Cuando oímos hablar de teletrabajo, muchas personas piensan, erróneamente, que es una panacea. Trabajar desde casa tiene sus ventajas y sus inconvenientes, ventajas e inconvenientes que tenemos que valorar antes de plantearnos la posibilidad de que alguno de nuestros empleados, o nosotros mismos, realicemos nuestro trabajo desde casa sin tener que acudir al centro de trabajo.
Establecer un horario de trabajo, respetar el derecho a la intimidad y a la desconexión digital, determinar quien se hará cargo del material necesario (ordenador, móvil, impresora…) y de los costes derivados (internet, luz, calefacción…)… son algunos de los aspectos que debemos tener en cuenta a la hora de trabajar desde casa y que debemos establecer en primer lugar y por encima todo.
Una vez hemos llegado a un acuerdo con nuestro empleador o empleado acerca de las condiciones óptimas y necesarias para llevar a cabo nuestro trabajo desde casa, ahora toca el turno de conocer cuales son las herramientas que tenemos a nuestra disposición para poder trabajar de forma remota.
Equipo informático
El primer elemento necesario e indispensable para poder trabajar desde casa es un equipo informático, ya sea un ordenador de sobremesa o un portátil. A no ser que seas diseñador gráfico, con un equipo de gama media, tendrás más que suficiente para poder realizar tu trabajo de forma remota.
Al tener que pasar mucho tiempo delante del ordenador, si optamos por un portátil por cuestión de espacio, lo primero que debemos tener en cuenta es el tamaño de la pantalla: cuanto más grande, mejor, a no ser que tengamos un monitor o televisor en casa al que podamos conectar el portátil. Si no quieres gastarte mucho dinero, en infocomputer puedes encontrar ordenadores de segunda mano a muy buen precio y con garantía.
Aplicaciones para organizar el trabajo
Trello
Cómo organizar el trabajo es lo primero y principal que debemos tener en cuenta a la hora trabajar desde casa. En este sentido, Trello para llevar el control de nuestro trabajo a distancia es una de las mejores opciones disponibles actualmente en el mercado. Esta aplicación nos permite crear un tablero donde podemos añadir y repartir las diferentes tareas que tienen que hacer los empleados / departamento de la empresa.
Asana
Asana, nos ofrece prácticamente la misma funcionalidad que Trello pero está más orientada a proyectos, proyectos que tienen fecha de entrega, cuenta con una serie de responsables y requieren de una serie de desarrollos independientes para poder llevarse a cabo. A diferencia otros servicios de este tipo, cada uno de los proyectos puede incorporar archivos necesarios para su desarrollo o consulta.
Aplicaciones de comunicación
Microsoft Team
A día de hoy nadie puede negar que la suite Office 365 es la mejor solución de ofimática para crear cualquier tipo de documento. En los últimos años, Microsoft se ha centrado en desarrollar el trabajo en la nube además de integrar sus diferentes plataformas en Ofiice para que toda la información necesaria esté a un clic de ratón.
Para mejorar la comunicación dentro de la empresa, tenemos a nuestra disposición Microsoft Team, una fantástica herramientas de comunicación que se integra con Office 365. No solo nos permite mantener conversaciones en grupo, sino que además también nos permite realizar videollamadas, por lo que es la solución todo en uno más completa para trabajar desde casa.
Slack
Slack es una herramienta de mensajería y llamadas como puede ser cualquier otra, pero a diferencia de estas, Slack nos permite crear diferentes salas de chat, denominados Canales, para tratar diferentes temas o proyectos. Permite enviar archivos, crear eventos, salas de reuniones virtuales…
Aplicaciones para escribir, crear hojas de cálculo o presentaciones
Office 365
El rey de las aplicaciones ofimáticas es y seguirá siendo Office. Office está compuesto por diferentes aplicaciones como Word, Excel, Powerpoint, One Note y Access. Todas ellas están disponibles vía navegador excepto Access, aunque podemos descargarlas directamente en nuestro equipo si no queremos utilizarlas vía online.
El número de funciones que nos ofrecen todas estas aplicaciones es prácticamente ilimitado, por algo lleva 40 años en el mercado. Office 365 no es gratuito, sino que requiere de una suscripción anual, suscripción anual que para 1 usuario tiene un precio de 69 euros (7 euros al mes) y que además nos ofrece 1 TB de almacenamiento en OneDrive y la posibilidad de utilizar las aplicaciones tanto en iOS como en Android. Si además utilizas Microsoft Teams y Skype, la integración que vas a encontrar no está disponible en ningún otro conjunto de aplicaciones de productividad.
iWork
El Office 365 de Apple se llama iWork, y está compuesto por Pages (procesador de texto), Numbers (hojas de cálculo) y por Keynote (presentaciones). Este software está disponible para su descarga de forma totalmente gratuita a través de la Mac App Store. En cuanto a funciones, nos ofrece un gran número, pero no al nivel que podemos encontrar en Office 365.
El formato de estas aplicaciones, no es compatible con las aplicaciones que nos ofrece Microsoft a través de Office 365, por lo que debemos exportar el documento a un formato de Word, Excel y Powerpoint si tenemos que compartirlo con otras personas que no utilicen iWork.
Google Docs
La herramienta gratuita que Google pone a nuestra disposición se denomina Google Docs, herramienta que está formada por las aplicaciones web Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones formularios. Estas aplicaciones solo funcionan vía navegador, no se pueden descargar en nuestro equipo.
El número de funciones que nos ofrece es muy limitado, sobre todo si lo comparamos con Office 365 de Microsoft, sin embargo, para crear cualquier tipo de documento sin muchas florituras es más que suficiente. Eso si, hay que tener en cuenta que los archivos se crean en un formato que no son compatible con Office 365 ni con iWork de Apple.
Aplicaciones de videollamadas
Skype
Si tu empresa ha adoptado la solución Office 365, la mejor solución para disfrutar de la integración que nos ofrece Microsoft con todas sus aplicaciones es Skype. Skype nos permite realizar videollamadas con hasta 50 usuarios, compartir la pantalla de nuestro equipo, enviar archivos, grabar las videollamadas y demás de ser una plataforma de mensajería.
Skype no solo está disponible en todos los ecosistemas de escritorio y móviles, sino que además, también funciona vía web, es decir, a través de un navegador sin necesidad de instalar ningún software en nuestro equipo.
Zoom
Zoom es otros de los servicios que podemos utilizar para hacer videollamadas de trabajo. De forma gratuita, nos permite juntar hasta 40 personas en una misma sala, con una duración máxima de la videollamada de 40 minutos. Si hacemos uso de la versión de pago, el número máximo de participantes en una videollamada se incrementa hasta 1.000.
Aplicaciones para conectarse de forma remota
TeamViewer
Si el programa de gestión de tu empresa, no ofrece una solución para trabajar de forma remota, TeamViewer puede ser la solución que estás buscando, ya que nos permite conectarnos de forma remota con otro equipo e interactuar con él, ya sea para utilizar una aplicación, copiar archivos… TeamViewer está disponible tanto para Windows como para macOS, Linux, iOS, Android, Raspberry Pi y Chrome OS.
Escritorio Remote de Chrome
Chrome, a través de una extensión, también nos permite gestionar de forma remota un equipo, pero a diferencia de TeamViewer, no podemos compartir archivos, por lo que dependiendo de nuestras necesidades, es probable que esta opción gratuita sea mejor que la de pago que nos ofrece TeamViewer.
Tanto TeamViewer como Escritorio Remote de Chrome requieren de un equipo conectado de forma remota y que se encuentre encendido las 24 horas del día, pero esa la única solución disponible a día de hoy para trabajar de forma remota ni el programa de gestión de nuestra empresa no ofrece esa opción.
VPN
Si tenemos la suerte de que nuestra empresa disponga de la posibilidad de hacer uso del programa de gestión de forma remota, lo primero que debemos hacer es contratar una VPN para que la comunicación entre nuestro equipo y el servidores de la empresa esté encriptada en todo momento y nadie ajeno a la misma, pueda interceptar nuestras comunicaciones.