Malgré les différentes alternatives dont nous disposons sur le marché lors de la rédaction de documents texte, de la création de feuilles de calcul ou de présentations, la solution qu'Office nous offre toujours est le plus utilisé, et donc, la meilleure valorisée du marché, même si elle n'est pas gratuite.
Avec près de 40 ans sur le marché, Word est devenu sur ses propres mérites le meilleur traitement de texte, un traitement de texte qui nous offre un grand nombre de fonctions, dont beaucoup sont des fonctions inconnues mais qui peuvent nous aider à augmenter notre productivité au quotidien.
Le nombre de fonctions et de possibilités que nous offre Word répond aux besoins de tous les utilisateurs, y compris les plus professionnels. Si vous souhaitez connaître certaines des fonctionnalités que Word nous propose, je vous invite à continuer la lecture, car vous découvrirez sûrement fonctions que vous ne saviez pas pouvoir faire avec Microsoft Word.
Rechercher et remplacer des mots
Lorsque nous avons terminé un travail, il est probable qu'après l'avoir examiné, nous ayons mal orthographié un mot, un mot que nous pensions avoir mal orthographié jusqu'à ce que nous le regardions en dehors du dictionnaire Word. Dans ces cas, en particulier lorsque le document est très volumineux, Word nous permet non seulement de rechercher ce mot pour le modifier, mais nous permet également le remplacer automatiquement pour le bon.
Cette fonction se trouve dans le champ de recherche situé dans le coin supérieur droit de l'application.
Dictionnaire des synonymes
En plus d'inclure l'un des meilleurs vérificateurs d'orthographe et de grammaire que nous pouvons trouver aujourd'hui dans n'importe quelle application, en tant que bon traitement de texte qui vaut également incorpore un dictionnaire de synonymes, dictionnaire qui nous permet de remplacer le mot sélectionné par le synonyme qui correspond le mieux au texte.
Pour accéder au Dictionnaire des synonymesIl suffit de sélectionner le mot et de cliquer sur le bouton droit de la souris et de placer la souris sur l'option Synonymes, une option qui affichera une liste avec les synonymes du mot recherché.
Rechercher des mots sur Internet
Lorsque nous écrivons un document et que nous ne savons pas si le mot que nous avons utilisé est correct, la chose habituelle est de lancer le navigateur que notre équipe doit s'assurer. Heureusement, Microsoft y a pensé et nous propose un recherche de termes Internet intégrée dans l'application elle-même. Cette fonction s'appelle Smart Search.
Pour utiliser cette fonction, il faut sélectionner le mot en question, appuyer sur le bouton droit et sélectionner Smart Search. À ce moment-là, il sera affiché sur le côté droit de l'application, résultats de la recherche dans Bing de ce terme, afin que nous puissions vérifier s'il est correctement écrit, si c'est le mot que nous recherchions ou si nous devons continuer à chercher.
Traduire un document, un paragraphe ou une ligne
Si, en raison de votre travail, hobby ou étude, vous êtes généralement obligé de consulter ou d'écrire des documents dans d'autres langues, Microsoft nous propose nativement un traducteur, un traducteur qui se charge de traduire automatiquement l'intégralité du document ou uniquement le texte que nous avons sélectionné . Ce traducteur est de Microsoft et cela n'a rien à voir avec celui de Google.
Si le texte que nous voulons traduire, n'incorpore pas de mots familiers, la traduction sera pratiquement parfaite et compréhensible. Ce traducteur intégré nous offre pratiquement les mêmes résultats que le traducteur Google.
Créer des textes aléatoires
Lorsque nous sommes obligés d'écrire des textes pour combler des lacunes dans un document, une brochure publicitaire ou tout autre type de fichier, nous pouvons recourir à la copie et au collage de textes d'autres documents. Word nous propose une solution très simple à ce petit problème. L'écriture = rand (nombre de paragraphes, nombre de phrases), Word nous montrera le nombre de paragraphes constitués des lignes que nous avons spécifiées.
Le texte qui nous montre, ce n'est pas vraiment aléatoire, ce que vous faites est de répéter encore et encore l'exemple de texte que nous pouvons trouver dans la police que nous utilisons dans le document que nous créons.
Récupérer un fichier non enregistré
Sûrement à plus d'une occasion, vous avez vu comment votre ordinateur s'est arrêté de manière inattendue, l'alimentation est coupée, vous êtes à court de batterie ... ou pour toute autre raison, vous n'avez pas pris la précaution de sauvegarder le document. Bien que cela puisse sembler un problème absurde, il est plus courant que vous ne le pouvez. C'est tellement courant, que pour plusieurs versions, on a la possibilité de récupérer un document Word que nous n'avons pas enregistré.
Protéger un document avec un mot de passe
Si seulement nous utilisons notre équipement et qu'il est protégé par un mot de passe que nous seuls connaissons, il n'est pas nécessaire de protéger les documents que nous ne voulons pas que d'autres personnes voient. Si nous voulons partager le document avec d'autres personnes, sans que les intermédiaires éventuels y aient accès, le mieux que nous puissions faire est protégez-le avec un mot de passe. Conseil: n'envoyez pas le mot de passe d'accès avec le fichier.
Pour protéger un document, il faut cliquer sur la barre de menu Outils et sur Protéger le document. Mot il nous demandera deux mots de passe, pour ouvrir le document et le modifier. Ce mot de passe n'a pas à être le même dans les deux cas, car tous les destinataires possibles du même document peuvent ne pas avoir besoin de le modifier.
Ajouter un filigrane
Si le document que nous créons est à des fins commerciales, pour éviter d'utiliser l'espace dans le pied de page d'en-tête pour placer nos données, nous pouvons ajouter un filigrane subtil à l'arrière-plan, un filigrane qui peut être à la fois au format texte et au format image. Évidemment, si nous ne voulons pas qu'il soit éliminé, lors du partage du document, nous devons le faire dans un format autre que Word, par exemple PDF, ou protéger le document afin que personne d'autre ne puisse le modifier.
Enregistrer au format PDF
Tout comme Word est devenu une norme dans l'industrie informatique, le format de fichier PDF (Adobe) l'est également. Grâce à ça, Word nous permet d'enregistrer des fichiers au format PDF, un format idéal pour partager des documents que nous ne souhaitons pas éditer par notre destinataire. Cette option se trouve dans l'option Enregistrer sous et en cliquant sur le menu déroulant des formats qu'elle nous propose.
Créer des affiches
L'une des fonctions les moins connues de Word est la possibilité de créer des affiches grâce à la fonction Word Art, l'une des plus anciennes de cette application et qui a été utilisée à plusieurs reprises dans les années 90 pour créer des affiches. Cette fonction nous permet d'écrire un texte et de lui donner la forme et la couleur que nous voulons.
Ajouter des formes au texte
Une fonction liée aux possibilités graphiques que nous offre Word Art, est la possibilité d'ajouter des chiffres, soit zones de texte, flèches directionnelles, coeurs, cercles, formes géométriques… Ces images sont insérées comme si elles étaient une image, elles sont donc traitées de la même manière que les images.