Los mejores trucos para Word

A pesar de las diferentes alternativas que tenemos disponibles en el mercado a la hora de escribir documentos de texto, crear hojas de cálculo o presentaciones, la solución que nos ofrece Office siempre es la más utilizada, y por ende, la mejor valorada del mercado, a pesar de que no es gratuita.

Con casi 40 años en el mercado, Word se ha convertido por méritos propios en el mejor procesador de textos, un procesador de textos que nos ofrece un gran número de funciones, funciones mucha de ellas no conocidas pero que nos pueden ayudar a incrementar nuestra productividad en el día a día.

El número de funciones y posibilidades que nos ofrece Word satisfacen las necesidades de todos los usuarios, incluyendo los más profesionales. Si quieres conocer algunas de las funciones que nos ofrece que nos ofrece Word, te invito a que sigas leyendo, ya que a buen seguro descubrirás funciones que desconocías que podías hacer con Microsoft Word.

Buscar y reemplazar palabras

Cuando hemos acabado un trabajo, es probable que después de revisarlo, hayamos escrito una palabra mal, una palabra que creíamos escribir bien hasta que lo hemos consultado fuera del diccionario de Word. En estos casos, sobre todo cuando el documento es muy grande, Word nos permite no solo buscar esa palabra para modificarla, sino que además, nos permite reemplazarla automáticamente por la correcta.

Esta función se encuentra en el cuadro de búsqueda situado en la esquina superior derecha de la aplicación.

Diccionario de sinónimos

Además de incluir uno de los mejores correctores ortográficos y gramaticales que podemos encontrar en la actualidad en cualquier aplicación, como buen procesador de textos que se precie, también incorpora un diccionario de sinónimos, diccionario que nos permite reemplazar la palabra seleccionada por el sinónimo que mejor se adapta al texto.

Para acceder al diccionario de sinónimos, tan solo tenemos que seleccionar la palabra y pulsar en el botón derecho del ratón y situar el ratón en la opción Sinónimos, opción que desplegará un listado con los sinónimos de la palabra que buscamos.

Búsqueda de palabras en internet

Cuando estamos escribiendo un documento y no tenemos claro si la palabra que hemos utilizado es correcta, lo habitual es tirar el explorador que nuestro equipo para asegurarnos. Afortunadamente, Microsoft ha pensado en eso y nos ofrece un buscador de términos en internet integrado en la propia aplicación. Esta función se llama Búsqueda inteligente.

Para hacer uso de esta función, debemos seleccionar la palabra en cuestión, pulsar el botón derecho y seleccionar Búsqueda inteligente. En ese momento, se mostrará en la parte derecha de la aplicación, los resultados de búsqueda en Bing de ese término, para que podamos comprobar si está correctamente escrito, si es la palabra que buscábamos o tenemos que seguir buscando.

Traducir un documento, un párrafo o una línea

Si por tu trabajo, afición o estudio, habitualmente te ves obligado a consultar o escribir documentos en otros idiomas, Microsoft nos ofrece de forma nativa un traductor, un traductor que se encarga de traducir automáticamente todo el documento o únicamente el texto que hemos seleccionado. Este traductor es de Microsoft y no tiene nada que ver con el de Google.

Si el texto que queremos traducir, no incorpora palabras coloquiales, la traducción será prácticamente perfecta y comprensible. Este traductor integrado nos ofrece prácticamente lo mismos resultados que el traductor de Google.

Crear textos aleatorios

Cuando nos vemos obligados a escribir textos para rellenar huecos de un documento, de un panfleto publicitario o de cualquier otro tipo de archivo, podemos recurrir a copiar y pegar textos de otros documentos. Word nos ofrece una solución muy sencilla a este pequeño problema. Escribiendo =rand(número de párrafos,número de frases), Word nos mostrará el número de párrafos compuestos por las líneas que hemos especificado.

El texto que nos muestra, no es realmente aleatorio, lo que haces es repetir una y otra vez el texto de muestra que podemos encontrar en la fuente que utilicemos en el documento que estamos confeccionando.

Recuperar un archivo no guardado

Seguro que en más de una ocasión, ha visto como tu equipo se ha cerrado inesperadamente, se ha ido la luz, te has quedado sin batería… o por cualquier otra causa, no has tenido la precaución de guardar el documento. Aunque pueda parecer un problema absurdo, es más habitual de lo que puedes. Es tan común, que desde hace varias versiones, tenemos la posibilidad de recuperar un documento de Word que no hemos guardado.

Proteger un documento con contraseña

Si únicamente hacemos uso nosotros de nuestro equipo, y este, está protegido con una contraseña que únicamente conocemos nosotros, no es necesario proteger los documentos que no queremos que vean otras personas. Si queremos compartir el documento con otras personas, sin que los posibles intermediarios puedan tener acceso, lo mejor que podemos hacer es protegerlo con una contraseña. Consejo: no enviar la contraseña de acceso junto con el archivo.

Para proteger un documento, debemos pulsar en la barra de menús Herramientas y en Proteger documento. Word nos solicitará dos contraseñas, para abrir el documento y para editarlo. Esta contraseña no tiene porque ser la misma en ambos casos, ya que no todos los posibles destinatarios de un mismo documento pueden tener la necesidad de editarlo.

Añadir una marca de agua

Si el documento que estamos creando tiene fines comerciales, para evitar utilizar espacio el encabezado pie de página para situar nuestros datos, podemos añadir una sutil marca de agua en el fondo, una marca de agua que puede ser tanto en formato de texto como en formato de imagen. Obviamente, si no queremos que esta sea eliminada, a la hora de compartir el documento debemos hacerlo en un formato que no sea Word, por ejemplo PDF, o bien proteger el documento para que nadie más pueda editarlo.

Guardar en formato PDF

Al igual que Word se ha convertido en un estándar en la industria de la informático, el formato de archivo PDF (Adobe) también lo es. Gracias a esto, Word nos permite guardar archivos en formato PDF, un formato ideal para compartir documentos que no queremos que sean editados por nuestro destinatario. Esta opción la encontramos dentro de la opción Guardar como y pulsando en el desplegable de formatos que nos ofrece.

Crear carteles

Una de las funciones menos conocidas de Word, es la posibilidad de crear carteles gracias a la función Word Art, una de las más veteranas de esta aplicación y que se utilizaba en muchísimas ocasiones en los años 90 para crear carteles. Esta función nos permite escribir un texto y darle la forma y color que queramos.

Añadir figuras al texto

Una función relacionada con las posibilidades gráficas que nos ofrece Word Art, es la posibilidad de añadir figuras, ya sean cuadros de texto, flechas orientativas, corazones, círculos, figuras geométricas… Estas imágenes se insertan como si de una imagen se tratara, por lo que se tratan igual que las imágenes.