Son muchos los usuarios que experimentan algún tipo de problema a la hora de imprimir sus hojas de Excel: desde errores con la vista previa, conflictos con los márgenes, impresoras que no responden o documentos que no salen como esperabas. Por suerte, casi siempre hay una solución.
En este artículo vamos a repasar todas las causas y soluciones más habituales para los problemas de impresión en Excel, integrando los pasos y recomendaciones de las principales fuentes de soporte y experiencia de usuario actuales.
Causas habituales de los problemas al imprimir en Excel
Detrás de cada fallo de impresión en Excel suele haber una causa concreta que podemos identificar y solucionar. Algunas de las más frecuentes son:
- Configuraciones incorrectas de la impresora. Puede deberse a drivers desactualizados, conexiones flojas o ajustes incompatibles.
- Errores en la configuración de impresión del propio archivo de Excel. Márgenes, orientación, área de impresión o tamaño de papel mal definidos suelen ser culpables clásicos.
- Documentos dañados o corruptos. A veces, los archivos antiguos o manipulados en diferentes dispositivos pueden presentar problemas internos.
- Software sin actualizar. Tener versiones antiguas de Office o del sistema operativo genera incompatibilidades de impresión.
- Limitaciones de las versiones antiguas de Excel. El modo de compatibilidad puede afectar la visualización e impresión de algunos elementos.
- Configuraciones específicas de plataformas online o servicios externos. Por ejemplo, al imprimir hojas desde servicios en la nube.
Pasos previos básicos: comprobaciones esenciales antes de imprimir
Antes de lanzarte a hacer cambios complejos, es fundamental revisar los aspectos más básicos, pues muchas veces el problema de impresión es una cuestión de despiste o un pequeño error de configuración.
- ¿Está la impresora encendida y conectada correctamente?
- ¿Hay papel y suficiente tinta o tóner?
- ¿Todos los cables están bien conectados?
- ¿La impresora está pausada o esperando un trabajo anterior?
- ¿Has actualizado el sistema operativo, Office y los controladores de la impresora?
Confirmar estos puntos evita perder tiempo buscando soluciones complejas para lo que, a veces, es un simple descuido.
Probar la impresión en otros programas
Uno de los primeros pasos recomendados por los expertos de Microsoft es verificar si tu impresora funciona correctamente con otras aplicaciones, fuera de Excel.
Puedes realizar una prueba sencilla:
- Abre un editor de texto como WordPad, Notas (en Mac) o el propio Bloc de notas.
- Escribe algo sencillo, por ejemplo, «Esto es una prueba».
- Guarda el archivo e intenta imprimirlo.
Si tampoco puedes imprimir desde otros programas, el problema está en la impresora, sus controladores o la comunicación con el equipo, no en Excel. Sigue entonces la ruta de actualizar drivers y comprobar la configuración de impresora en el sistema operativo. Si puedes imprimir sin problema, continúa leyendo porque la solución está en Excel o en tu archivo concreto.
Pruebas con otros archivos de Excel
Otra comprobación fundamental es intentar imprimir un libro de Excel diferente. Crea un archivo nuevo en blanco, escribe cualquier cosa, guárdalo y llévalo a impresión. Si funciona bien, pero tu archivo original no, lo más probable es que el archivo original esté dañado o tenga configuraciones problemáticas.
Consejo: Copia el contenido del archivo problemático a uno nuevo y prueba nuevamente. Si aún así hay errores, revisa las fuentes, imágenes, tablas y objetos incrustados: a veces un elemento corrupto puede bloquear la impresión.
Configuraciones clave de impresión en Excel
Excel guarda la configuración de impresión en cada archivo. Esto implica que puedes tener todo bien configurado en un libro y en otro, encontrar que los márgenes, tamaños o áreas imprimibles son incorrectos.
Estas son las opciones cruciales que debes revisar:
- Área de impresión: Define exactamente qué celdas y rangos quieres imprimir. Selecciona el área y en la pestaña de «Diseño de página» haz clic en «Establecer área de impresión».
- Márgenes y orientación: Revisa los márgenes predeterminados y elige si quieres orientación vertical u horizontal.
- Tamaño de papel: Asegúrate de que coincide con el que tienes cargado en la impresora y con el definido en las propiedades de la impresora.
- Líneas de cuadrícula: Si quieres que salgan impresas, activa la casilla correspondiente en la configuración de la hoja.
- Vista previa de impresión: Usa siempre la opción «Vista previa de impresión» antes de enviar el documento, porque muchas veces ahí saltan a la vista errores de configuración.
- Imprimir en color o en blanco y negro: Comprueba si en la ventana de «Configurar página» tienes activada la impresión en blanco y negro por accidente.
Algunos problemas, como que la vista previa no coincide con el resultado impreso, suelen estar relacionados con configuraciones de tamaño de papel o de márgenes incompatibles entre Excel y tu impresora real.
Actualizaciones y controladores: el gran olvidado
Muchos problemas de impresión desaparecen simplemente actualizando el software. No solo tu Office, también Windows o MacOS y, sobre todo, los drivers de la impresora. Microsoft recomienda instalar siempre las últimas actualizaciones, ya que muchas de ellas corrigen errores que afectan específicamente a la compatibilidad con nuevas versiones del sistema o de Excel.
Si tu impresora no aparece en Windows Update, acude a la página del fabricante y descarga el último controlador oficial. Instálalo y reinicia el ordenador antes de volver a probar.
¿El archivo no imprime o ha perdido formato? Cómo detectar archivos dañados
En ocasiones, el archivo de Excel está dañado y esto afecta directamente a la impresión. Puede ser consecuencia de haber trabajado con versiones antiguas de Office o de manipular el archivo en diferentes equipos.
La propia aplicación ofrece una función para intentar reparar estos archivos:
- Abre Excel pero no el archivo todavía.
- Ve a «Archivo» > «Abrir» y selecciona el libro problemático.
- En el desplegable de abrir elige «Abrir y reparar…».
Si esto no funciona, copia el contenido a un archivo nuevo, revisando bien que no haya elementos incrustados que puedan estar corruptos.
Soluciones y pasos específicos para Mac
Si trabajas en Mac y tienes problemas imprimiendo tus hojas de Excel, los pasos son similares pero con matices propios del sistema:
- Actualiza siempre el software de Apple desde el menú del icono Apple, seleccionando «Actualización de software».
- Comprueba que la impresora no esté en pausa ni tenga trabajos atascados en cola. Haz clic en el icono de la impresora en el Dock y, si ves el botón «Reanudar», púlsalo. Elimina cualquier trabajo pendiente que haya bloqueado la cola de impresión.
- Intenta imprimir desde otro programa (Notas, Word, etc.). Si funciona, el problema está en Excel o en Office. En ese caso, considera reparar o reinstalar Microsoft Office.
- Elimina y vuelve a instalar la impresora: Desde «Preferencias del sistema» > «Impresoras y escáneres». Quita la impresora con el símbolo «-» y vuelve a agregarla con el «+».
- Reinstala los controladores: Si el paso anterior no ayuda, restablece el sistema de impresión. Pulsa Control sobre la lista de impresoras y selecciona «Restablecer sistema de impresión». Reinicia el Mac y vuelve a instalar la impresora.
- Elimina las preferencias de impresora: Los archivos de preferencias dañados pueden causar errores. Búscalos y muévelos a una carpeta aparte, luego reinicia y prueba de nuevo.
Con estos pasos, la mayoría de problemas de impresión en Mac (incluyendo Office para Mac) suelen resolverse.
Cómo solucionar que la vista previa de impresión no coincide con la impresión real
Uno de los problemas más desconcertantes ocurre cuando la vista previa es correcta, pero el papel impreso muestra algo totalmente distinto. En estos casos, revisa especialmente:
- El tamaño de papel configurado tanto en Excel como en la impresora. Deben coincidir siempre.
- Los márgenes de página. Usa los predefinidos o personaliza para que el contenido se ajuste al papel.
- El área de impresión. Asegúrate de definir bien el rango de celdas o tablas que quieres enviar a la impresora.
- La opción de líneas de cuadrícula, si quieres que se impriman, debe estar activada en «Configurar página», pestaña «Hoja».
Realiza pruebas con pequeños cambios en la configuración para encontrar la adecuada.
Consejos para que todo el contenido de las celdas salga en el papel
¿Te ocurre que el contenido de algunas celdas se corta o no aparece al imprimir? Suelen ser configuraciones relacionadas con:
- Ajuste de texto: Selecciona la celda, ve a Formato de celda y activa la opción de «Ajustar texto» para que el contenido se adapte al ancho.
- Autoajuste de filas y columnas: En la pestaña de Inicio, usa las opciones de autoajustar para planillas mejor alineadas.
- Saltos de página: Inserta saltos para dividir el contenido donde lo necesites.
Recuerda que, en versiones antiguas de Excel (modo de compatibilidad), las celdas tienen un límite visual y de impresión de caracteres. Por ejemplo: solo 1.024 caracteres podrán ser impresos, aunque la celda almacene hasta 32.767.
Soluciones cuando todo falla: reparar Office o reinstalar la impresora
Si tras probar todo lo anterior el problema persiste, puedes recurrir a:
- Ejecutar una reparación en línea de Office: Desde el panel de programas en el sistema operativo, selecciona Microsoft Office y elige «Reparar».
- Desinstalar y reinstalar la impresora y sus drivers desde cero. Así aseguras que todo está limpio de archivos o configuraciones corruptas.
- Eliminar las preferencias de impresora (en Mac), para descartar archivos dañados que estén interfiriendo.
En casos extremos, reinstala Office por completo, especialmente si el problema solo aparece en Excel y otros programas imprimen perfectamente.
Con estos pasos, la mayoría de los problemas cuando queremos imprimir en Excel pueden resolverse de forma efectiva si se realiza una revisión sistemática de cada uno. La clave está en identificar la causa principal y aplicar las soluciones correspondientes, desde verificar configuraciones básicas hasta actualizar controladores o reparar archivos dañados.