Có một số chương trình mà chúng ta sử dụng thực tế hàng ngày trên máy tính của mình. Microsoft Word là một trong số đó, thiết yếu trong cuộc sống hàng ngày của hàng triệu người dùng. Đối với công việc hoặc học tập, thông thường chúng ta phải chỉnh sửa tài liệu bằng chương trình này. Nhờ nó, chúng tôi có quyền truy cập vào nhiều chức năng, mặc dù thường có một số khía cạnh có xu hướng gây khó khăn cho nhiều người dùng khi sử dụng nó.
Tạo chỉ mục trong Word là một việc thường xuyên xuất hiện các vấn đề cho nhiều người dùng. Mặc dù nó là một cái gì đó mà chúng ta có thể làm một cách thực sự đơn giản. Tiếp theo, chúng tôi cho bạn biết cách mà chúng tôi có thể tạo chỉ mục trong trình chỉnh sửa tài liệu, cho bất kỳ trường hợp nào chúng tôi cần sử dụng chúng.
Sửa đổi định dạng của tiêu đề
Trước khi bắt đầu tạo chỉ mục trong tài liệu trong Word, điều quan trọng là chúng ta đang sử dụng định dạng chính xác trong các tiêu đề trong đó. Điều bình thường là khi chúng tôi chỉnh sửa một tài liệu, chúng tôi sử dụng tiêu đề cho từng phần và tiểu mục có trong đó. Nhưng điều quan trọng là chúng ta phải sử dụng định dạng thích hợp, mà chúng ta có trong tài liệu đã nói (Tiêu đề 1, Tiêu đề 2, v.v.). Vì chỉ mục dựa trên chỉ số này tại thời điểm được tạo.
Do đó, nếu chúng tôi đã sử dụng các định dạng này trong tài liệu, thì việc tạo chỉ mục nói trên sẽ rất đơn giản. Vì chỉ mục sẽ lấy các danh hiệu này để tạo các cấp độ và sẽ hiển thị trực tiếp trên màn hình. Vì vậy, chúng tôi sẽ không phải làm bất cứ điều gì khác theo nghĩa này, thực sự thoải mái.
Vì vậy, tốt hơn là bạn nên chuyển đến tài liệu này trong Word và sử dụng các định dạng này trong các tiêu đề đứng đầu mỗi phần trong đó. Cách làm rất đơn giản, như bạn có thể thấy trong ảnh. Bạn chỉ cần chọn tiêu đề hoặc cấp độ để sử dụng, để áp dụng. Làm điều này sẽ giúp chúng tôi để chỉ mục được đề cập sẽ được chuẩn bị hoàn hảo khi chúng tôi tạo nó, do đó, nó tiết kiệm rất nhiều thời gian trong vấn đề này. Khi chúng tôi đã sửa đổi điều này, chúng tôi đã sẵn sàng tạo chỉ mục nói trên.
Tạo chỉ mục trong Word
Khi chúng ta đã thực hiện các bước này trong phần trước, chúng ta đã sẵn sàng để bắt đầu tạo chỉ mục trong Word. Các bước thực hiện rất đơn giản trong bước này. Trước khi bạn bắt đầu, điều quan trọng là di chuyển con trỏ đến đầu tài liệu. Vì chỉ mục được tạo ở vị trí của con trỏ, vì vậy chúng tôi có thể tạo ra nó do nhập nhầm vào giữa tài liệu đã nói. Khi chúng ta đặt con trỏ vào đầu, chúng ta có thể bắt đầu.
Việc đầu tiên mà chúng ta phải làm là nhấp vào phần tài liệu tham khảo, nằm ở đầu tài liệu trong Word. Bằng cách nhấp vào nó, các tùy chọn trong phần này sẽ được hiển thị. Chúng ta nhìn vào bên dưới bên trái của màn hình, nơi chúng ta thấy một tùy chọn được gọi là Mục lục. Nhấp vào nó và một menu ngữ cảnh sẽ xuất hiện.
Sau đó, chúng tôi sẽ có thể thấy rằng một vài mô hình chỉ số xuất hiện, từ đó chúng tôi có thể chọn. Chúng tôi sẽ chỉ phải chọn một trong số họ, để sau vài giây, nó sẽ được hiển thị trong tài liệu Word của chúng ta. Bằng cách chọn nó, bạn sẽ thấy rằng các tiêu đề hoặc phần mà chúng tôi đã tạo trước đó đã được hiển thị trong chỉ mục nói trên. Vì vậy, chúng tôi không phải thêm bất cứ thứ gì theo cách thủ công. Rất thoải mái về vấn đề này. Hơn nữa, khi chúng tôi thêm các tiêu đề mới, chúng sẽ tự động được kết hợp vào chỉ mục đã nói.
Do đó, tất cả các thay đổi mà chúng tôi giới thiệu trong tài liệu này, chẳng hạn như số trang bắt đầu một chương cụ thể, thay đổi này sẽ được hiển thị trong chỉ mục đó. Vì vậy, mọi thứ sẽ ổn trong vấn đề này. Điều bình thường trong những trường hợp này là chỉ mục này được nhập vào tài liệu trong Word ở cuối, khi chúng tôi chỉnh sửa xong, để làm cho mọi thứ đơn giản hơn theo nghĩa này. Nó cũng cung cấp khả năng chỉnh sửa nó ngay từ đầu. Mỗi người phải chọn tùy chọn có vẻ thoải mái nhất trong mỗi trường hợp.
Tùy chỉnh chỉ mục
Bất kỳ chỉ mục nào chúng tôi đã tạo trong tài liệu trong Word đều có thể được tùy chỉnh. Một chức năng được cung cấp cho họ, để mỗi người dùng có thể tùy chỉnh nó dựa trên tài liệu họ đã tạo. Cách vào hàm này rất đơn giản, tương tự như các bước chúng ta đã sử dụng để tạo nó.
Do đó, chúng ta phải nhập phần tài liệu tham khảo ở đầu màn hình. Tiếp theo, chúng ta nhấp vào nút mục lục, để menu ngữ cảnh trong phần đó được hiển thị. Sau đó, chúng ta phải nhập trong tùy chọn có tên «Mục lục tùy chỉnh», nằm ở cuối menu ngữ cảnh đó. Một cửa sổ mới sẽ mở ra trên màn hình.
Trong cửa sổ này, chúng tôi có một loạt các tùy chọn để tùy chỉnh chỉ mục này mà chúng tôi sẽ sử dụng trong Word. Các tùy chọn được hiển thị trong cửa sổ này là:
- Hiển thị số trang: Nếu chúng ta muốn chỉ mục này hiển thị trang bắt đầu một chương
- Sử dụng siêu liên kết: Chúng tôi có thể sử dụng các siêu liên kết trong tiêu đề chỉ mục, để việc nhấp vào một liên kết sẽ đưa chúng tôi đến trang được đề cập. Nó có thể rất hữu ích, đặc biệt là trong các tài liệu khá dài, nó tạo điều kiện thuận lợi cho việc điều hướng.
- Định dạng: Chúng tôi cũng có thể chọn định dạng mà chúng tôi muốn sử dụng trong các tiêu đề chỉ mục, có một số tùy chọn mà từ đó bạn có thể chọn để có thể tùy chỉnh chỉ mục nói trên mọi lúc.
- Hiển thị cấp độ: Có thể chọn số lượng cấp độ mà chúng ta muốn hiển thị trong chỉ mục trong Word. Đây là một cái gì đó phụ thuộc vào các cấp độ mà chúng tôi đã sử dụng trong các tiêu đề đó trong tài liệu. Nếu chúng ta đã sử dụng Tiêu đề 1, 2, 3, 4, thì chúng ta sẽ cần sử dụng bốn cấp độ. Nó phải được điều chỉnh để sử dụng các chức danh này.
Khi những thay đổi mà chúng tôi muốn đã được thực hiện, chúng tôi có thể cho phép bạn chấp nhận và chỉ mục được đề cập đã được như chúng tôi muốn. Chúng tôi đã có thể in tài liệu nói trên hoặc gửi qua đường bưu điện, hoặc bất cứ điều gì chúng tôi cần làm với nó. Như bạn thấy, việc tạo chỉ mục trong Word không phức tạp.