- 确认打印机支持 Wi-Fi，并且打印机和计算机在同一网络（相同的 SSID 和频段）上；请准备好密码。
- 安装官方驱动程序，如果 Windows 未检测到打印机，则根据支持情况通过 TCP/IP 地址添加打印机或使用 WPS/Wi-Fi Direct。
- 检查防火墙/防病毒软件、“离线”状态和 IP 地址；重启设备并参考制造商提供的诊断和维护工具。
只要掌握了Windows菜单和打印机自身选项的正确操作方法，在家中或办公室的Wi-Fi网络上设置打印机其实比想象中要容易得多。即便如此，仍有一些重要的细节需要注意，例如选择正确的连接方式（Wi-Fi、WPS或Wi-Fi Direct）、管理IP地址以及确保驱动程序是最新的。这些细节决定了您能否一次成功，避免之后出现各种错误。
本指南提供适用于 Windows 10 和 Windows 11 的详细分步说明，并针对以下情况提供实用替代方案：计算机无法检测到打印机、您希望通过 IP/TCP 连接打印机，或者您需要使用WPS 或 Wi-Fi Direct。此外，我们还提供驱动程序安装说明、如何操作不支持 Wi-Fi 的打印机（通过以太网连接）的说明，以及全面的故障排除部分，以确保您能够应对所有问题。
开始之前：要求和兼容性
首先，请确认您的打印机支持无线连接，并且您的网络运行正常。许多现代打印机会在包装盒或控制面板上标明这一点，您可以在那里找到“网络/Wi-Fi 设置”选项。如果没有，请查阅用户手册或访问制造商网站以确认您的打印机型号是否支持无线连接。
请确保您的电脑和打印机连接到同一个 Wi-Fi 网络（相同的 SSID）。如果您的 Wi-Fi 网络有 2,4 GHz 和 5 GHz 两个频段，请尽量使用相同的频段，以便更容易找到网络并避免因名称相似而混淆。
请准备好您的网络密码。如果您的 SSID 已隐藏，则需要从打印机的控制面板手动输入。某些型号还允许您分配静态 IP 地址；虽然这不是必需的，但它有助于通过 TCP/IP 协议定位打印机，并防止因 DHCP 而导致的 IP 地址更改。
在 Windows 电脑上，基本驱动程序通常会自动安装。但是，制造商会提供包含额外功能的套件（例如高级扫描、维护、墨水消耗等）。如果您需要所有功能，建议安装官方软件。
另外，如果您通过 USB 或数据线（本地/有线）连接打印机，Windows 通常会自动检测到它。否则，您可以手动在“设置”>“设备”>“打印机和扫描仪”中使用“添加打印机或扫描仪”按钮添加它。
将打印机连接到 Wi-Fi 网络（从面板）
大多数带屏幕的打印机都支持直接配置。进入“网络”或“无线设置”菜单，选择您的 SSID，然后输入密码。如果 SSID 被隐藏，请手动输入或启用高级网络发现功能。
某些型号的打印机会自动打印包含实用信息（IP 地址、信号强度、连接状态）的状态页。如果 Windows 自动发现功能未列出该打印机，则此页面对于通过TCP/IP 地址添加打印机至关重要。
如果您的路由器将信号分成多个频段，请检查打印机是否支持 5 GHz 频段；许多打印机仅支持 2,4 GHz 频段。当信号稳定时，打印机上的 Wi-Fi 图标会保持常亮，或者出现一个勾号，表示连接成功。
喜欢手动调整所有设置的用户可以为打印机分配一个静态 IP 地址（在您的局域网范围内），以便以后更容易使用 TCP/IP 方法将其添加到 Windows 中。
在某些情况下，初始设置是通过制造商提供的电脑或移动设备上的向导完成的。这完全没问题：目标是一样的——将打印机连接到您的 Wi-Fi 网络并记录正确的凭据。
在 Windows 10 和 Windows 11 中添加打印机
打印机已连接到 Wi-Fi，现在可以将其添加到系统中。在 Windows 10 中，依次点击“开始”>“设置”>“设备”>“打印机和扫描仪”，然后点击“添加打印机或扫描仪”。Windows 将搜索网络上的设备，如果一切正常，只需选择打印机并点击“添加设备”即可。
在 Windows 11 中，操作步骤类似：依次点击“设置”>“蓝牙和设备”>“打印机和扫描仪”，然后选择“添加设备”。向导将尝试自动安装兼容的驱动程序，并使其做好打印准备。
如果您的打印机没有显示，请不要担心。您会看到一个名为“我需要的打印机未列出”的链接。通过该链接，您可以搜索旧款打印机，通过蓝牙添加打印机，或者最实用的是，通过 TCP/IP 地址或主机名添加打印机。当您知道打印机的 IP 地址但发现失败时，这种方法非常有效。
要通过 IP 地址添加打印机，请选择“使用 TCP/IP 地址或主机名添加打印机”，然后选择“TCP/IP 设备”，输入地址（例如 192.168.1.85），并按照向导操作。之后，您可以重命名打印机、决定是否共享打印机，并将其设置为默认打印机。
在旧版本的 Windows 系统中，您也可以通过“控制面板”> “设备和打印机”>“添加网络、无线或蓝牙打印机”来访问此功能。它的工作方式类似，如果您喜欢经典面板或使用的是 Windows 7/8，它仍然很有用。
WPS 连接：速度快，但有细微差别
WPS（Wi-Fi Protected Setup，Wi-Fi保护设置）允许您在无需输入网络密码的情况下将打印机连接到路由器。操作很简单：只需按住打印机上的WPS按钮直到它闪烁，然后按下路由器上的WPS按钮即可完成配对。
这个过程可能需要一到两分钟。在某些型号的打印机上，您不会找到实体按钮，而是在打印机菜单中找到 WPS 选项（PIN 码或虚拟按钮）。请按照面板上的说明操作，并等待打印机确认连接。
请注意，WPS 通常适用于WPA/WPA2网络。在已使用 WPA3 的环境中，出于安全考虑，WPS 可能已被禁用或不兼容。有些路由器甚至默认禁用 WPS；如果您想使用 WPS，则需要临时启用它。
重要提示：WPS 已被证实容易受到暴力破解攻击。因此，建议仅在绝对必要时才使用 WPS，并且在打印机配对成功后，禁用 WPS 并将路由器上的加密方式设置为 WPA2 或 WPA3。
通过WPS连接后，请务必在您的电脑或移动设备上安装打印软件。即使网络连接正常，打印功能也可能需要从制造商处获取特定的驱动程序。
Wi-Fi Direct：无需路由器即可连接
有些打印机可以创建自己的 Wi-Fi 网络，直接连接设备，无需接入点。在 Windows 系统中，打开“打印机和扫描仪”，点击“添加打印机或扫描仪”，然后在出现的菜单中选择“显示 Wi-Fi Direct 打印机”。
您会看到您的设备名称类似于DIRECT-。选择打印机，点击“添加设备”，如果出现提示，请在 90 秒内输入 PIN 码（PIN 码将显示在打印机屏幕上或自动打印出来）。
如果 Windows 显示“驱动程序不可用”，请访问制造商网站并下载更新的驱动程序。通常，安装完成后，系统会自动完成安装，不会出现其他问题，您可以正常打印。
添加完成后，打开任意文档，选择“文件”>“打印”，选择 Wi-Fi Direct 打印机，然后确认打印作业。使用此方法，您无需路由器，非常适合没有网络连接的区域或偶尔需要打印的情况。
请记住，使用 Wi-Fi Direct 时，您的电脑或移动设备会连接到打印机的网络，因此打印过程中您将断开与常用 Wi-Fi 网络的连接。打印完成后，如果您需要访问互联网，可以切换回您常用的网络。
安装制造商提供的驱动程序和软件
虽然 Windows 会尝试自动安装打印机驱动程序，但有时最好手动安装。请访问制造商的网站，找到您的打印机型号，选择与您的系统（Windows 10/11，32 位/64 位）完全匹配的版本，然后下载驱动程序包。
将文件保存到易于访问的位置并运行。安装向导将引导您完成安装，并可能要求您打开打印机或确认连接类型（Wi-Fi、以太网、USB）。请按照屏幕上的说明进行操作直至完成。
这些软件包通常包含用于扫描、管理墨水/碳粉、更新固件或执行打印头维护的额外实用程序。如果您想充分发挥打印机的性能，安装这些软件包是值得的。
如果在安装后仍然看到“驱动程序不可用”的提示，请从“设置”>“打印机和扫描仪”（删除设备）中卸载打印机，重启 Windows，然后重新添加。这通常可以解决剩余的冲突。
请记住，如果自动发现功能不正常，您还可以使用“我想要的打印机未列出”方法通过TCP/IP 地址强制安装。
如果您的打印机没有 Wi-Fi：通过以太网连接或共享
没有 Wi-Fi 功能的打印机并不少见，但如果您想将其连接到网络，也需要使用此功能。如果您的打印机有以太网端口，请使用网线将其连接到路由器。许多设备会打印一张包含分配的 IP 地址和网络状态的说明页，或者在屏幕上显示这些信息。
找到 IP 地址后，打开 Windows 的“打印机和扫描仪”，使用“我需要的打印机未列出”选项，通过 TCP/IP 地址添加打印机。输入其 IP 地址，让 Windows 识别打印机，然后完成向导。
需要注意的是，并非所有老旧或基础型打印机默认都支持网络共享。但是，通过以太网连接到路由器后，大多数打印机都可以作为网络打印机使用，同一局域网内的任何电脑都可以访问它们。
在 Windows 7/8 环境中，可以使用家庭组共享打印机。虽然此功能在新版本中已被移除，但如果您仍在使用这些系统，则可以在“控制面板”>“网络和 Internet”>“共享”中找到共享选项。
如果以上方法都不可行，另一种解决方案是通过 USB 将其连接到 PC，并启用该打印机的网络共享，以便家中的其他计算机可以通过该计算机进行打印。
如果 Windows 找不到您的打印机该怎么办
首先检查基本设置：确认打印机已开启且电源线已正确连接。许多问题都源于此。在打印机上，运行Wi-Fi 连接测试（通常位于网络菜单中），如果可以，请打印状态报告。
如果设备未检测到连接，请激活配对模式。在某些型号上，您可能需要按住电源按钮直到指示灯闪烁，或者启用默认禁用的无线网络选项。
请确认您的电脑和打印机位于同一网络，而不是位于名称相同但 SSID 不同的网络（例如，访客网络）。如果您的路由器提供 AP 隔离或访客客户端选项，则这些选项可能会阻止设备被发现。
您的防病毒软件或防火墙可能阻止了搜索或网络打印。请在配对期间暂时禁用它们，配对完成后再重新启用。您也可以考虑将制造商的应用程序添加到例外列表中。
如果以上方法均无效，请拔掉打印机电源线 30 秒，然后再重新插上，重新安装驱动程序，并确保其状态不是“离线”。您也可以从“设置”中移除打印机，然后再重新添加。
高级选项：通过 TCP/IP 或可发现的网络打印机添加
如果扫描结果未显示任何内容，请使用“我需要的打印机未列出”向导。选择“使用 TCP/IP 地址或主机名添加打印机”，选择“TCP/IP 设备”，输入 IP 地址（您应该已经从状态页或控制面板中获取），然后单击“下一步”。
如果向导找到打印机，您可以为其命名、决定是否共享，并在已安装打印机列表中查看它。当自动发现失败但网络运行正常时，此方法非常可靠。
向导中的另一个选项是“添加可识别的网络、无线或蓝牙打印机”。它会执行扫描并列出找到的打印机；选择您的打印机，单击“下一步”，然后完成。结果相同：它将被添加到系统中。
如果遇到非常老旧的型号或未签名的驱动程序，请访问制造商的网站并下载正确的驱动程序包。有时，即使没有特定的驱动程序可用，也会有通用的 PCL/PS驱动程序可以使用。
请注意，在网络路由器较旧或过滤较为严格的情况下，您可能需要启用局域网发现协议。在这种情况下，TCP/IP 路由通常是最直接、最安全的。
在 macOS 和移动设备上使用打印机
在 Mac 上，设置非常简单：前往苹果菜单 >系统偏好设置 > 打印机与扫描仪，点击“+”按钮，从列表中选择您的打印机，然后添加。大多数情况下，macOS 会自动下载必要的驱动程序。
对于移动设备，最简单的方法是安装制造商的官方应用程序（iOS/Android）。请确保您的手机与打印机连接到同一 Wi-Fi 网络，然后按照向导操作。在许多应用程序中，打印机将作为打印选项出现在“共享/打印”菜单中。
如果您的 iPhone 或 iPad 支持 AirPrint，并且您的打印机也兼容，您无需安装任何软件即可直接从 iPhone 或 iPad 进行打印。在 Android 系统上，除了制造商提供的应用程序外，系统自带的打印服务也能识别市面上许多型号的打印机。
使用移动设备上的 Wi-Fi Direct 时，请记住您将连接到“DIRECT-…”网络。打印完成后，如果需要恢复正常连接，请重新连接到您的常规 Wi-Fi 网络。
在较新的Mac电脑上，如果添加驱动程序后没有出现，请访问制造商的网站。有时会有一些包含扩展扫描和维护功能的软件包，值得安装。
如果这一切听起来像是胡言乱语，别担心：按照上述 Windows 步骤和稳定的 Wi-Fi 连接，大多数打印机只需几分钟即可添加。
检查兼容性、将打印机连接到网络（如果打印机没有 Wi-Fi，则通过以太网连接）并通过自动检测或 TCP/IP 将其添加到 Windows 后，只需运行测试打印以确认打印队列正常工作即可。如果遇到任何问题，快速修复部分涵盖了常见问题（例如防病毒软件、脱机状态、驱动程序、WPS、Wi-Fi Direct、静态 IP 等），您还可以找到解决Windows 打印错误的步骤。