Utviklingen som Internett har hatt i dagens tid, har gjort det mulig for mange å nå dele dokumenter mens de redigeres noen av dem; Tidene har endret seg, og nå er det ikke lenger nødvendig å måtte sende et vedlegg for at noen skal gjennomgå det og deretter returnere det til oss med visse endringer, men heller kan alt gjennomgås i sanntid og i samme øyeblikk.
To av de mest brukte tjenestene for denne typen samarbeidsdokumenter på nettet er: Google Docs og Microsoft Office Online. Akkurat nok til å måtte bruke noen få triks for å utføre denne oppgaven effektivt, noe vi vil lære deg i denne artikkelen for hver av disse tjenestene vi har diskutert.
Samarbeid om dokumenter med Google Dokumenter i sanntid
Vel, hvis vi er tilbøyelige til å bruke Google Dokumenter, kan det hende vi må åpne en Gmail-konto som du abonnerer på eller en annen relatert tjeneste; Vi anbefaler at du går gjennom artikkelen der vi hadde nevnt noe lignende siden du trenger ikke å ha en Gmail-konto til nyt de andre tjenestene som tilbys av Google. I tilfelle vi fortjener, vil vi prøve å opprette dokumenter i Google Dokumenter og senere måtte dele dem med et visst antall personer.
Vi anbefaler at du følger følgende innledende trinn slik at du kan åpne Google Docs-grensesnittet:
- Vi åpner nettleseren vår.
- I URL-en skriver vi Google.com (bare for å gi et lite eksempel).
- Vi klikker på det lille rutenettet som ligger øverst til høyre i nettleseren.
- I første omgang klikker vi på Mer og senere i «Enda mer fra Google".
- Vi blar nedover skjermen til vi finner det Dokumenter.
- Vi klikker på den lenken.
Med disse enkle trinnene nå vi finner Google Docs-grensesnittet i nettleseren; nå gjenstår det bare å måtte gjenkjenne noen få elementer for å begynne å samarbeide med andre brukere.
Vi kan klikke direkte på den blå knappen som sier Aksje, som vi umiddelbart blir bedt om å gi et navn til dokumentet, og deretter må lagre endringene.
Her vises noen alternativer for å dele dokumentene vi oppretter med Google Dokumenter; først og fremst er det sosiale nettverk (Facebook, Twitter og Google+) og selvfølgelig vår Gmail-e-postkonto. Vi kunne velge hvilket som helst av disse miljøene for å dele dokumentene med brukerne av slike tjenester.
Vi kan også indikere uavhengig av enhver kontakt, dette ved å plassere e-posten til nevnte personer, nederst i dette vinduet.
Senere må vi bare klikke på den blå knappen som sier end, som vi kan begynne å skrive hvilken som helst type tekst mens gjestene beundrer den og til og med foreslår endringer i sanntid.
Samarbeid om dokumenter med Microsoft Office Online
Etter at vi har åpnet en økt i noen av Microsofts elektroniske tjenester (det kan godt være Outlook.com), må vi gå til Ordet gjennom denne lenken eller at de respektive ikonene blir skjult under pilen.
Etter at vi har valgt ikonet (eller gjennom den foreslåtte lenken) finner vi grensesnittet i seg selv på Word online.
Nesten lik det vi gjorde tidligere med Google Docs, i Office online-grensesnittet må vi også klikke på knappen «Aksje".
Et vindu vises, hvor vi bare trenger å gjøre plasser e-postene til personene vi vil invitere å samarbeide med dokumentene våre i dette miljøet; Vi kan også plassere en liten melding nederst der vi vil forklare gjestene våre, hva de skal gjøre og emnet som skal skrives gjennom dette nettdokumentet.
Som du kan beundre, er disse to alternativene for å jobbe med dokumenter på nettet er ganske effektivt når du jobber sammen, i samarbeid og i sanntid i samme innhold, den største fordelen er at alle vil ha muligheten til å redigere dokumentet fra sine respektive datamaskiner.