Gmail adalah layanan surat yang sebagian besar dari kita gunakan dalam kehidupan sehari-hari. Juga, bagi banyak orang itu adalah sesuatu yang digunakan untuk bekerja atau belajar. Dalam beberapa kasus, berbagi akun mungkin tidak dibuat-buat, terutama untuk alasan pekerjaan. Dalam pengertian ini, akun bersama adalah opsi yang patut dipertimbangkan.
Banyak yang mungkin belum pernah mendengar tentang akun Gmail bersama ini. Berikut kami memberi tahu Anda lebih banyak tentang apa itu, dan seberapa bermanfaatnya mereka bisa punya untuk kita. Juga cara kita dapat mengonfigurasinya jika kita tertarik untuk menggunakannya.
Apa itu akun bersama di Gmail
Akun bersama adalah Akun Gmail yang aksesnya banyak orang. Terutama dalam kasus studi atau pekerjaan, mungkin menarik bahwa ada beberapa orang yang memiliki akses ke akun ini, yang hanya akan digunakan untuk berhubungan dengan klien atau departemen lain di perusahaan itu sendiri. Idenya adalah bahwa setidaknya dua orang akan dapat mengaksesnya setiap saat.
Dalam akun ini, alamat yang sama dibagikan dan kata sandinya sama untuk semua orang yang memiliki akses. Ketika akun dibuat di platform surat, ada kemungkinan konfigurasikan akun tersebut sebagai satu untuk dibagikan. Jadi semuanya bisa disesuaikan dalam hal ini, dari orang-orang yang memiliki akses ke kata sandi.
Tentu saja, saat menggunakan jenis akun ini, penting bahwa hanya orang tertentu yang memiliki akses, untuk menghindari masalah dengan akun tersebut. Kata sandi oleh karena itu, itu harus dibagikan hanya dengan orang-orang ini. Meskipun Gmail tidak mengizinkan kata sandi akun itu diubah setiap saat. Perlindungan yang baik, tetapi jika ingin diubah, ini harus menjadi sesuatu yang dikomunikasikan antara orang-orang yang menggunakan akun tersebut.
Cara mengatur akun bersama di Gmail
Jika kami telah membuat keputusan untuk menggunakan akun bersama, kita harus mengkonfigurasinya setiap saat. Ini adalah sesuatu yang akan kami lakukan langsung di Gmail. Pertama kita harus masuk dengan akun yang bersangkutan yang akan kita bagikan atau yang baru harus dibuat dari awal, jika ini adalah opsi yang diinginkan. Bagaimanapun, kita harus pergi ke kotak masuk di akun.
Setelah berada di kotak masuk, klik ikon roda gigi, yang terletak di bagian kanan atas. Menu kontekstual kecil terbuka, di mana kami memiliki beberapa opsi. Kemudian klik opsi konfigurasi. Saat kita berada di pengaturan, kita melihat ada beberapa tab di bagian atas. Salah satu opsi ini adalah Akun dan Impor, yang akan kita klik.
Di sini kita menemukan bagian bernama Berikan akses ke akun Anda. Ini adalah bagian di mana kami dapat mengizinkan akun Gmail lain untuk dapat mengaksesnya. Fungsi atau kemungkinan ini untuk menambah delegasi ke akun ini. Di akun pribadi kami memiliki kemungkinan untuk menambahkan hingga 10 delegasi paling banyak. Jika ini adalah akun bisnis, jumlahnya meningkat menjadi 25. Jadi kami memiliki margin yang cukup dalam hal ini, seperti yang bisa kita lihat.
Di bagian Memberikan akses ke akun Anda, lalu klik teks «Tambahkan akun lain«, Yang dalam huruf biru. Saat mengkliknya, kami akan diminta untuk memasukkan alamat email sehingga orang ini akan memiliki akses tersebut. Saat kita masuk ke akun, Gmail menunjukkan jendela kedua di mana konsekuensi yang telah disebutkan. Jika sudah yakin, kita tinggal menekan tombol send. Orang ini akan menerima email yang menyatakan bahwa mereka memiliki akses ke akun email ini mulai sekarang.
Aspek yang perlu dipertimbangkan dalam akun bersama
Delegasi akan dapat membaca pesan yang dikirim ke akun bersama tersebut. Mereka juga dapat membalasnya kapan saja, selain menulis pesan baru. Mereka juga dapat menghapus percakapan yang ada di kotak masuk. Saat mereka mengirim pesan, di bagian alamat, Anda dapat melihat akun Gmail mana yang telah mengirimkannya. Jadi, jika Anda pernah menjadi salah satu delegasi, alamat Anda akan ditampilkan.
Demi alasan keamanan, Gmail tidak mengizinkan delegasi untuk mengubah sandi ini pada akun bersama ini. Mereka juga tidak memiliki kemungkinan untuk berbicara di Hangouts dari situ. Ini adalah hal penting untuk dipertimbangkan jika seseorang diberi akses karena orang lain sedang liburan dan biasanya berkomunikasi dengan seseorang menggunakan Hangouts. Karena orang kedua tidak akan memiliki kemungkinan ini.
Tambah atau hapus delegasi
Jika suatu saat Anda ingin menambahkan delegasi baru ke akun, itu mungkin. Kami telah menyebutkan bahwa ada batasan tertentu dalam hal kuantitas, 10 dan 25 delegasi tergantung pada jenis akun Gmail itu. Untuk menambahkan delegasi baru, kita akan mengikuti langkah-langkah yang sama yang telah kita ikuti di atas. Kami memasuki konfigurasi, lalu di bagian akun dan impor dan kami pergi ke opsi untuk memberikan akses ke akun saya. Di sana kami memiliki opsi untuk menambahkan akun, di mana kami klik dan kami akan memasukkan email dari akun yang ingin kami undang.
Mungkin setelah beberapa saat Anda hanya ingin menghapus seorang delegasi dari akun itu. Anda hanya perlu memasukkan bagian akses yang sama ke akun, di mana Anda akan mendapatkan alamat yang Anda beri akses. Jika Anda ingin menghapus salah satunya, Anda harus menekan dan mengikuti langkah-langkah yang diminta Gmail untuk Anda lakukan dalam hal ini. Tidaklah sulit untuk mengeluarkan seorang delegasi.
Menghapus delegasi hanya dapat dilakukan dari akun utama. Artinya, seorang delegasi tidak akan dapat menghapus orang lain yang telah ditambahkan ke akun itu. Ini merupakan aspek penting untuk dipertimbangkan juga.