Configurar una impresora en la red Wi‑Fi de casa u oficina es más sencillo de lo que parece cuando conoces el recorrido exacto por los menús de Windows y las opciones de la propia impresora. Aun así, hay matices importantes —como elegir el método de conexión correcto (Wi‑Fi, WPS o Wi‑Fi Direct), manejar direcciones IP y asegurarte de que los controladores están al día— que marcan la diferencia entre lograrlo a la primera o pelearte con errores.
En esta guía encontrarás un paso a paso detallado para Windows 10 y Windows 11, además de alternativas útiles si tu equipo no detecta la impresora, si quieres conectarla por IP/TCP o si necesitas tirar de WPS o Wi‑Fi Direct. Incluimos también la instalación de drivers, cómo actuar con impresoras sin Wi‑Fi (conectándolas por Ethernet) y un apartado amplio de solución de problemas para que no se te resista nada.
Antes de empezar: requisitos y compatibilidad
Lo primero es confirmar que la impresora soporta conexión inalámbrica y que tu red está en condiciones. Muchas impresoras modernas lo indican en su caja o en el panel, donde verás opciones de Configuración de red/Wi‑Fi. Si no, consulta el manual o la web del fabricante para verificar el modelo.
Comprueba que ordenador e impresora se conectan a la misma red Wi‑Fi (mismo SSID). Si tu Wi‑Fi tiene la banda de 2,4 GHz separada de la de 5 GHz, procura usar la misma banda para facilitar el descubrimiento y evitar confusiones con nombres similares.
Ten a mano la contraseña de la red. Si tu SSID está oculto, necesitarás introducirlo manualmente desde el panel de la impresora. Algunos modelos permiten además fijar una IP estática; no es obligatorio, pero ayuda a localizar la impresora por TCP/IP y evita cambios de IP por el DHCP.
En equipos Windows, los controladores básicos suelen instalarse automáticamente. No obstante, los fabricantes ofrecen suites con funciones extra (escaneado avanzado, mantenimiento, consumo de tinta, etc.). Valora instalar el software oficial si quieres todas las prestaciones.
Como apunte, si conectas una impresora por USB o cable (local/cableada), Windows normalmente la detecta sin intervención. En caso contrario, en Configuración > Dispositivos > Impresoras y escáneres podrás añadirla manualmente con el botón “Agregar una impresora o un escáner”.
Conectar la impresora a la red Wi‑Fi (desde el panel)
La mayoría de impresoras con pantalla permiten configurarse directamente. Entra en el menú de Red o Configuración inalámbrica, elige tu SSID y escribe la clave. Si el SSID está oculto, introdúcelo de forma manual o activa la detección avanzada.
Algunos modelos imprimen automáticamente una página de estado con información útil (dirección IP, calidad de señal, estado de conexión). Esa hoja puede ser clave para añadir la impresora por dirección TCP/IP si el descubrimiento automático de Windows no la lista.
Si tu router divide por bandas, comprueba que la impresora permite 5 GHz; muchas solo funcionan en 2,4 GHz. Verás que cuando la señal es estable, el icono de Wi‑Fi en la impresora queda fijo o aparece un check de conexión correcta.
Quienes prefieran ajustar todo a mano pueden asignar una IP fija en la impresora (en el rango de tu LAN) para que más tarde sea más sencillo añadirla a Windows usando el método por TCP/IP.
En algunos casos la configuración inicial se hace con un asistente en un PC o móvil del fabricante. No pasa nada: el objetivo es el mismo, conseguir que la impresora quede unida a tu Wi‑Fi y anote las credenciales correctas.
Añadir la impresora en Windows 10 y Windows 11
Con la impresora ya conectada al Wi‑Fi, toca incorporarla al sistema. En Windows 10 entra en Inicio > Configuración > Dispositivos > Impresoras y escáneres y pulsa “Agregar una impresora o un escáner”. Windows buscará dispositivos en la red y, si todo va bien, bastará con seleccionarla y pulsar “Agregar dispositivo”.
En Windows 11 el camino es similar: ve a Configuración > Bluetooth y dispositivos > Impresoras y escáneres y elige “Agregar dispositivo”. El asistente intentará instalar automáticamente drivers compatibles y dejarla lista para imprimir.
Si la impresora no aparece, no te asustes. Verás un enlace llamado “La impresora que deseo no está en la lista”. Desde ahí podrás buscar impresoras antiguas, añadir por Bluetooth o, lo más útil, agregar por dirección TCP/IP o nombre de host. Es perfecto cuando conoces su IP y el descubrimiento falla.
Para añadir por IP, selecciona “Agregar una impresora por medio de una dirección TCP/IP o un nombre de host”, elige “Dispositivo TCP/IP”, escribe la dirección (por ejemplo, 192.168.1.85) y sigue el asistente. Podrás renombrarla, decidir si se comparte y establecerla como predeterminada.
En versiones antiguas de Windows, también se puede llegar por Panel de control > Dispositivos e impresoras > “Agregar una impresora de red, inalámbrica o Bluetooth”. Funciona parecido y sigue siendo útil si prefieres el panel clásico o estás en Windows 7/8.
Conexión mediante WPS: rápida, pero con matices
WPS (Wi‑Fi Protected Setup) permite enlazar la impresora con el router sin teclear la contraseña de la red. Es cómodo: basta con mantener pulsado el botón WPS en la impresora hasta que parpadee y, acto seguido, presionar el botón WPS del router para que emparejen.
El proceso puede tardar uno o dos minutos. En algunos modelos, en lugar de botón físico tendrás la opción WPS en el menú de la impresora (PIN o botón virtual). Sigue lo que muestre el panel y espera a que confirme la conexión.
Ten en cuenta que WPS suele funcionar con redes WPA/WPA2. En entornos que ya usan WPA3 puede que esté deshabilitado o no sea compatible por seguridad. Algunos routers incluso traen WPS apagado por defecto; tendrás que activarlo temporalmente si deseas usarlo.
Importante: WPS se ha demostrado vulnerable a ataques por fuerza bruta. Por eso se recomienda emplearlo solo cuando sea imprescindible y, una vez emparejada la impresora, desactivar WPS y mantener WPA2 o WPA3 como cifrado robusto en el router.
Tras conectar por WPS, recuerda instalar el software en tu PC o móvil para imprimir. Aunque la red ya esté OK, la función de impresión puede requerir drivers específicos del fabricante.
Wi‑Fi Direct: conectar sin router
Algunas impresoras crean su propia red Wi‑Fi para enlazar dispositivos directamente, sin necesidad de punto de acceso. En Windows, abre “Impresoras y escáneres”, pulsa “Agregar una impresora o un escáner” y, cuando aparezca, selecciona “Mostrar impresoras Wi‑Fi Direct”.
Verás tu equipo con un nombre similar a DIRECT‑. Elige la impresora, pulsa “Agregar dispositivo” y, si te lo solicita, introduce el PIN en menos de 90 segundos (aparece en pantalla de la impresora o se imprime automáticamente).
Si Windows indica “Controlador no disponible”, visita la web del fabricante y descarga el driver actualizado. Muchas veces, tras instalarlo, el sistema completa el alta sin más complicación y podrás imprimir con normalidad.
Una vez añadida, abre cualquier documento, elige Archivo > Imprimir, selecciona la impresora Wi‑Fi Direct y confirma el trabajo. Con este método, no necesitas el router, ideal para espacios sin red o para impresiones puntuales.
Recuerda que, al usar Wi‑Fi Direct, tu PC o móvil se conecta a la red de la impresora, por lo que dejarás de estar en tu Wi‑Fi mientras imprimes. Después, vuelve a tu red habitual si necesitas Internet.
Instalar drivers y software del fabricante
Aunque Windows intenta instalar controladores de la impresora de forma automática, en ocasiones conviene hacerlo manualmente. Entra en la página del fabricante, busca tu modelo, elige la versión exacta de tu sistema (Windows 10/11, 32/64 bits) y descarga el paquete.
Guarda el archivo en una ruta accesible y ejecútalo. El asistente guiará la instalación, pudiendo pedirte que enciendas la impresora o que confirmes el tipo de conexión (Wi‑Fi, Ethernet, USB). Sigue las instrucciones en pantalla hasta finalizar.
Estos paquetes suelen incluir utilidades extra para escanear, gestionar tinta/tóner, actualizar firmware o ejecutar mantenimientos del cabezal. Si quieres sacarle todo el jugo al equipo, su instalación merece la pena.
Si tras instalar sigues viendo “controlador no disponible”, desinstala la impresora desde Configuración > Impresoras y escáneres (Quitar dispositivo), reinicia Windows y vuelve a agregarla. Suele resolver conflictos residuales.
Recuerda que también puedes usar el método de “La impresora que deseo no está en la lista” para forzar la instalación por dirección TCP/IP si el descubrimiento automático no coopera.
Si tu impresora no tiene Wi‑Fi: conecta por Ethernet o comparte
No es ninguna rareza tener una impresora sin Wi‑Fi y querer usarla en red. Si el modelo dispone de puerto Ethernet, conéctala con un cable al router. Muchos equipos imprimen una página de instrucciones con la IP asignada y el estado de red, o lo muestran en pantalla.
Con la IP localizada, en Windows abre Impresoras y escáneres y utiliza “La impresora que deseo no está en la lista” para agregar por dirección TCP/IP. Indica su IP, deja que Windows la identifique y completa el asistente.
Hay que tener presente que no todas las impresoras antiguas o básicas admiten compartir por red de forma estándar. Aun así, con Ethernet al router, la mayoría se comportan como impresoras de red accesibles desde cualquier PC de la misma LAN.
En entornos con Windows 7/8 se podía compartir impresoras usando Grupo Hogar. Aunque es una función retirada en versiones modernas, si sigues en esos sistemas todavía encontrarás las opciones de compartir en Panel de control > Redes e Internet > uso compartido.
Si nada de esto es viable, otra salida es dejarla en un PC por USB y habilitar el uso compartido de esa impresora en la red, para que otros equipos de la casa puedan imprimir a través de ese ordenador encendido.
Qué hacer si Windows no encuentra la impresora
Empieza por lo básico: confirma que la impresora esté encendida y que el cable de corriente esté bien conectado. Muchas incidencias vienen de ahí. En la propia impresora ejecuta la prueba de conexión Wi‑Fi (suele estar en el menú de red) y, si es posible, imprime el informe de estado.
Si el equipo no la detecta, activa el modo de emparejamiento. En algunos modelos hay que mantener el botón de encendido presionado hasta que una luz parpadee o habilitar una opción de red inalámbrica que viene desactivada.
Comprueba que PC e impresora están en la misma red y no en SSID distintos con el mismo nombre (por ejemplo, una red de invitados). Si el router ofrece aislamiento AP u opciones de cliente invitados, pueden bloquear el descubrimiento.
El antivirus o el firewall pueden bloquear la búsqueda o el servicio de impresión en red. Desactívalos temporalmente durante el emparejamiento y, una vez termines, vuélvelos a activar. Valora añadir excepciones para la app del fabricante.
Como último recurso, desenchufa la impresora durante 30 segundos, vuelve a enchufarla, reinstala los controladores y asegúrate de que su estado no sea “Fuera de línea”. También puedes quitar la impresora desde Configuración y volver a agregar.
Opción avanzada: agregar por TCP/IP o impresora de red reconocible
Cuando el escaneo no muestra nada, usa el asistente “La impresora que deseo no está en la lista”. Selecciona “Agregar una impresora por medio de una dirección TCP/IP o un nombre de host”, elige “Dispositivo TCP/IP”, escribe la IP (que ya deberías tener de la hoja de estado o del panel) y pulsa Siguiente.
Si el asistente localiza la impresora, podrás darle un nombre, decidir si la compartes y verla en la lista de impresoras instaladas. Este método es muy fiable cuando el descubrimiento automático falla pero la red está bien.
La otra vía del asistente es “Agregar una impresora reconocible de red, inalámbrica o Bluetooth”. Lanza un escaneo y lista las impresoras halladas; selecciona la tuya, pulsa Siguiente y finaliza. El resultado es el mismo: quedará agregada al sistema.
Si te topas con un modelo muy antiguo o con drivers no firmados, visita la web del fabricante y descarga el paquete exacto. A veces hay controladores genéricos PCL/PS que funcionan incluso si no hay uno específico.
Recuerda que, en redes con routers antiguos o muy filtrados, puede hacer falta habilitar protocolos de descubrimiento en LAN. En ese caso, la ruta por TCP/IP suele ser la más directa y segura.
Usar la impresora en macOS y en móviles
En Mac, la configuración es directa: entra en menú Apple > Preferencias del Sistema > Impresoras y escáneres, pulsa el botón “+”, elige tu impresora en la lista y añade. macOS descargará los controladores necesarios automáticamente en la mayoría de casos.
Para móviles, lo más sencillo es instalar la app oficial del fabricante (iOS/Android). Asegúrate de que el teléfono esté en la misma Wi‑Fi que la impresora y sigue el asistente. En muchas apps, la impresora aparecerá como opción de impresión en el menú Compartir/Imprimir.
Si tu iPhone o iPad soporta AirPrint y la impresora es compatible, podrás imprimir desde el iPhone y el iPad sin instalar nada. En Android, además de la app del fabricante, los servicios de impresión del sistema detectan muchos modelos del mercado.
Cuando uses Wi‑Fi Direct desde el móvil, recuerda que te conectarás a la red “DIRECT‑…”. Tras imprimir, vuelve a tu Wi‑Fi con Internet si lo necesitas, para recuperar la conectividad habitual.
En equipos Mac recientes, si al añadir no aparecen drivers, visita la web del fabricante. A veces hay paquetes con funciones ampliadas de escaneado y mantenimiento que merece la pena instalar.
Si todo te suena a chino, no te preocupes: con los pasos de Windows de arriba y una conectividad Wi‑Fi estable, la mayor parte de impresoras se agregan en pocos minutos.
Una vez hayas revisado compatibilidad, conectado la impresora a la red (o por Ethernet si no tiene Wi‑Fi) y la hayas añadido a Windows por detección automática o por TCP/IP, solo queda hacer una prueba de impresión para confirmar que la cola funciona. Si surge algún contratiempo, el bloque de soluciones rápidas cubre los fallos típicos (antivirus, estado fuera de línea, drivers, WPS, Wi‑Fi Direct, IP fija, etc.) y puedes consultar pasos para resolver errores de impresión en Windows.
