มีบางโปรแกรมที่เราใช้จริงทุกวันบนคอมพิวเตอร์ของเรา Microsoft Word เป็นหนึ่งในนั้นซึ่งจำเป็นในชีวิตประจำวันของผู้ใช้หลายล้านคน ไม่ว่าจะสำหรับการทำงานหรือการศึกษาเป็นเรื่องปกติที่เราจะต้องแก้ไขเอกสารโดยใช้โปรแกรมนี้ ด้วยเหตุนี้เราจึงสามารถเข้าถึงฟังก์ชั่นมากมายแม้ว่าโดยปกติจะมีบางแง่มุมที่มักจะยากสำหรับผู้ใช้จำนวนมากเมื่อใช้งาน
การสร้างดัชนีใน Word เป็นสิ่งที่มักนำเสนอปัญหา สำหรับผู้ใช้จำนวนมาก แม้ว่าจะเป็นสิ่งที่เราทำได้ด้วยวิธีง่ายๆจริงๆ ต่อไปเราจะบอกคุณถึงวิธีที่เราสามารถสร้างดัชนีในตัวแก้ไขเอกสารสำหรับทุกโอกาสที่เราจำเป็นต้องใช้
ปรับเปลี่ยนรูปแบบของชื่อเรื่อง
ก่อนเริ่มสร้างดัชนีในเอกสารใน Word สิ่งสำคัญคือเราต้องใช้ รูปแบบที่ถูกต้องในชื่อเรื่อง. สิ่งปกติคือเมื่อเราแก้ไขเอกสารเราจะใช้ชื่อเรื่องสำหรับแต่ละส่วนและส่วนย่อยที่อยู่ในเอกสารนั้น แต่จำเป็นอย่างยิ่งที่เราต้องใช้รูปแบบที่เหมาะสมซึ่งเรามีอยู่ในเอกสารดังกล่าว (หัวข้อ 1, หัวข้อ 2 ฯลฯ ) เนื่องจากดัชนีจะขึ้นอยู่กับสิ่งนี้ในขณะที่สร้างขึ้น
ดังนั้นหากเรามีรูปแบบเหล่านี้ที่ใช้ในเอกสารอยู่แล้ว จากนั้นการสร้างดัชนีดังกล่าวจะง่ายมาก. เนื่องจากดัชนีจะใช้ชื่อเหล่านี้ในการสร้างระดับและจะแสดงบนหน้าจอโดยตรง ดังนั้นเราจะไม่ต้องทำอะไรอีกในแง่นี้สบายจริงๆ
ดังนั้นจึงเป็นการดีที่จะไปที่เอกสารนี้ใน Word และใช้รูปแบบเหล่านี้ในชื่อเรื่องที่อยู่ในแต่ละส่วนในนั้น วิธีทำนั้นง่ายมากจริงๆดังที่คุณเห็นในภาพ คุณเพียงแค่ต้องเลือกชื่อเรื่องหรือระดับที่จะใช้เพื่อที่จะใช้ การทำเช่นนี้จะช่วยให้เราสามารถจัดทำดัชนีที่เป็นปัญหาได้อย่างสมบูรณ์แบบเมื่อสร้างดัชนีดังนั้นจึงช่วยประหยัดเวลาได้มากในเรื่องนี้ เมื่อเราแก้ไขแล้วเราก็พร้อมที่จะสร้างดัชนีดังกล่าว
สร้างดัชนีใน Word
เมื่อเราทำตามขั้นตอนเหล่านี้ในส่วนก่อนหน้าแล้วเราก็พร้อมที่จะเริ่มสร้างดัชนีใน Word ขั้นตอนในการปฏิบัติตามนั้นง่ายมากในขั้นตอนนี้ ก่อนที่คุณจะเริ่มเป็นสิ่งสำคัญ เลื่อนเคอร์เซอร์ไปที่จุดเริ่มต้นของเอกสาร. เนื่องจากดัชนีถูกสร้างขึ้นในตำแหน่งที่เคอร์เซอร์อยู่ดังนั้นเราจึงสามารถทำดัชนีได้โดยไม่ได้ตั้งใจที่อยู่ตรงกลางของเอกสารดังกล่าว เมื่อเราวางเคอร์เซอร์ไว้ที่จุดเริ่มต้นเราก็เริ่มได้เลย
อย่างแรกที่เราต้องทำ คือการคลิกที่ส่วนการอ้างอิงซึ่งอยู่ที่ด้านบนสุดของเอกสารใน Word เมื่อคลิกที่ตัวเลือกในส่วนนี้จะปรากฏขึ้น เราดูด้านล่างที่ด้านซ้ายของหน้าจอซึ่งเราจะเห็นตัวเลือกที่เรียกว่าสารบัญ คลิกที่มันและเมนูตามบริบทจะปรากฏขึ้น
จากนั้นเราจะสามารถเห็นว่ามีโมเดลดัชนีสองสามแบบออกมาซึ่งเราสามารถเลือกได้ เราจะต้องเลือกหนึ่งในนั้นหลังจากนั้นไม่กี่วินาทีจะปรากฏในเอกสาร Word ของเรา เมื่อเลือกคุณจะเห็นว่าชื่อเรื่องหรือส่วนที่เราสร้างไว้ก่อนหน้านี้แสดงอยู่ในดัชนีดังกล่าวแล้ว เราจึงไม่ต้องเพิ่มอะไรด้วยตนเอง สะดวกสบายมากในเรื่องนี้ นอกจากนี้เมื่อเราเพิ่มชื่อเรื่องใหม่พวกเขาจะรวมอยู่ในดัชนีดังกล่าวโดยอัตโนมัติ
ดังนั้นการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่เราแนะนำในเอกสารนี้เช่นหมายเลขหน้าที่เริ่มต้นบทการเปลี่ยนแปลงนี้จะแสดงในดัชนีนั้น ดังนั้นทุกอย่างจะดีในเรื่องนี้ สิ่งปกติในกรณีเหล่านี้คือดัชนีนี้ถูกป้อนในเอกสารใน Word ในตอนท้าย เมื่อเราแก้ไขเสร็จแล้วเพื่อให้ทุกอย่างง่ายขึ้นในแง่นี้ นอกจากนี้ยังเสนอความเป็นไปได้ที่จะแก้ไขในตอนเริ่มต้น แต่ละคนต้องเลือกตัวเลือกที่ดูเหมือนสะดวกสบายที่สุดในแต่ละกรณี
ปรับแต่งดัชนี
ดัชนีใด ๆ ที่เราสร้างขึ้นในเอกสารใน Word สามารถปรับแต่งได้. มีฟังก์ชั่นสำหรับพวกเขาเพื่อให้ผู้ใช้แต่ละคนสามารถปรับแต่งได้ตามเอกสารที่พวกเขาสร้างขึ้น วิธีเข้าสู่ฟังก์ชั่นนี้ง่ายมากคล้ายกับขั้นตอนที่เราใช้สร้าง
ดังนั้นเราต้องเข้าสู่ส่วนการอ้างอิงที่ด้านบนของหน้าจอ จากนั้นเราคลิกที่ปุ่มสำหรับสารบัญเพื่อให้เมนูตามบริบทในส่วนนั้นปรากฏขึ้น จากนั้นเราจะต้องป้อน ในตัวเลือกที่เรียกว่า«สารบัญที่กำหนดเอง»ซึ่งอยู่ท้ายเมนูตามบริบทนั้น หน้าต่างใหม่จะเปิดขึ้นบนหน้าจอ
ในหน้าต่างนี้เรามีชุดตัวเลือกสำหรับปรับแต่งดัชนีนี้ที่เราจะใช้ใน Word ตัวเลือกที่แสดงในหน้าต่างนี้ ได้แก่ :
- แสดงหมายเลขหน้า: หากเราต้องการให้ดัชนีนี้แสดงหน้าที่เริ่มต้นบท
- การใช้ไฮเปอร์ลิงก์: เราสามารถใช้การเชื่อมโยงหลายมิติในชื่อดัชนีเพื่อให้การคลิกที่หนึ่งจะนำเราไปยังหน้าที่มีปัญหา จะมีประโยชน์มากโดยเฉพาะในเอกสารที่ค่อนข้างยาวช่วยอำนวยความสะดวกในการนำทาง
- รูปแบบ: นอกจากนี้เรายังสามารถเลือกรูปแบบที่เราต้องการใช้ในชื่อดัชนีมีหลายตัวเลือกให้เลือกเพื่อให้สามารถปรับแต่งดัชนีดังกล่าวได้ตลอด
- แสดงระดับ: เป็นไปได้ที่จะเลือกระดับที่เราต้องการให้แสดงในดัชนีใน Word นี่คือสิ่งที่ขึ้นอยู่กับระดับที่เราใช้ในชื่อเรื่องเหล่านั้นในเอกสาร หากเราใช้ Title 1, 2, 3, 4 แล้วเราจะต้องใช้สี่ระดับ ต้องปรับให้เข้ากับการใช้ชื่อเรื่องเหล่านี้
เมื่อมีการแนะนำการเปลี่ยนแปลงที่เราต้องการแล้วเราสามารถให้คุณยอมรับและ ดัชนีที่เป็นปัญหาเป็นไปตามที่เราต้องการ. เราสามารถพิมพ์เอกสารดังกล่าวหรือส่งทางไปรษณีย์หรืออะไรก็ได้ที่ต้องทำ อย่างที่คุณเห็นการสร้างดัชนีใน Word นั้นไม่ซับซ้อน