la aplicación.
Recuerda que Copilot solo está disponible en los canales de actualización actuales o mensual de empresa. Si tu organización se actualiza semestralmente, deberás migrar al canal correspondiente antes de asignar licencias.
Pasos prácticos para la administración avanzada con Copilot en SharePoint
La administración eficaz con Copilot combina la limpieza inteligente, la revisión de permisos y la adopción de medidas proactivas. A continuación tienes una guía paso a paso para sacar el máximo partido.
1. Controlar la expansión y gobernanza del contenido
Una gestión eficiente comienza evitando la proliferación de contenido innecesario y duplicado.
- Reducir la duplicidad y planificar la creación de contenido: Asigna roles claros de propietarios de sitio y revisa periódicamente los sitios existentes para evitar acumulación de información obsoleta.
- Limitar el uso compartido excesivo: Usa las herramientas de administración y los controles de permisos para evitar que los usuarios compartan información más allá de lo necesario. Configura los enlaces de compartición para restringirlos a personas concretas y oculta opciones de permisos excesivamente amplias como “Todos excepto usuarios externos”.
- Controlar el ciclo de vida de los datos: Establece una política regular para eliminar o archivar el contenido y los sitios inactivos. Así, Copilot se apoyará solo en datos actualizados y relevantes, lo que conduce a mejores respuestas y menor dispersión de información.
2. Validar y mantener propietarios válidos en cada sitio
El propietario de cada sitio debe estar bien definido, ya que es el responsable de administrar los permisos y de tomar decisiones sobre el mantenimiento del contenido.
- Ejecuta la directiva de propiedad de sitio (en modo simulación primero) para identificar los sitios sin un mínimo de dos propietarios.
- Pide a los propietarios que confirmen si los sitios inactivos siguen siendo necesarios antes de proceder a cualquier limpieza.
- Actualiza los registros para que cada sitio tenga propietarios asignados y activos.
3. Limpiar y archivar sitios inactivos
Los sitios y archivos sin uso representan un riesgo y pueden confundir a Copilot, además de entorpecer la experiencia de los usuarios.
- Utiliza la directiva de sitio inactivo para identificar espacios que no han recibido visitas en el periodo configurado (por ejemplo, 3, 6, 9 o 12 meses).
- Solicita a los propietarios del sitio que confirmen si el sitio debe mantenerse. Si no lo necesitan, colócalo en modo solo lectura y transfiérelo al archivo de Microsoft 365 tras el tiempo estipulado.
- Apóyate en los informes de actividad y usa el botón de «Obtener información de inteligencia artificial» para recibir sugerencias automatizadas de Copilot sobre acciones o riesgos asociados.
4. Detectar y corregir sitios con contenido excesivamente compartido
La sobreexposición de datos es uno de los principales riesgos en la administración de SharePoint.
- Genera informes de actividad sobre los permisos de los sitios y compara aquellos con enlaces de tipo «Cualquiera», «Personas en su organización» o «Todos excepto usuarios externos».
- Ejecuta informes de línea base de uso compartido para identificar sitios con alto número de usuarios con acceso.
- Utiliza PowerShell para generar el informe “Oversharing Baseline Report” que te desglosará todos los sitios y los filtros según el volumen de usuarios con permisos.
5. Controlar el acceso a contenido sensible y corregir usos indebidos
Un punto clave es asegurar que Copilot solo ofrezca información a quienes realmente deben verla.
- Inicia revisiones de acceso al sitio cuando detectes posibles excesos en el uso compartido. Los propietarios reciben notificaciones y pueden usar la página de revisiones del sitio para ajustar el acceso y los permisos de forma rápida.
- Si algún sitio contiene información sensible, define políticas de Access Control restringido para limitar el acceso solo a determinados grupos de usuarios.
- Considera además la política de detección de contenido restringido. A diferencia de las anteriores, esta política impide que Copilot y la búsqueda global vean los datos, pero mantiene los permisos estándar para los usuarios del sitio.
6. Medidas proactivas para proteger sitios críticos
Los sitios esenciales para la empresa necesitan un nivel extra de protección.
- Implementa controles de acceso restringido (RAC) durante el aprovisionamiento de nuevos sitios críticos para bloquear el uso compartido excesivo desde el primer día.
- Configura la detección de contenido restringido allí donde sea necesario para ocultar información a Copilot y a toda la organización, sin modificar la estructura de permisos base.
- Bloquea la descarga de archivos confidenciales o grabaciones de reuniones mediante las políticas de descarga.
- Valora el uso de cifrado con derechos de extracción en documentos especialmente delicados para asegurar que, aunque los archivos se compartan, solo puedan ser leídos por quienes tengan los permisos explícitos.
Funciones y utilidades de Copilot en el centro de administración de Microsoft 365
Copilot no solo es útil para los usuarios finales y propietarios de sitios, sino que enriquece el trabajo diario de los administradores TI gracias a su integración en los centros de administración de Microsoft 365. Entre algunas de sus principales funcionalidades destacan:
- Búsqueda avanzada de usuarios y grupos: Copilot localiza rápidamente usuarios, grupos o buzones a partir de peticiones en lenguaje natural, como por ejemplo: «Muéstrame los grupos sin propietario» o «Encuentra cuentas sin licencia».
- Soporte técnico y diagnóstico automatizado: Si tienes dudas o problemas, Copilot te ofrece respuestas rápidas, enlaces a documentación e incluso soluciones de diagnóstico personalizadas según tus permisos y contexto.
- Recorridos de navegación asistidos: Solicita directamente desde el chat que te lleve a la configuración de roles, facturación o permisos, sin perder el contexto ni tener que buscar entre menús.
- Gestión de identidades y dispositivos: Ejecuta revisiones de acceso de invitados, consulta el estado de autenticación multifactor, o revisa las políticas activas de seguridad.
- Resúmenes personalizados de administración: Copilot te puede generar informes concisos y visuales sobre estado de los servicios, incidencias activas, tendencias de uso y mucho más, adaptados a tu rol y patrones de actividad.
Copilot nunca realiza cambios directos en la configuración sin confirmación explícita del usuario y respeta los controles RBAC. Además, está alineado con las exigencias de cumplimiento, auditoría y privacidad de Microsoft.
Mejores prácticas y consejos adicionales para una administración óptima
Impulsa la adopción progresiva y el aprendizaje interno
Crea un grupo de usuarios pioneros o early adopters para liderar el cambio y fomentar el uso de Copilot en toda la organización. Identifica perfiles avanzados y proporciónales licencias, recursos formativos y espacio para compartir experiencias y buenas prácticas. Estos usuarios se convertirán en embajadores que ayudarán al resto a conocer Copilot y sus ventajas prácticas.
Utiliza la galería de consultas y ejemplos
La galería de consultas de Copilot proporciona plantillas y ejemplos de mensajes para sacar más partido del asistente, explorar nuevas funcionalidades y ahorrar tiempo en tareas administrativas repetitivas. Puedes filtrar preguntas por categoría, guardar tus favoritas y compartirlas con el equipo de administración.
Mide el impacto y optimiza la experiencia
Apóyate en los paneles de informes de uso y en Microsoft Viva Insights para analizar el impacto de Copilot en tu organización. Supervisa métricas clave como adopción, frecuencia de uso, seguridad y feedback de los usuarios para ajustar progresivamente la estrategia y políticas a tus necesidades reales.
Prioriza la privacidad y el cumplimiento
Utiliza etiquetas de confidencialidad, cifrado y revisión de permisos para proteger la información sensible. Aprovecha las funcionalidades de auditoría y retención de Purview para cumplir con requisitos normativos y garantizar la trazabilidad de las acciones realizadas con Copilot.
Copilot en la edición y creación de contenido en SharePoint
Uno de los puntos más valorados por los usuarios es la ayuda de Copilot en la redacción, edición y enriquecimiento de páginas y archivos dentro de SharePoint. Con el editor de texto enriquecido potenciado por IA, puedes desde generar un esquema de página, redactar políticas, crear posts de noticias internos, hasta adaptar el estilo según el tipo de público o la necesidad de tu organización.
Además, Copilot aprende progresivamente del contexto, facilitando una creación de contenido más ágil, coherente y alineada con la imagen corporativa.
Preguntas frecuentes sobre Copilot en SharePoint Online
La incorporación de Copilot ha generado algunas dudas frecuentes entre administradores y usuarios:
- ¿Copilot accede a toda la información de SharePoint? Solo tiene acceso al contenido y permisos que el usuario que lo utiliza puede ver según sus privilegios y en función de las políticas que haya establecido el administrador.
- ¿Se puede restringir el acceso de Copilot a determinados sitios o archivos? Sí, puedes aplicar políticas específicas de acceso restringido y detección de contenido restringido para evitar que aparezcan en Copilot o en buscadores globales.
- ¿Copilot realiza cambios automáticos en la configuración? No. Siempre requiere confirmación explícita para modificar cualquier parámetro de configuración. Su función es sugerir, facilitar y automatizar flujos aprobados.
- ¿Qué pasa si elimino o archivo sitios? Los sitios archivados o eliminados dejan de estar disponibles para Copilot, lo cual ayuda a mantener el origen de datos limpio y actualizado.
- ¿Qué roles de administración pueden usar Copilot en los centros de administración? Está disponible para todos los administradores y respeta los controles de acceso basado en rol (RBAC), mostrando únicamente la información y controles permitidos por sus permisos asignados.
- ¿Copilot se controla por licencias? Sí, solo los usuarios que cuenten con la licencia de Copilot pueden utilizarlo, tanto en aplicaciones como en el centro de administración.
Copilot como acelerador de la productividad y la colaboración en SharePoint
Gracias a la integración de la inteligencia artificial generativa, SharePoint Online se convierte en una plataforma aún más poderosa y flexible. Copilot permite reducir el tiempo dedicado a tareas rutinarias, incrementar la seguridad, evitar errores de configuración, mejorar la experiencia de los usuarios finales y potenciar la colaboración entre áreas de la organización.
Aplicando las estrategias y medidas recomendadas en este artículo, podrás dedicar menos tiempo a la administración reactiva y más a la innovación y alineación estratégica de la gestión de la información en tu empresa.
Por tanto, dominar Copilot para SharePoint no es solo dominar una herramienta, sino impulsar una transformación cultural, tecnológica y de gestión que tiene muchísimo recorrido. Comparte la guía para que más personas tengan acceso a esta herramienta.