Το Gmail είναι η υπηρεσία αλληλογραφίας που χρησιμοποιούν οι περισσότεροι από εμάς καθημερινά. Επίσης, για πολλούς ανθρώπους είναι κάτι που χρησιμοποιείται για εργασία ή σπουδές. Σε ορισμένες περιπτώσεις, η κοινή χρήση ενός λογαριασμού ενδέχεται να μην είναι υπερβολική, ειδικά για λόγους εργασίας. Υπό αυτήν την έννοια, οι κοινόχρηστοι λογαριασμοί είναι μια επιλογή που αξίζει να εξεταστεί.
Πολλοί μάλλον δεν έχουν ακούσει ποτέ για αυτούς τους κοινόχρηστους λογαριασμούς Gmail. Τότε Σας λέμε περισσότερα για το τι είναι και πόσο χρήσιμα μπορούν να έχουν για εμάς. Επίσης τον τρόπο με τον οποίο μπορούμε να διαμορφώσουμε ένα σε περίπτωση που μας ενδιαφέρει να το χρησιμοποιήσουμε.
Τι είναι οι κοινόχρηστοι λογαριασμοί στο Gmail
Ένας κοινόχρηστος λογαριασμός είναι Λογαριασμός Gmail στον οποίο έχουν πρόσβαση πολλά άτομα. Ειδικά στην περίπτωση σπουδών ή εργασίας, μπορεί να είναι ενδιαφέρον ότι υπάρχουν πολλά άτομα που έχουν πρόσβαση σε αυτόν τον λογαριασμό, τα οποία θα χρησιμοποιούνται μόνο για επαφή με πελάτες ή άλλα τμήματα της ίδιας της εταιρείας. Η ιδέα είναι ότι τουλάχιστον δύο άτομα θα έχουν πρόσβαση σε αυτό ανά πάσα στιγμή.
Σε αυτόν τον λογαριασμό μοιράζεται την ίδια διεύθυνση και ο κωδικός πρόσβασης είναι ο ίδιος σε κάθε περίπτωση, για όλα τα άτομα που έχουν πρόσβαση. Όταν δημιουργείται ένας λογαριασμός στην πλατφόρμα αλληλογραφίας, υπάρχει η πιθανότητα διαμορφώστε τον εν λόγω λογαριασμό ως έναν για κοινή χρήση. Έτσι, όλα μπορούν να προσαρμοστούν σε αυτό το θέμα, από τα άτομα που έχουν πρόσβαση στον κωδικό πρόσβασης.
Φυσικά, όταν χρησιμοποιείτε αυτούς τους τύπους λογαριασμών, είναι σημαντικό μόνο ορισμένα άτομα να έχουν πρόσβαση, για να αποφύγετε προβλήματα με τον λογαριασμό. Ο κωδικός Επομένως, θα πρέπει να κοινοποιείται μόνο σε αυτούς τους ανθρώπους. Παρόλο που το Gmail δεν επιτρέπει την αλλαγή του κωδικού πρόσβασης αυτού του λογαριασμού ανά πάσα στιγμή. Μια καλή προστασία, αλλά σε περίπτωση που πρέπει να αλλάξει, αυτό πρέπει να είναι κάτι που επικοινωνείται μεταξύ των ατόμων που χρησιμοποιούν τον προαναφερόμενο λογαριασμό.
Πώς να δημιουργήσετε έναν κοινόχρηστο λογαριασμό στο Gmail
Εάν έχουμε λάβει την απόφαση να χρησιμοποιήσουμε κοινόχρηστο λογαριασμό, θα πρέπει να το διαμορφώσουμε ανά πάσα στιγμή. Αυτό είναι κάτι που πρόκειται να κάνουμε απευθείας στο Gmail. Καταρχάς θα πρέπει να συνδεθούμε με τον εν λόγω λογαριασμό που πρόκειται να μοιραστούμε ή θα πρέπει να δημιουργηθεί ένας νέος από την αρχή, σε περίπτωση που αυτή είναι η επιθυμητή επιλογή. Σε κάθε περίπτωση, πρέπει να μεταβούμε στα εισερχόμενα του λογαριασμού.
Μόλις εισέλθετε στα εισερχόμενα, κάντε κλικ στο εικονίδιο οδοντωτών τροχών, που βρίσκεται στο επάνω δεξί μέρος. Ανοίγει ένα μικρό μενού με βάση τα συμφραζόμενα, όπου έχουμε πολλές επιλογές. Στη συνέχεια, πρέπει να κάνετε κλικ στην επιλογή διαμόρφωσης. Όταν είμαστε στις ρυθμίσεις, βλέπουμε ότι υπάρχουν μερικές καρτέλες στην κορυφή. Μία από αυτές τις επιλογές είναι Λογαριασμοί και Εισαγωγή, στο οποίο πρόκειται να κάνουμε κλικ.
Εδώ βρίσκουμε την ενότητα που ονομάζεται Εκχώρηση πρόσβασης στον λογαριασμό σας. Αυτή είναι η ενότητα στην οποία μπορούμε να επιτρέψουμε σε άλλους λογαριασμούς Gmail να έχουν πρόσβαση σε αυτόν. Αυτή η λειτουργία ή δυνατότητα είναι να προσθέσετε πληρεξούσιους σε αυτόν τον λογαριασμό. Σε έναν προσωπικό λογαριασμό έχουμε το δυνατότητα προσθήκης έως και 10 αντιπροσώπων στο μέγιστο. Εάν πρόκειται για επαγγελματικό λογαριασμό, το ποσό αυξάνεται σε 25. Επομένως έχουμε αρκετά περιθώρια από αυτήν την άποψη, όπως μπορούμε να δούμε.
Στην ενότητα Παραχώρηση πρόσβασης στον λογαριασμό σας, κάντε κλικ στο κείμενο «Προσθέστε έναν άλλο λογαριασμό«, Που είναι με μπλε γράμματα. Όταν κάνουμε κλικ σε αυτό, θα μας ζητηθεί να εισαγάγουμε μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ώστε αυτό το άτομο να έχει πρόσβαση. Όταν μπαίνουμε στον λογαριασμό, το Gmail μας δείχνει ένα δεύτερο παράθυρο στο οποίο αναφέρονται οι συνέπειες που έχει αυτό. Εάν είμαστε σίγουροι, θα πρέπει να κάνουμε μόνο κλικ στο κουμπί αποστολής. Αυτό το άτομο θα λάβει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα δηλώνει ότι έχει πρόσβαση σε αυτόν τον λογαριασμό email από εδώ και στο εξής.
Θέματα που πρέπει να λάβετε υπόψη στον κοινόχρηστο λογαριασμό
Οι εκπρόσωποι θα μπορούν να διαβάζουν τα μηνύματα που αποστέλλονται στον εν λόγω κοινόχρηστο λογαριασμό. Μπορούν επίσης να τους απαντήσουν ανά πάσα στιγμή, εκτός από τη σύνταξη νέων μηνυμάτων. Θα μπορούν επίσης να διαγράψουν συνομιλίες που βρίσκονται στα εισερχόμενα. Όταν στέλνουν ένα μήνυμα, στο τμήμα διεύθυνσης, μπορείτε να δείτε ποιος λογαριασμός Gmail το έχει στείλει. Επομένως, εάν είστε ένας από τους αντιπροσώπους, θα εμφανίζεται η διεύθυνσή σας.
Για λόγους ασφαλείας, το Gmail δεν επιτρέπει στους εκπροσώπους να αλλάζουν αυτόν τον κωδικό πρόσβασης σε αυτόν τον κοινόχρηστο λογαριασμό. Επίσης, δεν έχουν τη δυνατότητα να μιλήσουν στο Hangouts από αυτό. Αυτά είναι σημαντικά πράγματα που πρέπει να λάβετε υπόψη εάν έχετε πρόσβαση σε κάποιον επειδή κάποιος άλλος βρίσκεται σε διακοπές και κανονικά επικοινωνεί με κάποιον που χρησιμοποιεί το Hangouts. Δεδομένου ότι το δεύτερο άτομο δεν θα έχει αυτή τη δυνατότητα.
Προσθήκη ή κατάργηση αντιπροσώπων
Εάν ανά πάσα στιγμή θέλετε να προσθέσετε έναν νέο πληρεξούσιο στο λογαριασμό, είναι δυνατό. Έχουμε ήδη αναφέρει ότι υπάρχουν ορισμένα όρια όσον αφορά την ποσότητα, των 10 και 25 αντιπροσώπων ανάλογα με τον τύπο του λογαριασμού Gmail που είναι. Για να προσθέσετε έναν νέο αντιπρόσωπο θα ακολουθήσουμε τα ίδια βήματα που ακολουθήσαμε παραπάνω. Εισάγουμε τη διαμόρφωση, μετά τους λογαριασμούς και την ενότητα εισαγωγής και πηγαίνουμε στην επιλογή να παραχωρήσουμε πρόσβαση στον λογαριασμό μου. Εκεί έχουμε την επιλογή να προσθέσουμε έναν λογαριασμό, όπου κάνουμε κλικ και θα εισάγουμε το email του λογαριασμού που θέλουμε να προσκαλέσουμε.
Ίσως μετά από λίγο να θέλετε να καταργήσετε έναν εκπρόσωπο από αυτόν τον λογαριασμό. Πρέπει να εισαγάγετε μόνο την ίδια ενότητα πρόσβασης στον λογαριασμό, όπου θα λάβετε τις διευθύνσεις στις οποίες έχετε δώσει πρόσβαση. Εάν θέλετε να διαγράψετε οποιοδήποτε από αυτά, θα πρέπει να πατήσετε και να ακολουθήσετε τα βήματα που σας ζητά το Gmail σχετικά. Δεν θα είναι δύσκολο να απομακρυνθεί ένας εκπρόσωπος.
Η διαγραφή αντιπροσώπου είναι δυνατή μόνο από τον κύριο λογαριασμό. Αυτό σημαίνει ότι ένας πληρεξούσιος δεν θα μπορεί να διαγράψει έναν άλλο που έχει προστεθεί σε αυτόν τον λογαριασμό. Είναι επίσης μια σημαντική πτυχή που πρέπει να ληφθεί υπόψη.