Gmail е услугата за електронна поща, която повечето от нас използват ежедневно. Освен това за много хора това е нещо, което се използва за работа или обучение. В някои случаи споделянето на акаунт може да не е измислено, особено поради служебни причини. В този смисъл споделените акаунти са опция, която си струва да се обмисли.
Много от тях вероятно никога не са чували за тези споделени акаунти в Gmail. Тогава Разказваме ви повече за това какви са те и доколко полезни те могат да имат за нас. Също така и начинът, по който можем да конфигурираме такъв, в случай че се интересуваме да го използваме.
Какво представляват споделените акаунти в Gmail
Споделеният акаунт е Gmail акаунт, до който имат достъп множество хора. Особено в случай на обучение или работа, може да е интересно, че има няколко души, които имат достъп до този акаунт, който ще се използва само за контакт с клиенти или други отдели в самата компания. Идеята е, че поне двама души ще могат да имат достъп по всяко време.
В този акаунт се споделя един и същ адрес и паролата е една и съща за всички хора, които имат достъп. Когато създавате акаунт в пощенската платформа, имате възможност конфигурирайте споменатия акаунт като такъв за споделяне. Така че всичко може да се коригира в това отношение, от хората, които имат достъп до паролата.
Разбира се, когато използвате този тип акаунт е важно само определени хора да имат достъп, за да се избегнат проблеми с акаунта. Паролата следователно трябва да се споделя само с тези хора. Въпреки че Gmail не позволява по всяко време да се променя паролата на този акаунт. Добра защита, но в случай че трябва да бъде променена, това трябва да е нещо, което се комуникира между хората, които използват споменатия акаунт.
Как да настроите споделен акаунт в Gmail
Ако сме взели решение да използваме споделен акаунт, ще трябва да го конфигурираме по всяко време. Това е нещо, което ще направим директно в Gmail. Първо ще трябва да влезем с въпросния акаунт, който ще споделяме или трябва да бъде създаден нов от нулата, в случай че това е желаната опция. Във всеки случай трябва да отидем във входящата поща в акаунта.
След като влезете във входящата поща, кликнете върху иконата на зъбно колело, разположена в горната дясна част. Отваря се малко контекстно меню, където имаме няколко опции. След това трябва да кликнете върху опцията за конфигуриране. Когато сме в настройките, виждаме, че в горната част има някои раздели. Една от тези опции е Accounts и Import, върху който ще щракнем.
Тук намираме раздела, наречен Предоставяне на достъп до вашия акаунт. Това е разделът, в който можем да позволим на други акаунти в Gmail да имат достъп до него. Тази функция или възможност е да добавите делегати към този акаунт. В личен акаунт имаме възможност за добавяне на до 10 делегати най-много. Ако това е бизнес сметка, сумата се увеличава до 25. Така че имаме много марж в това отношение, както виждаме.
В раздела за предоставяне на достъп до вашия акаунт, след това кликнете върху текста «Добавете друг акаунт«, Което е със сини букви. Когато кликнете върху него, ще бъдем помолени да въведем имейл адрес, така че този човек да има споменат достъп. Когато влезем в акаунта, Gmail ни показва втори прозорец, в който се споменават последиците от това. Ако сме сигурни, ще трябва само да кликнете върху бутона за изпращане. Този човек ще получи имейл, в който се посочва, че отсега нататък има достъп до този имейл акаунт.
Аспекти за разглеждане в споделения акаунт
Делегатите ще могат да четат съобщенията, изпратени до споделения акаунт. Те също могат да им отговорят по всяко време, освен че пишат нови съобщения. Те също така ще могат да изтриват разговори, които са във входящата поща. Когато изпратят съобщение, в адресната част можете да видите кой акаунт в Gmail го е изпратил. Така че, ако сте били един от делегатите, вашият адрес ще бъде показан.
От съображения за сигурност Gmail не позволява на делегатите да променят тази парола в този споделен акаунт. Те също нямат възможност да говорят в Hangouts от него. Това са важни неща, които трябва да се вземат предвид, ако някой получи достъп, защото някой друг е на почивка и обикновено комуникира с някого чрез Hangouts. Тъй като вторият човек няма да има тази възможност.
Добавяне или премахване на делегати
Ако по всяко време искате да добавите нов делегат към акаунта, възможно е. Вече споменахме, че има определени ограничения по отношение на количеството от 10 и 25 делегати в зависимост от вида на акаунта в Gmail. За да добавим нов делегат, ще следваме същите стъпки, които сме следвали по-горе. Влизаме в конфигурацията, след това в секцията за акаунти и импортиране и отиваме в опцията за предоставяне на достъп до моя акаунт. Там имаме опцията за добавяне на акаунт, където щракваме и ще въведем имейла на акаунта, който искаме да поканим.
Възможно е след известно време просто да искате да премахнете делегат от този акаунт. Просто трябва да въведете същия раздел за достъп до акаунта, където ще получите адресите, до които сте дали достъп. Ако искате да изтриете някой от тях, ще трябва да натиснете и да следвате стъпките, които Gmail ви пита в това отношение. Няма да е трудно да премахнете делегат.
Изтриването на делегат е възможно само от основния акаунт. Това означава, че делегат няма да може да изтрие друг, който е добавен към този акаунт. Важен аспект е да се вземе предвид също.