Gmail es el servicio de correo que la mayoría usamos en nuestro día a día. Además, para muchas personas es algo que se usa por trabajo o estudios. En algunos casos, es posible que compartir una cuenta no sea algo descabellado, sobre todo por motivos laborales. En este sentido, las cuentas compartidas son una opción que merece la pena tener en cuenta.
Probablemente muchos no hayan escuchado nunca sobre estas cuentas compartidas en Gmail. A continuación os contamos más sobre lo qué son, y qué utilidad pueden tener para nosotros. También la forma en la que podemos configurar una en caso de que tengamos interés de usarla.
Qué son las cuentas compartidas en Gmail
Una cuenta compartida es una cuenta de Gmail a la que varias personas tienen acceso. Especialmente en el caso de estudios o trabajo puede ser interesante que haya varias personas que tengan acceso a dicha cuenta, que se usará únicamente para tener contacto con clientes u otros departamentos en la propia empresa. La idea es que al menos dos personas vayan a poder acceder a la misma en todo momento.
En esta cuenta se comparte la misma dirección y la contraseña es la misma en todo caso, para todas las personas que tengan acceso. Cuando se crea una cuenta en la plataforma de correo, se da la posibilidad de configurar dicha cuenta como una para compartir. De modo que se podrá ajustar todo en este sentido, desde las personas que tienen acceso a la contraseña.
Como es lógico, al usar este tipo de cuentas es importante que solo determinadas personas tengan acceso, para evitar problemas con la cuenta. La contraseña se debe compartir por tanto solo con estas personas. Si bien Gmail no permite que se cambie la contraseña de dicha cuenta en todo momento. Una buena protección, pero en caso de que se vaya a cambiar la misma, esto debería ser algo que se comunique entre las personas que usan la mencionada cuenta.
Cómo configurar una cuenta compartida en Gmail
Si hemos tomado la decisión de usar una cuenta compartida, tendremos que configurarla en todo momento. Esto es algo que vamos a hacer directamente en Gmail. En primer lugar tendremos que iniciar sesión con la cuenta en cuestión que vayamos a compartir o se debe crear una nueva desde cero, en el caso de que sea esta la opción deseada. En todo caso, debemos situarnos en la bandeja de entrada en la cuenta.
Una vez en la bandeja de entrada, pulsamos en el icono de la rueda dentada, situado en la parte derecha superior. Se abre un pequeño menú contextual, donde tenemos varias opciones. Hay que pulsar entonces en la opción de configuración. Cuando estemos en la configuración, vemos que hay algunas pestañas en la parte superior. Una de dichas opciones es la de Cuentas e importanción, sobre la que vamos a pulsar.
Aquí nos encontramos con el apartado llamado Conceder acceso a tu cuenta. Se trata del apartado en el que podemos permitir que otras cuentas de Gmail vayan a poder tener acceso a la misma. Esta función o posibilidad es la de añadir delegados en esta cuenta. En una cuenta personal tenemos la posibilidad de añadir hasta 10 delegados como máximo. Si se trata de una cuenta de empresa, la cantidad se incrementa hasta los 25. Por lo que tenemos bastante margen en este sentido, como podemos ver.
En el apartado de Conceder acceso a tu cuenta pulsamos entonces en el el texto «Añadir otra cuenta«, que está en letras azules. Al pulsar sobre el mismo se nos pedirá introducir una dirección de correo para que esta persona vaya a tener dicho acceso. Cuando introducimos la cuenta, Gmail nos muestra una segunda ventana en la que se mencionan las consecuencias que esto tiene. Si estamos seguros, solo tendremos que dar en el botón de enviar. Esta persona recibirá un correo en el que se le menciona que tiene a partir de ahora acceso a esta cuenta de correo.
Aspectos a considerar en la cuenta compartida
Los delegados van a poder leer los mensajes que se manden a dicha cuenta compartida. También podrán responder a los mismos en todo momento, además de escribir nuevos mensajes. También van a poder eliminar conversaciones que haya en la bandeja de entrada. Cuando manden un mensaje, en la parte de la dirección, se podrá ver qué cuenta de Gmail lo ha mandado. Por lo que si ha sido uno de los delegados, se mostrará su dirección.
Por motivos de seguridad, Gmail no permite que los delegados cambien dicha contraseña en esta cuenta compartida. Tampoco tienen la posibilidad de hablar en Hangouts desde la misma. Estos son aspectos importantes a tener en cuenta, si se da acceso a una persona porque otra está de vacaciones y normalmente se comunica usando Hangouts con alguien. Ya que la segunda persona no va a tener esta posibilidad.
Añadir o eliminar delegados
Si en algún momento se desea añadir algún nuevo delegado en la cuenta, es posible. Ya hemos mencionado que existen ciertos límites en cuanto a cantidad, de 10 y 25 delegados en función del tipo de cuenta de Gmail que sea. Para añadir un nuevo delegado vamos a seguir los mismos pasos que hemos seguido arriba. Entramos en la configuración, luego en el apartado de cuentas e importación y acudimos a la opción de conceder acceso a mi cuenta. Allí tenemos la opción de añadir cuenta, donde pulsamos y vamos a introducir el email de la cuenta que queremos invitar.
Puede que pasado un tiempo se quiera eliminar justamente algún delegado de dicha cuenta. Solo tienes que entrar en el mismo apartado de acceso a la cuenta, donde te saldrán las direcciones a las que has dado acceso. Si quieres eliminar alguna de ellas, tendrás que pulsar y seguir los pasos que Gmail te pide en dicho sentido. No será complicado poder eliminar un delegado.
La eliminación de un delegado es posible solo desde la cuenta principal. Esto quiere decir que un delegado no va a poder borrar a otro que se haya añadido en dicha cuenta. Es un aspecto importante a tener en cuenta también.