Muchas veces al trabajar en documentos de Word necesitamos incluir la fecha y la hora actual. Lo más habitual es que estas se usen en informes, certificados, constancias o cualquier tipo de plantilla que se reutilice con frecuencia. Sin embargo, no todo el mundo sabe que Word dispone de funciones que permiten insertar estos datos de forma automática, evitando tener que modificarlos manualmente cada vez que abrimos el archivo.
En este artículo te explicaremos con todo lujo de detalles cómo insertar una fecha y una hora en Microsoft Word que se actualice automáticamente, cuáles son las diferencias entre insertar estos elementos como texto fijo o como campos dinámicos, y cómo puedes editarlos posteriormente. Además, veremos algunas recomendaciones prácticas para que saques el máximo partido a esta funcionalidad tanto en Word como en otras herramientas de Office como Publisher.
¿Qué significa que una fecha se actualice automáticamente en Word?
Cuando insertas la fecha o la hora en un documento de Word, puedes hacerlo de dos maneras:
- Como texto estático: Es simplemente texto que no cambiará a menos que lo edites manualmente.
- Como un campo dinámico: Es decir, un elemento que se actualiza cada vez que el documento se abre o se imprime, dependiendo de cómo lo configures. Word lo trata como un «campo» que puede actualizar su contenido automáticamente.
Cómo insertar una fecha o una hora en Word
Vamos a ver paso a paso cómo puedes añadir estos elementos al documento, y elegir si quieres que se actualicen o no de forma automática:
1. Insertar fecha u hora fija
Este método es útil si la fecha que insertas debe mantenerse igual siempre, por ejemplo, unos minutos antes de firmar un contrato o la fecha en la que se generó un informe.
- Abre tu documento en Word.
- Ve a la pestaña Insertar en la cinta de opciones.
- Haz clic en Fecha y hora.
- En el cuadro que se abre, selecciona el formato que desees (por ejemplo, «28 de junio de 2025», «28/06/2025», etc.).
- No marques la opción que dice Actualizar automáticamente y haz clic en Aceptar.
Resultado: La fecha aparecerá como texto normal y no cambiará al volver a abrir el archivo.
2. Insertar fecha u hora que se actualice automáticamente
Este método es ideal para plantillas o documentos que se reutilizan con frecuencia, como certificados de ingresos o informes diarios.
- Dirígete a la pestaña Insertar.
- Haz clic en la opción Fecha y hora.
- Selecciona el formato de Fecha y/u Hora que más te convenga.
- Activa la casilla Actualizar automáticamente.
- Pulsa en Aceptar.
Resultado: Cada vez que abras el documento, Word actualizará la fecha y la hora con la del sistema en ese momento.
¿Cómo saber si has insertado un campo dinámico?
Una forma visual de saberlo es que, al posicionarte con el ratón sobre la fecha, verás un recuadro gris claro. Eso indica que no es un simple texto, sino un campo de Word que se puede editar o actualizar.
Editar un campo de fecha en Word
- Para cambiar la fecha manualmente: Haz clic en el campo gris, escribe la nueva fecha y haz clic en otra parte del documento para aplicar el cambio.
- Para que vuelva a mostrar la fecha actual: Haz clic en la fecha y luego haz clic derecho para seleccionar la opción Actualizar campo.
Insertar fechas con actualización automática en Publisher
Publisher, otra herramienta de Office, también permite insertar fechas y horas con la opción de que se actualicen automáticamente. El proceso es muy similar al de Word:
- Haz clic donde quieres insertar la fecha/hora, ya sea en un cuadro de texto o celda de tabla.
- En el menú Insertar, selecciona Fecha y hora.
- Escoge el formato que quieras en la lista de formatos disponibles.
- Selecciona el idioma si es necesario.
- Marca la casilla Actualizar automáticamente.
Publisher actualizará automáticamente la fecha y hora cada vez que abras o imprimas la publicación.
Casos prácticos comunes y consejos útiles
Plantillas reutilizables
Si trabajas con plantillas que usas a diario, como un informe o constancia de ingresos, la opción de fecha automática te evita tener que escribirla cada día. Solo tienes que dejar el campo insertado y asegurarte de que está configurado para actualizarse al abrir el archivo.
Encabezados o pies de página
También puedes añadir una fecha u hora en los encabezados o pies de página. Esto es útil en documentos largos para indicar cuándo fue generado. Aunque la documentación oficial de Microsoft solo menciona esta posibilidad, puedes hacerlo desde la pestaña Insertar → Encabezado o Pie de página → y luego Fecha y hora.
Consejo adicional: cómo evitar que se actualice si no quieres
En ocasiones, puede que insertes una fecha con la opción de actualizarla automáticamente pero después te des cuenta de que no quieres que cambie. En ese caso, puedes convertir ese campo en texto plano:
- Selecciona el campo de la fecha.
- Pulsa Ctrl + Shift + F9 y el campo se convertirá en texto estático, perdiendo su capacidad de actualizarse automáticamente.
¿Qué pasa si imprimo el documento?
Si usaste una fecha dinámica con la opción de actualización activa, Word actualizará la fecha y hora justo antes de enviarlo a imprimir. Así te aseguras de que el documento físico refleje la fecha correcta.
¿Y si comparto el archivo?
Ten en cuenta que si compartes el documento con otra persona, al abrirlo, también verá la fecha actualizada correspondiente a su sistema. Es decir, el campo dinámico se adapta al equipo donde se abre el archivo.
¿Cómo insertar sólo la hora?
El mismo cuadro de diálogo de Fecha y hora permite insertar solamente la hora. Ahí encontrarás formatos como «10:45 AM» o «22:45». Al igual que la fecha, puedes marcar la opción de actualización automática para que cambie cada vez que abras el documento.
Formatos recomendados
Dependiendo del país o tipo de documento, puede que necesites distintos formatos. Word te permite elegir entre muchos formatos, como:
- 28/06/2025
- viernes, 28 de junio de 2025
- 28 de junio de 2025
- 28/06/24 10:45 AM
Elige el que mejor se adapte al estilo de tu documento.
Como ves, Word y otras herramientas de Microsoft Office disponen de funciones muy versátiles para gestionar fechas y horas en documentos. Usarlas correctamente puede ahorrarte tiempo y evitar errores en informes, certificados o cualquier otro archivo que uses con frecuencia. Solo necesitas configurar correctamente el campo para que se actualice según tus necesidades, y utilizar el formato más adecuado a tu contexto.
