Gmail és el servei de correu que la majoria fem servir en el nostre dia a dia. A més, per a moltes persones és una cosa que es fa servir per treball o estudis. En alguns casos, és possible que compartir un compte no sigui una cosa desgavellat, sobretot per motius laborals. En aquest sentit, els comptes compartides són una opció que val la pena tenir en compte.
Probablement molts no hagin escoltat mai sobre aquests comptes compartides a Gmail. A continuació us expliquem més sobre el què són, i quina utilitat poden tenir per a nosaltres. També la forma en la qual podem configurar una en el cas que tinguem interès d'usar-la.
Què són els comptes compartides a Gmail
Un compte compartida és una compte de Gmail a la qual diverses persones tenen accés. Especialment en el cas d'estudis o treball pot ser interessant que hi hagi diverses persones que tinguin accés a aquest compte, que es farà servir únicament per tenir contacte amb clients o altres departaments en la pròpia empresa. La idea és que a l'almenys dues persones vagin a poder accedir-hi en tot moment.
En aquest compte es comparteix la mateixa direcció i la contrasenya és la mateixa en tot cas, per a totes les persones que tinguin accés. Quan es crea un compte a la plataforma de correu, es dóna la possibilitat de configurar aquest compte com una per compartir. De manera que es podrà ajustar tot en aquest sentit, des de les persones que tenen accés a la contrasenya.
Com és lògic, a l'usar aquest tipus de comptes és important que només determinades persones tinguin accés, per evitar problemes amb el compte. la contrasenya s'ha de compartir per tant només amb aquestes persones. Si bé Gmail no permet que es canviï la contrasenya d'aquest compte en tot moment. Una bona protecció, però en cas que es vagi a canviar la mateixa, això hauria de ser una cosa que es comuniqui entre les persones que fan servir l'esmentat compte.
Com configurar un compte compartida a Gmail
Si hem pres la decisió d'usar un compte compartida, haurem de configurar-la en tot moment. Això és una cosa que farem directament a Gmail. En primer lloc haurem d'iniciar sessió amb el compte en qüestió que anem a compartir o s'ha de crear una nova des de zero, en el cas que sigui aquesta l'opció desitjada. En tot cas, hem de situar-nos en la safata d'entrada en el compte.
Un cop a la safata d'entrada, premem a la icona de la roda dentada, situat a la part dreta superior. S'obre un petit menú de context, on tenim diverses opcions. Cal prémer llavors en l'opció de configuració. Quan estiguem en la configuració, veiem que hi ha algunes pestanyes a la part superior. Una d'aquestes opcions és la de Comptes i importanción, Sobre la qual anem a prémer.
Aquí ens trobem amb l'apartat anomenat Concedir accés al teu compte. Es tracta del apartat en què podem permetre que altres comptes de Gmail vagin a poder tenir accés a la mateixa. Aquesta funció o possibilitat és la d'afegir delegats en aquest compte. En un compte personal tenim la possibilitat d'afegir fins a 10 delegats com a màxim. Si es tracta d'un compte d'empresa, la quantitat s'incrementa fins als 25. Pel que tenim prou marge en aquest sentit, com podem veure.
En l'apartat de Concedir accés al teu compte premem llavors en l'el text «Afegir un altre compte«, Que està en lletres blaves. A l'prémer sobre el mateix se'ns demanarà introduir una adreça de correu perquè aquesta persona hagi de tenir aquest accés. Quan introduïm el compte, Gmail ens mostra una segona finestra en què s'esmenten les conseqüències que això té. Si estem segurs, només haurem de donar al botó d'enviar. Aquesta persona rebrà un correu en què se li esmenta que té a partir d'ara accés a aquest compte de correu.
Aspectes a considerar en el compte compartida
Els delegats podran llegir els missatges que s'enviïn a aquest compte compartida. També podran respondre als mateixos en tot moment, a més d'escriure nous missatges. També podran suprimir converses que hi hagi a la safata d'entrada. Quan enviïn un missatge, a la part de la direcció, es podrà veure quin compte de Gmail l'ha manat. Pel que si ha estat un dels delegats, es mostrarà la seva direcció.
Per motius de seguretat, Gmail no permet que els delegats canviïn aquesta contrasenya en aquest compte compartida. Tampoc tenen la possibilitat de parlar en Hangouts des de la mateixa. Aquests són aspectes importants a tenir en compte, si es dóna accés a una persona perquè una altra està de vacances i normalment es comunica usant Hangouts amb algú. Ja que la segona persona no va a tenir aquesta possibilitat.
Afegir o eliminar delegats
Si en algun moment es vol afegir algun nou delegat en el compte, És possible. Ja hem esmentat que hi ha certs límits pel que fa a quantitat, de 10 i 25 delegats en funció de l'tipus de compte de Gmail que sigui. Per afegir un nou delegat seguirem els mateixos passos que hem seguit amunt. Entrem en la configuració, després a l'apartat de comptes i importació i vam acudir a l'opció de concedir accés al meu compte. Allà tenim l'opció d'afegir compte, on premem i anem a introduir l'email del compte que volem convidar.
Potser passat un temps es vulgui eliminar justament algun delegat d'aquest compte. Només has d'entrar en el mateix apartat d'accés al compte, on et sortiran les direccions a les que has donat accés. Si vols eliminar alguna d'elles, Hauràs de prémer i seguir els passos que Gmail et demana en aquest sentit. No serà complicat poder suprimir un delegat.
L'eliminació d'un delegat és possible només des del compte principal. Això vol dir que un delegat no podrà esborrar a un altre que s'hagi afegit a aquest compte. És un aspecte important a tenir en compte també.