Gmail é o serviço de e-mail que a maioria de nós usa no dia a dia. Além disso, para muitas pessoas, é algo que é usado para trabalho ou estudos. Em alguns casos, compartilhar uma conta pode não ser rebuscado, especialmente por motivos de trabalho. Nesse sentido, contas compartilhadas são uma opção que vale a pena considerar.
Muitos provavelmente nunca ouviram falar dessas contas compartilhadas do Gmail. A seguir Contamos mais sobre o que são e como são úteis eles podem ter para nós. Também a forma como podemos configurar um caso tenhamos interesse em usá-lo.
O que são contas compartilhadas no Gmail
Uma conta compartilhada é um Conta do Gmail à qual várias pessoas têm acesso. Principalmente no caso de estudos ou de trabalho, pode ser interessante que existam várias pessoas que têm acesso à referida conta, que só será utilizada para ter contactos com clientes ou outros departamentos da própria empresa. A ideia é que pelo menos duas pessoas possam acessá-lo o tempo todo.
Nesta conta o mesmo endereço é compartilhado e a senha é a mesma em qualquer caso, para todas as pessoas que têm acesso. Ao criar uma conta na plataforma de e-mail, você tem a possibilidade de configurar essa conta como uma para compartilhar. Então tudo pode ser ajustado nesse sentido, desde as pessoas que têm acesso à senha.
Claro, ao usar este tipo de conta é importante que apenas algumas pessoas tenham acesso, para evitar problemas com a conta. A senha portanto, deve ser compartilhado apenas com essas pessoas. Embora o Gmail não permita que a senha dessa conta seja alterada o tempo todo. Uma boa proteção, mas no caso de ser alterada, deve ser algo que seja comunicado entre as pessoas que utilizam a referida conta.
Como configurar uma conta compartilhada no Gmail
Se tomamos a decisão de usar uma conta compartilhada, teremos que configurá-lo o tempo todo. Isso é algo que faremos diretamente no Gmail. Em primeiro lugar teremos que fazer o login com a conta em questão que vamos compartilhar ou deverá ser criada uma nova do zero, caso esta seja a opção desejada. Em qualquer caso, devemos ir para a caixa de entrada da conta.
Uma vez na caixa de entrada, clique no ícone da engrenagem, localizado na parte superior direita. Um pequeno menu contextual é aberto, onde temos várias opções. Então você tem que clicar na opção de configuração. Quando estamos nas configurações, vemos que existem algumas guias no topo. Uma dessas opções é contas e importação, no qual vamos clicar.
Aqui encontramos a seção chamada Conceder acesso à sua conta. Esta é a seção na qual podemos permitir que outras contas do Gmail possam acessá-lo. Esta função ou possibilidade é adicionar delegados a esta conta. Em uma conta pessoal, temos o possibilidade de adicionar até 10 delegados como máximo. Se for uma conta empresarial, o valor sobe para 25. Então a gente tem muita margem nesse quesito, como podemos ver.
Na seção Concessão de acesso à sua conta, clique no texto «Adicionar outra conta«, Que está em letras azuis. Ao clicar nele, seremos solicitados a inserir um endereço de e-mail para que essa pessoa tenha acesso. Quando entramos na conta, o Gmail nos mostra uma segunda janela na qual as consequências que isso tem são mencionadas. Se tivermos a certeza, basta clicar no botão enviar. Essa pessoa receberá um e-mail informando que ela terá acesso a essa conta de e-mail a partir de agora.
Aspectos a serem considerados na conta compartilhada
Os delegados poderão ler as mensagens enviadas para essa conta compartilhada. Eles também podem respondê-los a qualquer momento, além de escrever novas mensagens. Eles também poderão excluir conversas que estão na caixa de entrada. Quando eles enviam uma mensagem, na parte do endereço, você pode ver qual conta do Gmail a enviou. Portanto, se você foi um dos delegados, seu endereço será exibido.
Por razões de segurança, o Gmail não permite que delegados alterem esta senha nesta conta compartilhada. Eles também não podem falar no Hangouts a partir dele. Essas são coisas importantes a serem consideradas se alguém tiver acesso porque outra pessoa está de férias e normalmente se comunica com alguém usando o Hangouts. Já a segunda pessoa não terá essa possibilidade.
Adicionar ou remover delegados
Se a qualquer momento você quiser adicionar um novo delegado à conta, é possível. Já mencionamos que existem certos limites em termos de quantidade, de 10 e 25 delegados, dependendo do tipo de conta do Gmail. Para adicionar um novo delegado, vamos seguir os mesmos passos que seguimos acima. Entramos na configuração, depois na seção de contas e importação e vamos para a opção de conceder acesso à minha conta. Aí temos a opção de adicionar uma conta, onde clicamos e vamos inserir o email da conta que queremos convidar.
Pode ser que depois de um tempo você apenas queira remover um delegado dessa conta. Basta entrar na mesma seção de acesso à conta, onde obterá os endereços aos quais deu acesso. Se você quiser deletar algum deles, você terá que pressionar e seguir as etapas que o Gmail solicitar a respeito. Não será difícil remover um delegado.
A exclusão de um delegado só é possível na conta principal. Isso significa que um delegado não poderá excluir outro que foi adicionado a essa conta. É um aspecto importante a ser considerado também.