OneNote es mucho más que un bloc de notas digital: es un espacio flexible donde mezclar texto, imágenes, audio, vídeo, tablas, tareas y dibujos, y además sincronizarlo en todos tus dispositivos. Si te organizas bien, puede convertirse en tu centro de operaciones para estudiar, trabajar o gestionar proyectos sin perder ni un detalle.
En esta guía reunimos y reescribimos los mejores trucos, atajos y usos avanzados: organización eficiente con blocs, secciones y páginas; etiquetas, OCR, plantillas, integraciones con Outlook y Teams, capturas web, modos de vista, protección con contraseña, y casos de uso profesionales como ventas, formación y wiki de equipo. Todo, en un único artículo práctico y en español de España.
Organízate como un pro: blocs, secciones, páginas y subpáginas
La arquitectura de OneNote es jerárquica: crea varios blocs de notas, divide cada uno en secciones y dentro de ellas añade páginas y subpáginas. Esa estructura te permite separar por proyectos, materias o clientes y mantenerlo todo ordenado y accesible.
- Mueve las pestañas de páginas a la izquierda si te resulta más cómodo. Desde Archivo > Opciones > Presentación puedes activar la opción de ver las pestañas de página en el lateral izquierdo y así alinearlas con tu flujo de lectura.
- Combina secciones duplicadas o solapadas sin miedo a perder contenido: clic derecho en la pestaña de la sección > Combinar en otra sección y elige el destino para unificarlo en un mismo espacio.
- Agrupa secciones relacionadas para proyectos grandes. Clic derecho en una sección > Nuevo grupo de secciones, nómbralo y traslada dentro las secciones afines. Al cambiar de grupo, verás sólo sus secciones, lo que reduce el ruido.
- Colorea, renombra, protege y comparte: con clic derecho sobre secciones, páginas o blocs puedes cambiar el color, renombrar, mover o copiar, exportar, copiar vínculos para compartir y proteger con contraseña secciones sensibles.
Comparte y colabora: blocs para equipo y control de acceso
- Comparte un bloc completo para trabajo colaborativo. En Archivo > Información > Configuración > Compartir o mover, invita por correo y decide si pueden editar o sólo ver. Ideal para separar un bloc personal de otro compartido con tu equipo.
- En la app moderna, también puedes ir a Archivo > Compartir > Compartir con otras personas, añadir direcciones y un mensaje. Ajusta permisos por persona y revoca acceso cuando lo necesites.
- Protege secciones con contraseña si manejas datos privados (coaching, RR. HH., diario). Cuando bloqueas una sección, todas sus páginas quedan inaccesibles sin la clave. Escoge bien la contraseña: si la olvidas, no se puede recuperar.
- Usa OneDrive o SharePoint para que tus blocs estén en la nube, sincronizados y compartibles entre dispositivos; después decide quién accede a cada bloc con enlaces de sólo lectura o edición.
Escritura libre y formato: cuadros de texto, estilos y renglones
- Escribe donde quieras en la página: haz clic en cualquier punto y OneNote creará un contenedor de texto que podrás redimensionar y mover. Es útil para esquemas visuales, mapas mentales o tomar ideas sueltas y ordenarlas después.
- Aplica formato profesional desde Inicio: fuente, tamaño, color, negrita, cursiva, subrayado, listas, sangrías y estilos (títulos, citas…). Cada contenedor se comporta como un mini procesador de texto.
- Activa renglones o cuadrículas en Vista > Renglones para escribir alineado, elegir tipos de pauta o cuadrícula y su color. Facilita la toma de apuntes ordenados y dibujar diagramas básicos.
- Cambia el color de la página (Vista > Color de página) para diferenciar visualmente temas o prioridades. El código de color es un gran truco de productividad cuando crece el número de notas.
- Modo oscuro disponible: en Archivo > Opciones > General, elige el tema ‘Negro’ para descansar la vista en entornos con poca luz. Los colores de tus notas se adaptan automáticamente.
Etiquetas inteligentes: ordena por significado, no sólo por ubicación
- Las etiquetas (tags) te ahorran tiempo: marca tareas, elementos importantes, teléfonos, preguntas, ideas o crea etiquetas personalizadas. Luego, usa la búsqueda de etiquetas para localizar lo clave, aunque esté repartido por varios blocs.
- Etiqueta fragmentos concretos: no sólo páginas completas. Clic derecho en la barra de un contenedor de texto > Etiquetas y aplica la que corresponda. Así encuentras un número o idea sin tener que revisar toda la página.
- Integra tareas con Outlook: selecciona una lista o línea, clic derecho > Etiquetar como tarea pendiente y escoge vencimiento (hoy, mañana, etc.). La tarea aparecerá también en Outlook para darle seguimiento y marcarla como completada.
Plantillas y personalización: páginas a medida y cinta ajustada
- Plantillas de página para ahorrar tiempo: Insertar > Plantillas de página, elige diseños prediseñados (reuniones, listas, fondos decorativos…) o guarda cualquier página propia como plantilla para reutilizar su estructura.
- Personaliza la cinta de opciones. Clic derecho en cualquier parte de la cinta > Personalizar la cinta de opciones y añade los comandos que más usas para tener siempre a mano.
- Autocorrección a tu servicio: Archivo > Opciones > Revisión > Opciones de autocorrección y crea tus abreviaturas inteligentes (por ejemplo, escribir pq que se expanda a porque, o textos frecuentes).
- Revisión de texto y traducción: en Revisar encontrarás corrector, diccionarios de sinónimos y traductor por contenedor de texto, útil para limpiar apuntes o traducir fragmentos.
Captura total: imágenes, OCR, audio, vídeo, PDF y páginas web
- Inserta imágenes de cámara, archivos o en línea: Insertar > Imágenes y elige la fuente. También puedes pegar capturas de pantalla directamente en la página donde estás trabajando.
- Extrae texto de imágenes con OCR: clic derecho sobre una imagen > Copiar texto de la imagen. Funciona especialmente bien con documentos impresos; la letra manuscrita puede requerir repaso.
- Adjunta archivos o inserta su ‘copia impresa’: arrastra y suelta documentos a OneNote para adjuntarlos o elige Insertar copia impresa para volcar su contenido como páginas con las que anotar encima.
- Edita adjuntos con doble clic sin necesidad de descargar y volver a subir; elige con qué aplicación abrir y guarda cambios.
- Importa desde Imprimir: en Word, Edge o cualquier app, elige la impresora ‘Enviar a OneNote’ para seleccionar dónde volcar el PDF o documento en tu bloc.
- Graba audio o vídeo dentro de la nota: Insertar > Grabación y elige audio o vídeo. Se crea un cuadro con fecha y espacio para anotar. Perfecto para reuniones o para tener contexto antes de grabar.
- Inserta vídeos en línea: Insertar > Vídeo en línea, pega la URL y visualiza el vídeo dentro de tu página como referencia enriquecida.
- Recorta la web con OneNote Web Clipper: la extensión para Chrome, Edge y Firefox recorta páginas, fragmentos, imágenes o PDFs y los envía a tu bloc para consultarlos después en cualquier dispositivo.
Integración con el ecosistema Microsoft: Outlook, OneDrive, Teams y más
- OneNote juega en equipo con Outlook: convierte líneas en tareas, envía páginas por correo (Inicio > Correo electrónico > Enviar página por correo electrónico) y vincula páginas a eventos del calendario y asistentes de tus reuniones.
- Notas rápidas y Sticky Notes: en la app móvil y web verás tus notas rápidas integradas; son perfectas para capturar ideas en segundos y retomarlas en el PC. En Android, añade los widgets de texto, audio e imagen a tu pantalla de inicio.
- Digitaliza con Microsoft Lens: escanea documentos, pizarras o recibos y envíalos a OneNote con OCR para hacerlos buscables y anotables.
- OneDrive y SharePoint son la base para sincronizar y compartir. En equipos, OneNote dentro de Microsoft Teams y sitios de SharePoint es ideal para proyectos compartidos y playbooks vivos.
Vista, productividad y atajos: domina la herramienta
- Acopla OneNote al escritorio para tomar notas mientras trabajas con otras apps: Vista > Acoplar al escritorio. Tendrás OneNote siempre visible en un lateral.
- Calculadora integrada: escribe una operación y, tras el signo igual, pulsa la barra espaciadora para que aparezca el resultado al instante (por ejemplo, 25*4= y espacio).
- Atajos imprescindibles en Windows:
– Ctrl+Shift+M: ventana de notas rápidas
– Ctrl+N: nueva página
– Alt+Shift+D: insertar fecha y hora
– Ctrl+E: buscar en todas las notas
– Ctrl+1/2/3…: etiquetas como Pendiente, Importante, Pregunta, Recordar, Definición
– Ctrl+N (negrita), Ctrl+K (cursiva), Ctrl+S (subrayado)
– Ctrl+Alt+D: acoplar OneNote - Personaliza también el teclado mental: crea tu propia tabla de equivalencias de etiquetas y atajos que uses a diario para etiquetar, buscar y moverte sin quitar las manos del teclado.
Casos de uso avanzados en ventas, formación y proyectos
- Reuniones de ventas con plantillas útiles: crea una página con campos para asistentes, datos de contacto, estilo de comunicación del comprador y preguntas clave. Termina siempre con ‘próximos pasos’ y conviértelos en Tareas de Outlook para no olvidar nada.
- Coaching comercial con privacidad: una sección por cada persona, protegida con contraseña. Usa plantillas como GROW y tras cada sesión envía un resumen de acciones acordadas. Este tutorial te ayuda a sacarle más partido en diferentes plataformas.
- Revisiones de rendimiento: registra hitos y métricas con cuadros de mando sencillos y anota acuerdos. Puedes alojarlo en secciones privadas o separarlo del coaching según tu proceso.
- Formación y onboarding: organiza módulos como secciones y lecciones como páginas con texto, vídeo y audio. Añade cuestionarios con Microsoft Forms y reutiliza las lecciones como plantillas. Ideal para incorporar nuevos miembros.
- OneNote como ‘mini CRM’ para proyectos de venta complejos: si no usas un CRM formal, descarga una plantilla tipo Kanban (por ejemplo, las de Auscomp) y gestiona oportunidades por tarjetas. .
- Agenda de reunión de equipo: crea una plantilla de orden del día que puedas clonar con un clic en cada reunión. Si grabas las sesiones (cuando proceda), los ausentes podrán ponerse al día sin fricción.
- Lista de tareas priorizada tipo Eisenhower: construye un tablero con cuatro zonas y ejemplos de tareas:
– Crisis: urgente/importante
– Productividad: no urgente/importante
– Distracción: urgente/no importante
– Residuos: no urgente/no importante - Diario personal o de ventas: anota objetivos, reflexiones y aprendizajes en 5-10 minutos diarios. Mejorarás enfoque, memoria y bienestar; muchos vendedores lo consideran transformador.
Funciones básicas que no fallan: crear, escribir, guardar, vincular e imprimir
- Crear un bloc nuevo: en la lista de blocs (esquina superior izquierda), pulsa ‘+ Bloc de notas’, ponle nombre y listo. Cambia entre blocs desde ese mismo panel.
- Escribir y dibujar: haz clic en cualquier sitio y escribe; añade un título encima de la fecha o hora si quieres. En dispositivos táctiles, en la pestaña Dibujar elige lápiz, grosor y color para notas a mano o subrayados; borra con el borrador cuando lo necesites.
- Guardado automático: OneNote guarda y sincroniza al vuelo. Si te equivocas, usa Deshacer. No hay botón de guardado, así que céntrate en crear.
- Seleccionar texto con el dedo: pulsa dos veces sobre el texto y ajusta los controladores para copiar, mover, formatear o eliminar contenido desde móvil o tableta.
- Insertar vínculos: selecciona texto > Insertar > Vínculo, cambia el ‘Texto para mostrar’ si procede y pega la dirección en ‘Dirección’.
- Tablas rápidas: Insertar > Tabla para crear una tabla 1×2 y crecerla con Tab y Enter. Usa la pestaña Tabla para formato avanzado.
- Añadir páginas y secciones: en las listas laterales, pulsa ‘+ Página’ o ‘+ Sección’ y nómbralas. Usa subpáginas para desglosar temas complejos en partes más pequeñas.
- Imprimir notas: elige impresora, orientación, copias y qué quieres imprimir (página, sección o bloc). Para PDF, selecciona ‘Imprimir en PDF de Microsoft’.
Trucos extra para ganar tiempo cada día
- Envía páginas por correo con el diseño tal cual las ves: Inicio > Correo electrónico > Enviar página por correo electrónico y deja que Outlook gestione el envío (ajusta tu firma en opciones si deseas).
- Captura PDFs o documentos Word sin complicaciones usando la impresora ‘Enviar a OneNote’ y decide en qué sección y página aterrizará el contenido.
- Vincula reuniones, correos y contactos cuando trabajes en proyectos de clientes: tendrás contexto, decisiones y próximos pasos en un solo lugar.
- Usa códigos de color y emojis discretos en nombres de secciones para distinguir áreas críticas rápidamente en la lista lateral.
- Centraliza un wiki de equipo con procesos, SOPs y listas de verificación. Gracias a etiquetas y búsqueda, podrás localizar cada procedimiento en segundos, incluso sin conexión si se sincronizó previamente.
