Gmail is de e-mailservice die de meesten van ons dagelijks gebruiken Ook is het voor veel mensen iets dat wordt gebruikt voor werk of studie. In sommige gevallen is het delen van een account niet vergezocht, vooral om werkredenen. In die zin zijn gedeelde accounts een optie die het overwegen waard is.
Velen hebben waarschijnlijk nog nooit gehoord van deze gedeelde Gmail-accounts. Als vervolg op We vertellen je meer over wat ze zijn en hoe nuttig ze zijn ze kunnen voor ons hebben. Ook de manier waarop we er een kunnen configureren voor het geval we geïnteresseerd zijn om deze te gebruiken.
Wat zijn gedeelde accounts in Gmail
Een gedeeld account is een Gmail-account waartoe meerdere mensen toegang hebben Zeker bij studie of werk kan het interessant zijn dat er meerdere mensen toegang hebben tot dit account, dat alleen gebruikt zal worden om contact te hebben met klanten of andere afdelingen in het bedrijf zelf. Het idee is dat er altijd minimaal twee mensen toegang toe hebben.
In dit account wordt hetzelfde adres gedeeld en het wachtwoord is in ieder geval hetzelfde voor alle mensen die toegang hebben. Wanneer je een account aanmaakt op het mailplatform, heb je daar de mogelijkheid toe configureer het account als een account om te delen Alles kan hier dus aangepast worden, van de mensen die toegang hebben tot het wachtwoord.
Bij gebruik van dit type account is het natuurlijk belangrijk dat alleen bepaalde mensen toegang hebben om problemen met het account te voorkomen. Wachtwoord het mag daarom alleen met deze mensen worden gedeeld. Hoewel Gmail niet toestaat dat het wachtwoord van dat account altijd wordt gewijzigd. Een goede bescherming, maar in het geval dat het gewijzigd moet worden, moet dit iets zijn dat wordt gecommuniceerd tussen de mensen die het genoemde account gebruiken.
Hoe u een gedeeld account instelt in Gmail
Als we de beslissing hebben genomen om een gedeeld account te gebruiken, we zullen het te allen tijde moeten configureren Dit is iets dat we rechtstreeks in Gmail gaan doen. In de eerste plaats zullen we moeten inloggen met het account in kwestie dat we gaan delen of er moet een nieuw account worden aangemaakt, in het geval dat dit de gewenste optie is. We moeten in ieder geval naar de inbox in het account.
Eenmaal in de inbox klikt u op het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek. Er wordt een klein contextmenu geopend, waar we verschillende opties hebben. Klik vervolgens op de configuratieoptie. Als we in de instellingen zijn, zien we dat er bovenaan een aantal tabbladen zijn. Een van deze opties is Accounts en Import, waarop we gaan klikken.
Hier vinden we de sectie met de naam Toegang verlenen tot uw account. Dit is het gedeelte waarin we kunnen toestaan dat andere Gmail-accounts er toegang toe hebben. Deze functie of mogelijkheid is om afgevaardigden aan dit account toe te voegen. In een persoonlijk account hebben we de mogelijkheid om tot 10 deelnemers toe te voegen hoogstens. Als het een zakelijke rekening is, loopt het bedrag op tot 25. We hebben dus voldoende marge op dit punt, zoals we kunnen zien.
Klik in het gedeelte over Toegang verlenen tot uw account op de tekst «Voeg nog een account toe«, Dat is in blauwe letters. Wanneer u erop klikt, wordt ons gevraagd een e-mailadres in te voeren, zodat deze persoon die toegang heeft. Als we het account invoeren, laat Gmail ons een tweede venster zien waarin de gevolgen die dit heeft, worden vermeld. Als we het zeker weten, hoeven we alleen maar op de verzendknop te klikken. Deze persoon ontvangt een e-mail waarin staat dat ze nu toegang hebben tot dit e-mailaccount.
Aspecten waarmee u rekening moet houden in het gedeelde account
De afgevaardigden kunnen de berichten lezen die naar het gedeelde account zijn verzonden. Ze kunnen ze ook op elk moment beantwoorden, naast het schrijven van nieuwe berichten. Ze kunnen ook conversaties verwijderen die in de inbox staan. Als ze een bericht sturen, kun je in het adresgedeelte zien welk Gmail-account het heeft verzonden. Dus als u een van de afgevaardigden bent geweest, wordt uw adres weergegeven.
Om veiligheidsredenen staat Gmail gemachtigden niet toe dit wachtwoord voor dit gedeelde account te wijzigen. Ze hebben ook niet de mogelijkheid om vanuit Hangouts te spreken. Dit zijn belangrijke dingen om in gedachten te houden als een persoon toegang krijgt omdat iemand anders op vakantie is en normaal gesproken via Hangouts met iemand communiceert. Omdat de tweede persoon deze mogelijkheid niet heeft.
Gemachtigden toevoegen of verwijderen
Als u op enig moment een nieuwe gedelegeerde aan het account wilt toevoegen, het is mogelijk. We hebben al vermeld dat er bepaalde limieten zijn in termen van hoeveelheid, van 10 en 25 afgevaardigden, afhankelijk van het type Gmail-account dat het is. Om een nieuwe afgevaardigde toe te voegen, volgen we dezelfde stappen die we hierboven hebben gevolgd. We voeren de configuratie in, vervolgens de sectie accounts en import en gaan naar de optie om toegang te verlenen tot mijn account. Daar hebben we de mogelijkheid om een account toe te voegen, waar we op klikken en we gaan het e-mailadres invoeren van het account dat we willen uitnodigen.
Het kan zijn dat u na een tijdje gewoon een gemachtigde uit dat account wilt verwijderen. U hoeft alleen hetzelfde toegangsgedeelte tot het account in te voeren, waar u de adressen krijgt waartoe u toegang hebt verleend. Als u ze wilt verwijderen, moet u op drukken en de stappen volgen die Gmail u in dat verband vraagt. Het zal niet moeilijk zijn om een gedelegeerde te verwijderen.
Het verwijderen van een gedelegeerde is alleen mogelijk vanuit het hoofdaccount Dit betekent dat een gedelegeerde geen andere kan verwijderen die aan dat account is toegevoegd. Het is ook een belangrijk aspect om rekening mee te houden.