WhatsApp se ha convertido en una herramienta indispensable para la comunicación tanto personal como profesional. Pero, ¿qué pasa cuando no puedes responder inmediatamente a los mensajes que recibes? Si tienes un negocio o simplemente quieres gestionar mejor tu tiempo, configurar una respuesta automática en WhatsApp puede ser la solución perfecta. Esto te permitirá mantener a tus contactos informados sin tener que estar pegado al teléfono todo el tiempo. Veamos cómo se hace.
¿Qué son las respuestas automáticas en WhatsApp?
Las respuestas automáticas son mensajes que, como su nombre indica, se envían de manera automática cuando alguien contacta contigo. En el caso de WhatsApp Business, estas respuestas están diseñadas para hacer un poco más eficiente tu día a día, sobre todo si manejas muchas consultas o si no puedes estar disponible todo el tiempo.
Este tipo de mensajes no solo te permiten dar una respuesta inmediata, sino que puedes configurarlos para que se envíen en momentos específicos, como fuera del horario laboral o cuando no puedas atender a los clientes. Por ejemplo, si diriges una tienda online y recibes mensajes de consulta fuera de tu horario comercial, podrías configurar un mensaje automático que informe a los clientes que responderás tan pronto vuelvas a estar disponible, evitando que se sientan ignorados.
En WhatsApp Business, estas respuestas automáticas vienen integradas sin costo adicional y las puedes activar directamente desde la aplicación. Hay varias configuraciones que puedes ajustar para personalizar estos mensajes, dependiendo si quieres que se envíen siempre, solo en un horario específico o si quieres que se dirijan solo a ciertos contactos.
Cómo configurar respuestas automáticas en Android y iPhone usando WhatsApp Business
Si tienes WhatsApp Business, configurar respuestas automáticas es relativamente sencillo. Aquí te explicamos paso a paso cómo hacerlo tanto en dispositivos Android como iPhone.
Android
A continuación, te mostramos los pasos para configurar un mensaje de ausencia:
- Abre la aplicación WhatsApp Business y ve a “Herramientas para la empresa” en el menú de tres puntos.
- Selecciona “Mensaje de ausencia” y actívalo.
- Escribe el mensaje que deseas que los usuarios reciban cuando te contacten.
- Puedes establecer si quieres que se envíe en todo momento, fuera de tu horario comercial o en fechas específicas.
- Elige quién recibirá el mensaje: todos tus contactos, aquellos que no estén en tu libreta o personaliza la selección.
- No olvides guardar los cambios.
iPhone
El proceso en iOS es similar al de Android:
- Abre WhatsApp Business y accede a “Ajustes”.
- Dentro de ajustes, selecciona “Herramientas para la empresa” y luego “Mensaje de ausencia”.
- Escribe el mensaje y activa la opción de envío automático confirmando la programación.
- Configura cuándo se enviará: siempre, fuera del horario laboral o en periodos específicos.
- Personaliza a quiénes se enviará el mensaje y guarda los cambios.
Otras opciones de mensajes automáticos: mensajes de bienvenida y respuestas rápidas
Además de los mensajes de ausencia, WhatsApp Business ofrece la opción de configurar mensajes de bienvenida y respuestas rápidas, lo que te permitirá optimizar la interacción con tus contactos.
Mensajes de bienvenida
Configurar un mensaje de bienvenida puede ser útil para asegurarte de que todos los nuevos clientes o aquellos que no han interactuado contigo en un tiempo reciban una respuesta rápida y cordial. Para activarlo:
- Accede a “Herramientas para la empresa” en WhatsApp Business y selecciona “Mensaje de bienvenida”.
- Escribe el mensaje con el que quieres recibir a tus nuevos contactos o aquellos inactivos desde hace más de 14 días.
- Define quién recibirá este mensaje y guárdalo.
Este tipo de mensajes son muy efectivos para crear una primera buena impresión con los posibles clientes.
Respuestas rápidas
Las respuestas rápidas son plantillas de mensajes que puedes usar para contestar preguntas frecuentes de manera más ágil. Puedes configurarlas para ahorrar tiempo respondiendo las mismas consultas repetitivas.
Para configurarlas en WhatsApp Business:
- Dirígete a “Herramientas para la empresa” y selecciona “Respuestas rápidas”.
- Elige un mensaje predefinido que deseas usar y escribe el texto que corresponderá a ese comando de respuesta rápida.
- Guarda y asigna un atajo que te permita utilizarlo fácilmente en futuras conversaciones.
Por ejemplo, podrías configurar un atajo como “/horarios” para responder automáticamente a las preguntas de tus clientes sobre los horarios de atención.
Aplicaciones de terceros para respuestas automáticas en WhatsApp
Si no quieres usar WhatsApp Business o prefieres una opción más avanzada, existen aplicaciones de terceros que te permiten automatizar las respuestas en WhatsApp. Una de las más populares es AutoResponder para WhatsApp, disponible solo para Android.
Esta aplicación permite definir reglas para responder automáticamente a los mensajes que recibas, interceptando las notificaciones y contestando basándose en los parámetros que hayas configurado.
Cómo usar AutoResponder para WhatsApp
- Descarga la aplicación desde el enlace que tienes abajo e instálala en tu dispositivo.
- Concede los permisos necesarios para acceder a las notificaciones y selecciona WhatsApp en la lista de aplicaciones disponibles.
- Crea tu primera respuesta automática pulsando el botón de añadir nueva respuesta.
- Define qué mensaje recibido disparará la respuesta y cuál será la respuesta que quieres enviar.
- Guarda los cambios y activa la funcionalidad.
Consejos y beneficios adicionales de usar respuestas automáticas
Implementar respuestas automáticas en WhatsApp tiene múltiples beneficios. No solo te permite contestar de manera inmediata, sino que también puedes mejorar la experiencia de tus clientes y optimizar tu tiempo.
Algunos de los beneficios más destacados incluyen:
- Atención al cliente 24/7: Tus clientes siempre recibirán una respuesta, incluso fuera de tu horario comercial.
- Profesionalidad: Transmites una imagen organizada y eficiente, lo que puede mejorar la percepción de tu negocio.
- Menos estrés: Saber que tus clientes recibirán una respuesta, aunque estés ausente, te permite desconectar sin preocupaciones.
Recuerda que también puedes usar plataformas como Leadbot o chatbots que te permitirán personalizar aún más tus respuestas automáticas. configurar respuestas automáticas en WhatsApp te ayudará a gestionar mejor tus tiempos, asegurando que tus clientes no se queden sin atención, y mejorando la eficacia de tu negocio.