Tot i que la suite ofimàtica de Microsoft és una de les més utilitzades de moment, hi ha molts elements que són completament desconegudes pels seus usuaris, això malgrat que els mateixos la utilitzin diàriament en diferent tipus de treballs i projectes personals.
Parlant específicament de l'Office 365, aquesta ve a ser una gran solució per als que volen utilitzar-la en un entorn completament diferent convencional. Existeixen una gran quantitat de pors i tabús sobre aquesta versió, una cosa que pràcticament arriba a limitar als seus usuaris en els seus projectes, fent que es desconeguin per tant, funcions i característiques de rellevada importància que podríem estar utilitzant en aquest mateix moment. El present article està dedicat a tractar d'esmentar a les 9 característiques més importants de l'Office 365.
1. Treballar a l'Office 365 de forma col·laborativa
Podríem dir que aquesta és la primera característica que tothom hauria de conèixer, la qual cosa vol dir, que depenent de determinats permisos i privilegis es pot fer que una mateixa feina pugui ser modificat per qualsevol altre usuari.
Això involucra tant a Microsoft Word, PowerPoint o Excel; qui actuï com a administrador d'un projecte tindrà la possibilitat de revisar els canvis que es vagin fent en aquest instant i també, qui els ha proposat.
2. Treballar amb Skype dins el grup de col·laboradors en un projecte
Aquesta és la promesa de Microsoft, cosa que ja s'ha arribat a concretar en determinades regions encara que en altres, s'anirà presentant de forma gradual. Microsoft ha assegurat que tots els usuaris que formin part d'un grup de treball a l'Office 365 tindran la possibilitat de xatejar utilitzant al seu servei de Skype.
Tant se val si el projecte s'arribés a tancar, ja que si es vol seguir conversant en Skype amb aquests contactes es ho pot fer tranquil·lament.
3. Convertir gargots a textos i traços ben definits
Si tens un dispositiu mòbil llavors podries fer ús de l'eina OneNote de Microsoft, en on pots començar a realitzar qualsevol tipus de gargots perquè els mateixos, posteriorment passin a formar part de l'contingut d'algun document a l'Office 365.
4. Ignora converses importància
A l'ésser Office 365 una plataforma col·laborativa (com ho vam suggerir anteriorment), potser en un moment determinat a algú se li acudeixi començar a enviar comentaris que per a nosaltres, no tenen rellevància i importància per al projecte adoptat. En aquest moment podríem fer ús del botó que diu «ignorar» per silenciar aquesta conversa.
5. Utilitzar una signatura dins el document
Office 365 té integrada a una aplicació anomenada DocuSign, mateixa que possibilita als seus usuaris (amb una petita guia) a elaborar una signatura electrònica. A més d'això, també es pot utilitzar a l'eina per sol·licitar la signatura de les altres persones que potser van estar col·laborant amb el document, situació que és optativa.
6. Convertir les dades en un mapa
La més recent versió d'Excel a l'Office 365 ha integrat una característica anomenada «Power Map«, Mateixa que té la possibilitat de convertir les dades de les files a imatges, quedant com a resultat una cosa molt semblant a un mapa geogràfic.
7. Resultats de gràfics personalitzats en Excel
Suposant que tenim un projecte en Microsoft Excel i el mateix aborda una gran quantitat d'informació (cel·les i columnes), potser necessitem l'anàlisi i resultat d'una petita secció de tota aquesta informació. És aquí el moment en què hauríem d'utilitzar a una funció anomenada Quick Analysis, La qual oferirà un resultat únicament de les cel·les que nosaltres hàgim seleccionat.
8. Reformatar les dades d'una columna en Excel
Aquesta ve a ser una altra interessant característica per utilitzar; suposant que tenim una columna en on les dades estan formatats amb un estil específic, per poder canviar a la mateixa només hauríem de realitzar-ho en la primera cel·la de la columna perquè la resta canviï automàticament, cosa que s'aconsegueix amb la funció anomenada «Flash Fill»
9. Edita un arxiu PDF
Si algú ens ha enviat un document PDF i al mateix el volem editar, a l'Office 365 podem obrir-lo i fer qualsevol tipus de canvi. També podríem triar algun document de Word i posteriorment exportar-lo a un format PDF des d'aquí mateix.
Són només unes quantes característiques que t'hem esmentat a manera de trucs a seguir a l'Office 365, podent existir moltes més alternatives addicionals a les comentades en el present article.