- Hãy kiểm tra xem máy in có hỗ trợ Wi-Fi hay không và máy in cũng như máy tính có cùng kết nối mạng (cùng SSID và băng tần); hãy chuẩn bị sẵn mật khẩu.
- Cài đặt trình điều khiển chính thức và nếu Windows không nhận diện được, hãy thêm máy in bằng địa chỉ TCP/IP hoặc sử dụng WPS/Wi-Fi Direct tùy thuộc vào khả năng hỗ trợ.
- Kiểm tra tường lửa/phần mềm diệt virus, trạng thái "Ngoại tuyến" và địa chỉ IP; khởi động lại thiết bị và tham khảo các công cụ của nhà sản xuất để chẩn đoán và bảo trì.
Việc thiết lập máy in trên mạng Wi-Fi tại nhà hoặc văn phòng của bạn dễ hơn bạn nghĩ một khi bạn đã biết cách thao tác qua các menu của Windows và các tùy chọn của chính máy in. Tuy nhiên, vẫn có những điểm quan trọng cần lưu ý—chẳng hạn như chọn phương thức kết nối chính xác (Wi-Fi, WPS hoặc Wi-Fi Direct) , quản lý địa chỉ IP và đảm bảo trình điều khiển của bạn được cập nhật—những yếu tố tạo nên sự khác biệt giữa việc thiết lập thành công ngay lần đầu và gặp phải lỗi sau này.
Hướng dẫn này cung cấp các bước chi tiết từng bước cho Windows 10 và Windows 11, cùng với các giải pháp thay thế hữu ích nếu máy tính của bạn không nhận diện được máy in, nếu bạn muốn kết nối qua IP/TCP, hoặc nếu bạn cần sử dụng WPS hoặc Wi-Fi Direct . Chúng tôi cũng bao gồm hướng dẫn cài đặt trình điều khiển, hướng dẫn cách làm việc với các máy in không có Wi-Fi (bằng cách kết nối qua Ethernet), và phần khắc phục sự cố toàn diện để đảm bảo bạn có thể xử lý mọi tình huống.
Trước khi bạn bắt đầu: các yêu cầu và khả năng tương thích
Bước đầu tiên là xác nhận rằng máy in của bạn hỗ trợ kết nối không dây và mạng của bạn đang hoạt động bình thường. Nhiều máy in hiện đại hiển thị thông tin này trên hộp hoặc bảng điều khiển, nơi bạn sẽ tìm thấy các tùy chọn Cài đặt Mạng/Wi-Fi . Nếu không, hãy tham khảo sách hướng dẫn sử dụng hoặc trang web của nhà sản xuất để xác minh kiểu máy của bạn.
Hãy đảm bảo máy tính và máy in của bạn được kết nối với cùng một mạng Wi-Fi (cùng SSID) . Nếu mạng Wi-Fi của bạn có hai băng tần riêng biệt là 2,4 GHz và 5 GHz, hãy cố gắng sử dụng cùng một băng tần để dễ dàng nhận diện hơn và tránh nhầm lẫn với các tên tương tự.
Hãy chuẩn bị sẵn mật khẩu mạng của bạn . Nếu SSID bị ẩn, bạn sẽ cần nhập thủ công từ bảng điều khiển của máy in. Một số kiểu máy cũng cho phép bạn gán địa chỉ IP tĩnh ; điều này không bắt buộc, nhưng nó giúp định vị máy in thông qua TCP/IP và ngăn ngừa việc thay đổi địa chỉ IP do DHCP gây ra.
Trên máy tính Windows, các trình điều khiển cơ bản thường được cài đặt tự động. Tuy nhiên, nhà sản xuất cung cấp các bộ phần mềm với các tính năng bổ sung (quét nâng cao, bảo trì, mức tiêu thụ mực, v.v.). Hãy cân nhắc cài đặt phần mềm chính thức nếu bạn muốn sử dụng tất cả các tính năng.
Lưu ý thêm, nếu bạn kết nối máy in qua USB hoặc cáp (cục bộ/có dây), Windows thường sẽ tự động nhận diện. Nếu không, bạn có thể thêm thủ công trong Cài đặt > Thiết bị > Máy in & máy quét bằng nút "Thêm máy in hoặc máy quét".
Kết nối máy in với mạng Wi-Fi (từ bảng điều khiển)
Hầu hết các máy in có màn hình đều cho phép cấu hình trực tiếp. Vào menu Cài đặt Mạng hoặc Không dây , chọn SSID của bạn và nhập mật khẩu. Nếu SSID bị ẩn, hãy nhập thủ công hoặc bật tính năng tìm kiếm mạng nâng cao.
Một số kiểu máy tự động in trang trạng thái với các thông tin hữu ích (địa chỉ IP, cường độ tín hiệu, trạng thái kết nối). Trang này có thể rất quan trọng để thêm máy in bằng địa chỉ TCP/IP nếu tính năng tự động phát hiện của Windows không liệt kê máy in đó.
Nếu bộ định tuyến của bạn chia tín hiệu thành nhiều băng tần, hãy kiểm tra xem máy in có hỗ trợ 5 GHz hay không; nhiều máy chỉ hoạt động trên 2,4 GHz. Bạn sẽ thấy rằng khi tín hiệu ổn định, biểu tượng Wi-Fi trên máy in sẽ sáng liên tục hoặc xuất hiện dấu tích cho biết kết nối thành công.
Những ai thích điều chỉnh mọi thứ thủ công có thể gán địa chỉ IP tĩnh cho máy in (trong phạm vi mạng LAN của bạn) để dễ dàng thêm nó vào Windows sau này bằng phương pháp TCP/IP.
Trong một số trường hợp, quá trình thiết lập ban đầu được thực hiện bằng trình hướng dẫn trên máy tính hoặc thiết bị di động do nhà sản xuất cung cấp. Điều đó hoàn toàn ổn: mục tiêu vẫn như nhau - kết nối máy in với mạng Wi-Fi của bạn và ghi lại thông tin đăng nhập chính xác.
Thêm máy in vào Windows 10 và Windows 11
Sau khi máy in đã được kết nối với Wi-Fi, đã đến lúc thêm nó vào hệ thống. Trong Windows 10, hãy vào Start > Settings > Devices > Printers & scanners và nhấp vào "Add a printer or scanner". Windows sẽ tìm kiếm các thiết bị trên mạng, và nếu mọi thứ hoạt động bình thường, chỉ cần chọn máy in và nhấp vào "Add device ".
Trong Windows 11, quy trình tương tự: vào Cài đặt > Bluetooth & thiết bị > Máy in & máy quét và chọn “Thêm thiết bị”. Trình hướng dẫn sẽ cố gắng tự động cài đặt trình điều khiển tương thích và chuẩn bị thiết bị để in.
Nếu máy in của bạn không xuất hiện, đừng lo lắng. Bạn sẽ thấy một liên kết có tiêu đề "Máy in tôi muốn không có trong danh sách ". Từ đó, bạn có thể tìm kiếm các máy in cũ hơn, thêm máy in qua Bluetooth hoặc, hữu ích nhất, thêm máy in bằng địa chỉ TCP/IP hoặc tên máy chủ . Điều này rất hữu ích khi bạn biết địa chỉ IP của máy in và quá trình tìm kiếm thất bại.
Để thêm máy in bằng địa chỉ IP, hãy chọn “Thêm máy in bằng địa chỉ TCP/IP hoặc tên máy chủ”, chọn “Thiết bị TCP/IP ”, nhập địa chỉ (ví dụ: 192.168.1.85) và làm theo hướng dẫn. Bạn có thể đổi tên máy in, quyết định có chia sẻ máy in hay không và đặt nó làm máy in mặc định.
Trong các phiên bản Windows cũ hơn, bạn cũng có thể truy cập chức năng này thông qua Bảng điều khiển > Thiết bị và Máy in > “Thêm máy in mạng, không dây hoặc Bluetooth”. Cách làm tương tự và vẫn hữu ích nếu bạn thích giao diện bảng điều khiển cổ điển hoặc đang sử dụng Windows 7/8.
Kết nối WPS: nhanh nhưng có những sắc thái riêng
WPS (Wi-Fi Protected Setup) cho phép bạn kết nối máy in với bộ định tuyến mà không cần nhập mật khẩu mạng. Thao tác rất đơn giản: chỉ cần nhấn và giữ nút WPS trên máy in cho đến khi đèn nhấp nháy, sau đó nhấn nút WPS trên bộ định tuyến để ghép nối hai thiết bị.
Quá trình này có thể mất một hoặc hai phút. Trên một số mẫu máy, thay vì nút vật lý, bạn sẽ tìm thấy tùy chọn WPS trong menu của máy in (mã PIN hoặc nút ảo). Làm theo hướng dẫn trên bảng điều khiển và đợi máy xác nhận kết nối.
Hãy nhớ rằng WPS thường hoạt động với mạng WPA/WPA2 . Trong môi trường đã sử dụng WPA3, nó có thể bị vô hiệu hóa hoặc không tương thích vì lý do bảo mật. Một số bộ định tuyến thậm chí còn vô hiệu hóa WPS theo mặc định; bạn sẽ cần tạm thời bật nó nếu muốn sử dụng.
Quan trọng: WPS đã được chứng minh là dễ bị tấn công bằng phương pháp vét cạn mật khẩu. Do đó, chỉ nên sử dụng WPS khi thực sự cần thiết và sau khi ghép nối máy in, hãy tắt WPS và giữ WPA2 hoặc WPA3 làm phương thức mã hóa mạnh mẽ hơn trên bộ định tuyến.
Sau khi kết nối qua WPS, hãy nhớ cài đặt phần mềm in ấn trên máy tính hoặc thiết bị di động của bạn. Ngay cả khi mạng hoạt động bình thường, chức năng in ấn vẫn có thể yêu cầu trình điều khiển cụ thể từ nhà sản xuất.
Wi-Fi Direct: kết nối mà không cần bộ định tuyến
Một số máy in tạo ra mạng Wi-Fi riêng để kết nối trực tiếp với các thiết bị mà không cần điểm truy cập. Trong Windows, mở "Máy in & máy quét", nhấp vào "Thêm máy in hoặc máy quét", và khi cửa sổ hiện ra, chọn "Hiển thị máy in Wi-Fi Direct".
Bạn sẽ thấy thiết bị của mình có tên tương tự như DIRECT- . Chọn máy in, nhấn “Thêm thiết bị” và, nếu được yêu cầu, nhập mã PIN trong vòng 90 giây (mã PIN sẽ hiển thị trên màn hình máy in hoặc được in tự động).
Nếu Windows hiển thị thông báo "Trình điều khiển không khả dụng", hãy truy cập trang web của nhà sản xuất và tải xuống trình điều khiển đã cập nhật. Thông thường, sau khi cài đặt, hệ thống sẽ hoàn tất quá trình cài đặt mà không gặp thêm rắc rối nào và bạn có thể in bình thường.
Sau khi thêm máy in, hãy mở bất kỳ tài liệu nào, chọn Tệp > In, chọn máy in Wi-Fi Direct và xác nhận lệnh in. Với phương pháp này, bạn không cần bộ định tuyến , rất lý tưởng cho những khu vực không có kết nối mạng hoặc để in ấn không thường xuyên.
Hãy nhớ rằng khi sử dụng Wi-Fi Direct, máy tính hoặc thiết bị di động của bạn sẽ kết nối với mạng của máy in, vì vậy bạn sẽ bị ngắt kết nối khỏi mạng Wi-Fi thông thường trong khi in. Sau đó, bạn có thể chuyển lại sang mạng thông thường nếu cần truy cập internet.
Cài đặt trình điều khiển và phần mềm từ nhà sản xuất
Mặc dù Windows cố gắng tự động cài đặt trình điều khiển máy in , nhưng đôi khi tốt nhất là nên thực hiện thủ công. Hãy truy cập trang web của nhà sản xuất, tìm kiểu máy in của bạn, chọn phiên bản chính xác cho hệ thống của bạn (Windows 10/11, 32/64-bit) và tải xuống gói cài đặt.
Lưu tệp vào một vị trí dễ truy cập và chạy nó. Trình hướng dẫn sẽ hướng dẫn bạn qua quá trình cài đặt và có thể yêu cầu bạn bật máy in hoặc xác nhận loại kết nối (Wi-Fi, Ethernet, USB). Làm theo hướng dẫn trên màn hình cho đến khi hoàn tất.
Các gói phần mềm này thường bao gồm các tiện ích bổ sung để quét, quản lý mực/mực in, cập nhật phần mềm hoặc bảo trì đầu in . Nếu bạn muốn tận dụng tối đa máy in của mình, việc cài đặt chúng là rất đáng giá.
Nếu sau khi cài đặt mà bạn vẫn thấy thông báo "không có trình điều khiển", hãy gỡ cài đặt máy in khỏi Cài đặt > Máy in & máy quét (Xóa thiết bị), khởi động lại Windows, rồi thêm lại máy in . Thông thường, cách này sẽ giải quyết mọi xung đột còn lại.
Hãy nhớ rằng bạn cũng có thể sử dụng phương pháp "Máy in tôi muốn không có trong danh sách" để buộc cài đặt bằng địa chỉ TCP/IP nếu tính năng tự động tìm kiếm không hoạt động.
Nếu máy in của bạn không có Wi-Fi: Kết nối qua Ethernet hoặc chia sẻ
Việc sở hữu một máy in không có Wi-Fi và muốn sử dụng nó trên mạng không phải là hiếm gặp. Nếu máy in của bạn có cổng Ethernet, hãy kết nối nó với bộ định tuyến bằng cáp . Nhiều thiết bị sẽ in một trang hướng dẫn với địa chỉ IP được chỉ định và trạng thái mạng, hoặc hiển thị thông tin này trên màn hình.
Sau khi đã tìm thấy địa chỉ IP, hãy mở Máy in và Máy quét trong Windows và sử dụng tùy chọn "Máy in tôi muốn không có trong danh sách" để thêm máy in đó bằng địa chỉ TCP/IP . Nhập địa chỉ IP của máy in, để Windows tự động nhận diện và hoàn tất trình hướng dẫn.
Điều quan trọng cần lưu ý là không phải tất cả các máy in cũ hoặc cơ bản đều hỗ trợ chia sẻ mạng theo mặc định. Tuy nhiên, với kết nối Ethernet đến bộ định tuyến, hầu hết chúng sẽ hoạt động như máy in mạng và có thể truy cập được từ bất kỳ máy tính nào trên cùng mạng LAN.
Trong môi trường Windows 7/8, máy in có thể được chia sẻ bằng HomeGroup . Mặc dù tính năng này đã bị loại bỏ trong các phiên bản hiện đại hơn, nhưng nếu bạn vẫn đang sử dụng các hệ thống đó, bạn sẽ tìm thấy các tùy chọn chia sẻ trong Bảng điều khiển > Mạng và Internet > Chia sẻ.
Nếu không phương án nào khả thi, một giải pháp khác là để máy in kết nối với máy tính qua cổng USB và bật tính năng chia sẻ mạng cho máy in đó, để các máy tính khác trong nhà có thể in thông qua máy tính đó.
Phải làm gì nếu Windows không tìm thấy máy in của bạn
Hãy bắt đầu với những điều cơ bản: xác nhận rằng máy in đã được bật và dây nguồn đã được kết nối đúng cách. Nhiều vấn đề bắt nguồn từ đây. Trên chính máy in, hãy chạy thử nghiệm kết nối Wi-Fi (thường được tìm thấy trong menu mạng) và, nếu có thể, hãy in báo cáo trạng thái.
Nếu thiết bị không nhận diện được, hãy kích hoạt chế độ ghép nối. Trên một số mẫu máy, bạn có thể cần giữ nút nguồn cho đến khi đèn nhấp nháy hoặc bật tùy chọn mạng không dây bị tắt theo mặc định.
Hãy đảm bảo máy tính và máy in của bạn đang kết nối cùng một mạng và không nằm trên các SSID khác nhau nhưng có cùng tên (ví dụ: mạng khách). Nếu bộ định tuyến của bạn cung cấp tùy chọn cách ly AP hoặc máy khách khách, chúng có thể đang cản trở quá trình phát hiện.
Phần mềm diệt virus hoặc tường lửa của bạn có thể đang chặn tìm kiếm hoặc in ấn qua mạng. Hãy tạm thời tắt chúng trong quá trình ghép nối, sau đó bật lại khi bạn hoàn tất . Cân nhắc thêm ngoại lệ cho ứng dụng của nhà sản xuất.
Cách cuối cùng là rút phích cắm máy in trong 30 giây, cắm lại, cài đặt lại trình điều khiển và đảm bảo trạng thái của máy in không phải là "Ngoại tuyến". Bạn cũng có thể xóa máy in khỏi Cài đặt rồi thêm lại.
Tùy chọn nâng cao: Thêm bằng TCP/IP hoặc Máy in mạng có thể khám phá
Nếu quá trình quét không hiển thị gì, hãy sử dụng trình hướng dẫn "Máy in tôi muốn không có trong danh sách". Chọn "Thêm máy in bằng địa chỉ TCP/IP hoặc tên máy chủ ", chọn "Thiết bị TCP/IP", nhập địa chỉ IP (mà bạn đã có từ trang trạng thái hoặc bảng điều khiển), rồi nhấn Tiếp theo.
Nếu trình hướng dẫn tìm thấy máy in, bạn có thể đặt tên cho nó, quyết định có chia sẻ nó hay không và xem nó trong danh sách các máy in đã cài đặt. Phương pháp này rất đáng tin cậy khi quá trình tự động tìm kiếm thất bại nhưng mạng vẫn hoạt động bình thường.
Tùy chọn khác trong trình hướng dẫn là "Thêm máy in mạng, không dây hoặc Bluetooth đã được nhận dạng". Nó sẽ thực hiện quét và liệt kê các máy in được tìm thấy ; chọn máy in của bạn, nhấp vào Tiếp theo và hoàn tất. Kết quả là như nhau: máy in sẽ được thêm vào hệ thống.
Nếu bạn gặp phải một mẫu máy rất cũ hoặc trình điều khiển không có chữ ký số, hãy truy cập trang web của nhà sản xuất và tải xuống gói phần mềm chính xác. Đôi khi có những trình điều khiển PCL/PS chung có thể hoạt động ngay cả khi không có trình điều khiển cụ thể.
Hãy nhớ rằng trên các mạng có bộ định tuyến cũ hoặc bị lọc mạnh, bạn có thể cần bật các giao thức khám phá mạng LAN. Trong trường hợp đó, đường dẫn TCP/IP thường là đường dẫn trực tiếp và an toàn nhất.
Sử dụng máy in trên macOS và thiết bị di động
Trên máy Mac, quá trình thiết lập khá đơn giản: vào menu Apple > Tùy chọn hệ thống > Máy in & Máy quét , nhấn nút "+", chọn máy in của bạn từ danh sách và thêm vào. macOS sẽ tự động tải xuống các trình điều khiển cần thiết trong hầu hết các trường hợp.
Đối với thiết bị di động, cách dễ nhất là cài đặt ứng dụng chính thức của nhà sản xuất (iOS/Android). Hãy đảm bảo điện thoại của bạn đang kết nối cùng mạng Wi-Fi với máy in và làm theo hướng dẫn. Trong nhiều ứng dụng, máy in sẽ xuất hiện như một tùy chọn in trong menu Chia sẻ/In.
Nếu iPhone hoặc iPad của bạn hỗ trợ AirPrint và máy in của bạn tương thích, bạn có thể in từ iPhone hoặc iPad mà không cần cài đặt bất cứ thứ gì. Trên Android, ngoài ứng dụng của nhà sản xuất, dịch vụ in ấn của hệ thống còn nhận diện được nhiều mẫu máy trên thị trường.
Khi sử dụng Wi-Fi Direct từ thiết bị di động, hãy nhớ rằng bạn sẽ kết nối với mạng “DIRECT-…”. Sau khi in, hãy kết nối lại với mạng Wi-Fi thông thường nếu cần để khôi phục kết nối bình thường.
Trên các máy Mac đời mới, nếu không có trình điều khiển nào xuất hiện khi bạn cài đặt chúng, hãy truy cập trang web của nhà sản xuất. Đôi khi có những gói phần mềm với các tính năng quét và bảo trì mở rộng đáng để cài đặt.
Nếu tất cả nghe có vẻ khó hiểu, đừng lo lắng: với các bước hướng dẫn trên Windows và kết nối Wi-Fi ổn định, hầu hết các máy in đều có thể được thêm vào chỉ trong vài phút.
Sau khi đã kiểm tra khả năng tương thích, kết nối máy in với mạng (hoặc qua Ethernet nếu máy không có Wi-Fi) và thêm máy vào Windows thông qua tính năng tự động nhận diện hoặc TCP/IP, việc còn lại là in thử để xác nhận hàng đợi in hoạt động bình thường. Nếu gặp bất kỳ sự cố nào, phần khắc phục nhanh sẽ hướng dẫn các vấn đề thường gặp (phần mềm diệt virus, trạng thái ngoại tuyến, trình điều khiển, WPS, Wi-Fi Direct, địa chỉ IP tĩnh, v.v.) và bạn có thể tìm thấy các bước để khắc phục lỗi in trong Windows.