Hay algunos programas que usamos prácticamente a diario en nuestro ordenador. Microsoft Word es uno de ellos, esencial en el día a día de millones de usuarios. Ya sea por trabajo o estudios, es habitual que tengamos que editar un documento usando este programa. Gracias al mismo tenemos acceso a muchas funciones, aunque suele haber algunos aspectos que suelen presentar dificultad para muchos usuarios al usarlo.
Crear índices en Word es algo que suele presentar problemas para muchos usuarios. Si bien es algo que podemos hacer de una manera realmente sencilla. A continuación os contamos la forma en la que podemos crear índices en el editor de documento, para cualquier ocasión en la que los necesitemos usar.
Modificar el formato de los títulos
Antes de empezar a crear el índice en un documento en Word, es importante que estemos usando el formato correcto en los títulos en el mismo. Lo normal es que cuando editamos un documento, usemos títulos para cada uno de los apartados y subapartados que hay en el mismo. Pero también es esencial que usemos el formato adecuado, que tenemos en dicho documento (Título 1, Título 2, etc). Ya que el índice se basa en esto a la hora de ser creado.
Por eso, si tenemos ya estos formatos en uso en el documento, entonces la creación de dicho índice será muy sencilla. Ya que el índice va a tomar dichos títulos para crear los niveles y se mostrará directamente en la pantalla. De modo que nosotros no vamos a tener que hacer nada más en este sentido, realmente cómodo.
Así que es bueno acudir a este documento en Word y usar estos formatos en los títulos que encabezan cada uno de los apartados en el mismo. La manera de poder hacerlo es realmente sencilla, como se puede ver en la foto. Solo hay que elegir el título o nivel a usar, para que se aplique. Hacer esto nos va a ayudar a que el índice en cuestión vaya a estar perfectamente preparado cuando lo creemos, de modo que ahorra bastante tiempo en este sentido. Una vez hayamos modificado esto nos encontramos listos para la creación de dicho índice.
Crear un índice en Word
Cuando hayamos hecho estos pasados del anterior apartado, nos encontramos listos para empezar con la creación del índice en Word. Los pasos a seguir son muy simples en este paso. Antes de empezar, es importante situar el cursor al principio del documento. Ya que el índice se crea en el sitio en el que está el cursor, por lo que podemos hacer que por error se introduzca en medio de dicho documento. Una vez situamos el cursor al principio, podemos empezar.
Lo primero que tenemos que hacer es pulsar en el apartado de referencias, situado en la parte superior del documento en Word. Al pulsar en el mismo se mostrarán las opciones de este apartado. Nos fijamos a continuación en la parte izquierda de la pantalla, donde vemos una opción llamada Tabla de contenido. Pulsamos sobre ella, y saldrá entonces un menú contextual.
Entonces vamos a poder ver que salen un par de modelos de índice, entre los que podemos elegir. Solo vamos a tener que elegir uno de ellos, para que pasados unos segundos se vaya a mostrar ya en nuestro documento de Word. Al elegirlo, vais a ver que en dicho índice se muestran ya los títulos o apartados que hemos creado anteriormente. De manera que nosotros no tenemos que añadir nada de manera manual. Muy cómodo en este sentido. Además, a medida vayamos añadiendo nuevos títulos, se van a ir incorporando automáticamente en dicho índice.
Por tanto, todos los cambios que introduzcamos en este documento, como el número de página en el que empieza un capítulo en concreto, este cambio se va a mostrar en dicho índice. Por lo que todo quedará bien en este sentido. Lo normal en estos casos, es que se introduzca este índice en el documento en Word al final, cuando hayamos terminado de editar, para que sea todo más simple en este sentido. Se ofrece también la posibilidad de editarlo al principio. Cada uno debe elegir la opción que le parezca más cómoda en cada caso.
Personalizar el índice
Cualquier índice que hayamos creado en un documento en Word lo podemos personalizar. Se ofrece una función para ellos, de manera que cada usuario lo vaya a poder personalizar en función del documento que hayan creado. La manera de entrar en dicha función es muy sencilla, similar a los pasos que hemos usado para crearlo.
Por tanto, tenemos que entrar en el apartado de referencias en la parte superior de la pantalla. A continuación, pulsamos en el botón de tabla de contenido, para que se despliegue entonces el menú contextual que hay en dicho apartado. Entonces tenemos que entrar en la opción llamada «Tabla de contenido personalizada», que está situada hacia el final de dicho menú contextual. Se abre a continuación una ventana nueva en la pantalla.
En esta ventana tenemos una serie de opciones con las que poder personalizar este índice que vamos a usar en Word. Las opciones que se muestran en esta ventana son:
- Mostrar número de página: Si queremos que dicho índice vaya a mostrar la página en la que empieza un capítulo
- Uso de hipervínculos: Podemos usar hipervínculos en los títulos del índice, de modo que pulsamos en uno nos lleve a la página en cuestión. Puede ser de mucha utilidad, sobre todo en documentos que sean bastante largos, facilita la navegación.
- Formatos: Podemos elegir también el formato que queremos usar en los títulos del índice, hay varias opciones entre las que poder elegir para poder personalizar dicho índice en todo momento.
- Mostrar niveles: Es posible elegir la cantidad de niveles que queremos mostrar en el índice en Word. Esto es algo que depende de los niveles que hayamos usado en dichos títulos en el documento. Si hemos usado Título 1, 2, 3, 4, entonces vamos a necesitar usar cuatro niveles. Hay que adaptarlo al uso de estos títulos.
Una vez introducidos los cambios que queremos, ya le podemos dar a aceptar y el índice en cuestión ha quedado como queríamos. Ya podremos imprimir dicho documento o mandarlo por correo, o lo que necesitemos hacer con el mismo. Como podéis ver, crear un índice en Word no es complicado.