Det finns några program som vi använder praktiskt taget varje dag på vår dator. Microsoft Word är en av dem, viktigt i det dagliga livet för miljontals användare. Antingen för arbete eller studier är det vanligt att vi måste redigera ett dokument med det här programmet. Tack vare det har vi tillgång till många funktioner, även om det vanligtvis finns vissa aspekter som tenderar att vara svåra för många användare när de använder det.
Att skapa index i Word är något som ofta ger problem för många användare. Även om det är något vi kan göra på ett riktigt enkelt sätt. Därefter berättar vi hur vi kan skapa index i dokumentredigeraren för varje tillfälle där vi behöver använda dem.
Ändra formatet på titlar
Innan du börjar skapa indexet i ett dokument i Word är det viktigt att vi använder rätt format i titlarna i den. Det normala är att när vi redigerar ett dokument använder vi titlar för varje avsnitt och underavsnitt som finns i det. Men det är också viktigt att vi använder lämpligt format, vilket vi har i nämnda dokument (avdelning 1, avdelning 2, etc). Eftersom indexet är baserat på detta vid skapandet.
Därför, om vi redan har dessa format i bruk i dokumentet, då kommer skapandet av nämnda index att vara väldigt enkelt. Eftersom indexet tar dessa titlar för att skapa nivåerna och kommer att visas direkt på skärmen. Så vi kommer inte att behöva göra något annat i den meningen, riktigt bekväma.
Så det är bra att gå till det här dokumentet i Word och använda dessa format i titlarna som är rubriker för varje avsnitt i det. Sättet att göra det är väldigt enkelt, som du kan se på bilden. Du måste bara välja titel eller nivå att använda för att den ska gälla. Att göra detta hjälper oss så att indexet i fråga blir perfekt förberett när vi skapar det, så det sparar mycket tid i detta avseende. När vi har ändrat detta är vi redo att skapa nämnda index.
Skapa ett index i Word
När vi har gjort dessa steg i föregående avsnitt är vi redo att börja med skapandet av indexet i Word. Stegen att följa är mycket enkla i detta steg. Innan du börjar är det viktigt placera markören i början av dokumentet. Eftersom indexet skapas på den plats där markören är, så kan vi göra det av misstag in i mitten av nämnda dokument. När vi väl har placerat markören i början kan vi börja.
Det första vi måste göra är att klicka på referensavsnittet, högst upp i dokumentet i Word. Genom att klicka på den visas alternativen i detta avsnitt. Vi tittar nedan till vänster på skärmen, där vi ser ett alternativ som heter Innehållsförteckning. Klicka på den så visas en snabbmeny.
Då kommer vi att kunna se att ett par indexmodeller kommer ut, bland vilka vi kan välja. Vi kommer bara att behöva välja en av dem, så att det efter några sekunder kommer att visas i vårt Word-dokument. Genom att välja det ser du att de titlar eller avsnitt som vi tidigare har skapat redan visas i nämnda index. Så vi behöver inte lägga till något manuellt. Mycket bekvämt i detta avseende. När vi dessutom lägger till nya titlar kommer de automatiskt att införlivas i nämnda index.
Därför visas alla ändringar som vi inför i detta dokument, till exempel sidnumret där ett specifikt kapitel börjar, denna ändring i det indexet. Så allt kommer att bli bra i detta avseende. Det normala i dessa fall är att detta index infogas i dokumentet i Word i slutet, när vi är redigerade, för att göra allt enklare i den meningen. Det ger också möjlighet att redigera det i början. Var och en måste välja det alternativ som verkar mest bekvämt i varje fall.
Anpassa indexet
Alla index som vi har skapat i ett dokument i Word kan anpassas. En funktion erbjuds för dem, så att varje användare kan anpassa den baserat på det dokument de har skapat. Sättet att gå in i den här funktionen är väldigt enkelt, liknar de steg vi har använt för att skapa den.
Därför måste vi ange referensavsnittet högst upp på skärmen. Därefter klickar vi på knappen för innehållsförteckningen, så att kontextmenyn i det avsnittet sedan visas. Då måste vi komma in i alternativet "Anpassad innehållsförteckning", som ligger mot slutet av den sammanhangsberoende menyn. Ett nytt fönster öppnas sedan på skärmen.
I det här fönstret har vi en serie alternativ för att anpassa detta index som vi ska använda i Word. Alternativen som visas i det här fönstret är:
- Visa sidnummer: Om vi vill att detta index ska visa sidan där ett kapitel börjar
- Användning av hyperlänkar: Vi kan använda hyperlänkar i indextitlarna, så att klicka på en tar oss till sidan i fråga. Det kan vara mycket användbart, särskilt i dokument som är ganska långa, det underlättar navigering.
- format: Vi kan också välja det format vi vill använda i indextitlarna, det finns flera alternativ att välja för att alltid kunna anpassa nämnda index.
- Visa nivåer: Det är möjligt att välja hur många nivåer vi vill visa i indexet i Word. Detta är något som beror på de nivåer som vi har använt i dessa titlar i dokumentet. Om vi har använt avdelning 1, 2, 3, 4 måste vi använda fyra nivåer. Den måste anpassas till användningen av dessa titlar.
När de ändringar vi vill ha införts kan vi ge dig att acceptera och indexet i fråga har varit som vi ville. Vi kan redan skriva ut dokumentet eller skicka det via post, eller vad vi än behöver göra med det. Som du kan se är det inte komplicerat att skapa ett index i Word.