जीमेल वह मेल सेवा है जिसका हममें से अधिकांश लोग दिन में उपयोग करते हैं। साथ ही, कई लोगों के लिए यह ऐसी चीज है जिसका इस्तेमाल काम या पढ़ाई के लिए किया जाता है। कुछ मामलों में, खाते को साझा करना दूर की कौड़ी नहीं हो सकता है, खासकर काम की वजहों से। इस अर्थ में, साझा खाते एक विकल्प है जो विचार करने योग्य है।
कई ने शायद इन साझा जीमेल खातों के बारे में कभी नहीं सुना है। निम्नलिखित हम आपको बताते हैं कि वे क्या हैं और कैसे उपयोगी हैं वे हमारे लिए हो सकते हैं। साथ ही जिस तरह से हम इसे उपयोग करने में रुचि रखते हैं, उसे कॉन्फ़िगर कर सकते हैं।
Gmail में क्या साझा खाते हैं
एक साझा खाता एक है जीमेल खाता है कि कई लोगों के लिए उपयोग किया है। विशेष रूप से अध्ययन या काम के मामले में, यह दिलचस्प हो सकता है कि ऐसे कई लोग हैं जिनके पास उक्त खाते तक पहुंच है, जिसका उपयोग केवल कंपनी में ही ग्राहकों या अन्य विभागों से संपर्क करने के लिए किया जाएगा। विचार यह है कि कम से कम दो लोग हर समय इसे एक्सेस कर पाएंगे।
इस खाते में एक ही पता साझा किया जाता है और पासवर्ड किसी भी मामले में सभी लोगों के लिए समान है, जिनके पास पहुंच है। जब आप मेल प्लेटफ़ॉर्म पर एक खाता बनाते हैं, तो आपके पास संभावना है कॉन्फ़िगर के रूप में एक खाते को साझा करने के लिए कहा। तो इस संबंध में उन सभी को समायोजित किया जा सकता है, जिनके पास पासवर्ड तक पहुंच है।
बेशक, इस प्रकार के खातों का उपयोग करते समय यह महत्वपूर्ण है कि खाते के साथ समस्याओं से बचने के लिए केवल कुछ लोगों की पहुंच हो। कुंजिका इसलिए इसे केवल इन लोगों के साथ साझा किया जाना चाहिए। हालांकि जीमेल उस खाते के पासवर्ड को हर समय बदलने की अनुमति नहीं देता है। एक अच्छा संरक्षण, लेकिन अगर इसे बदलना है, तो यह कुछ ऐसा होना चाहिए जो उल्लेखित खाते का उपयोग करने वाले लोगों के बीच संचारित हो।
जीमेल में साझा खाता कैसे सेट करें
यदि हमने साझा खाते का उपयोग करने का निर्णय लिया है, हमें इसे हर समय कॉन्फ़िगर करना होगा। यह कुछ ऐसा है जो हम सीधे जीमेल में करने जा रहे हैं। सबसे पहले हमें उस खाते के साथ लॉग इन करना होगा, जिसमें हम साझा करने जा रहे हैं या एक नया स्क्रैच से बनाया जाना चाहिए, अगर यह वांछित विकल्प है। किसी भी स्थिति में, हमें खाते में इनबॉक्स में जाना चाहिए।
एक बार इनबॉक्स में, ऊपरी दाएँ भाग में स्थित cogwheel आइकन पर क्लिक करें। एक छोटा संदर्भ मेनू खुलता है, जहां हमारे पास कई विकल्प हैं। फिर कॉन्फ़िगरेशन विकल्प पर क्लिक करें। जब हम सेटिंग्स में होते हैं, तो हम देखते हैं कि शीर्ष पर कुछ टैब हैं। इन विकल्पों में से एक खाता और आयात हैजिस पर हम क्लिक करने जा रहे हैं।
यहां हमें आपके खाते में अनुदान पहुंच नामक अनुभाग मिलता है। यह वह अनुभाग है जिसमें हम अन्य जीमेल खातों को इसे एक्सेस करने में सक्षम होने की अनुमति दे सकते हैं। यह कार्य या संभावना इस खाते में प्रतिनिधियों को जोड़ने के लिए है। एक व्यक्तिगत खाते में हमारे पास है 10 प्रतिनिधियों को जोड़ने की संभावना अधिक से अधिक। यदि यह एक व्यावसायिक खाता है, तो राशि बढ़कर 25 हो जाती है। इसलिए हमारे पास इस संबंध में पर्याप्त मार्जिन है, जैसा कि हम देख सकते हैं।
अपने खाते तक पहुंच प्रदान करें अनुभाग में, टेक्स्ट पर क्लिक करें «एक और खाता जोड़ें«, जो नीले अक्षरों में है। इस पर क्लिक करने पर, हमें एक ईमेल पता दर्ज करने के लिए कहा जाएगा, ताकि इस व्यक्ति ने कहा कि पहुँच हो। जब हम खाते में प्रवेश करते हैं, तो जीमेल हमें एक दूसरी विंडो दिखाता है जिसमें इसके परिणामों का उल्लेख किया गया है। यदि हम निश्चित हैं, तो हमें केवल भेजें बटन को हिट करना होगा। इस व्यक्ति को यह कहते हुए एक ईमेल प्राप्त होगा कि उनके पास अभी से इस ईमेल खाते तक पहुंच है।
साझा खाते में विचार करने के लिए पहलू
प्रतिनिधि उन संदेशों को पढ़ सकेंगे जो उक्त साझा खाते में भेजे गए हैं। वे नए संदेश लिखने के अलावा, किसी भी समय उनका जवाब दे सकते हैं। वे उन वार्तालापों को भी हटाने में सक्षम होंगे जो इनबॉक्स में हैं। जब वे एक संदेश भेजते हैं, तो पता भाग में, आप देख सकते हैं कि किस जीमेल खाते ने इसे भेजा है। इसलिए यदि आप प्रतिनिधियों में से एक रहे हैं, तो आपका पता प्रदर्शित किया जाएगा।
सुरक्षा कारणों से, जीमेल प्रतिनिधियों को इस साझा खाते पर पासवर्ड बदलने की अनुमति नहीं देता है। उन्हें इससे Hangouts में बात करने की भी संभावना नहीं है। ये इस बात पर विचार करने के लिए महत्वपूर्ण हैं कि किसी को पहुँच दी जाए क्योंकि कोई और छुट्टी पर है और आम तौर पर किसी के साथ Hangouts का उपयोग कर रहा है। चूंकि दूसरे व्यक्ति के पास यह संभावना नहीं होगी।
प्रतिनिधियों को जोड़ें या निकालें
यदि किसी भी समय आप खाते में एक नया प्रतिनिधि जोड़ना चाहते हैं, यह संभव है। हमने पहले ही उल्लेख किया है कि मात्रा के संदर्भ में कुछ सीमाएं हैं, 10 और 25 प्रतिनिधियों के आधार पर यह जीमेल खाते के प्रकार पर निर्भर करता है। एक नया प्रतिनिधि जोड़ने के लिए हम उन्हीं चरणों का पालन करने जा रहे हैं जिनका हमने ऊपर अनुसरण किया है। हम कॉन्फ़िगरेशन दर्ज करते हैं, फिर खाते और आयात अनुभाग और मेरे खाते तक पहुंच प्रदान करने के विकल्प पर जाते हैं। वहां हमारे पास खाता जोड़ने का विकल्प है, जहां हम क्लिक करते हैं और हम उस खाते का ईमेल दर्ज करने जा रहे हैं जिसे हम आमंत्रित करना चाहते हैं।
यह हो सकता है कि थोड़ी देर के बाद आप उस खाते से एक प्रतिनिधि को निकालना चाहते हैं। आपको केवल खाते तक पहुंच के उसी अनुभाग में प्रवेश करना होगा, जहां आपको वे पते मिलेंगे, जिनकी आपने पहुंच दी है। यदि आप उनमें से किसी को हटाना चाहते हैं, आपको उन चरणों को दबाकर चलना होगा जो जीमेल आपसे इस संबंध में पूछता है। एक प्रतिनिधि को हटाना मुश्किल नहीं होगा।
एक प्रतिनिधि को हटाना मुख्य खाते से ही संभव है। इसका मतलब है कि एक प्रतिनिधि उस खाते में जोड़े गए किसी अन्य व्यक्ति को हटाने में सक्षम नहीं होगा। इस पर भी विचार करना एक महत्वपूर्ण पहलू है।