Gmail là dịch vụ thư mà hầu hết chúng ta sử dụng hàng ngày. Ngoài ra, đối với nhiều người, nó là thứ được sử dụng cho công việc hoặc học tập. Trong một số trường hợp, chia sẻ tài khoản có thể không quá xa vời, đặc biệt là vì lý do công việc. Theo nghĩa này, tài khoản dùng chung là một lựa chọn đáng để cân nhắc.
Nhiều người có thể chưa bao giờ nghe nói về các tài khoản Gmail được chia sẻ này. Tiếp theo chúng tôi cho bạn biết thêm về chúng là gì và hữu ích như thế nào họ có thể có cho chúng tôi. Cũng là cách mà chúng ta có thể cấu hình một cái trong trường hợp chúng ta muốn sử dụng nó.
Tài khoản dùng chung trong Gmail là gì
Tài khoản được chia sẻ là một Tài khoản Gmail mà nhiều người có quyền truy cập. Đặc biệt là trong trường hợp học tập hoặc công việc, có thể thú vị là có một số người có quyền truy cập vào tài khoản này, tài khoản này sẽ chỉ được sử dụng để liên hệ với khách hàng hoặc các bộ phận khác trong chính công ty. Ý tưởng là ít nhất hai người sẽ có thể truy cập nó mọi lúc.
Trong tài khoản này, địa chỉ giống nhau được chia sẻ và mật khẩu giống nhau trong mọi trường hợp, cho tất cả những người có quyền truy cập. Khi một tài khoản được tạo trên nền tảng thư, có khả năng định cấu hình tài khoản đã nói làm một tài khoản để chia sẻ. Vì vậy, mọi thứ có thể được điều chỉnh về mặt này, từ những người có quyền truy cập vào mật khẩu.
Tất nhiên, khi sử dụng các loại tài khoản này, điều quan trọng là chỉ một số người nhất định mới có quyền truy cập, để tránh các vấn đề với tài khoản. Mật khẩu do đó nó chỉ nên được chia sẻ với những người này. Mặc dù Gmail không cho phép thay đổi mật khẩu của tài khoản đó mọi lúc. Một biện pháp bảo vệ tốt, nhưng trong trường hợp bị thay đổi, đây phải là thứ được trao đổi giữa những người sử dụng tài khoản được đề cập.
Cách thiết lập tài khoản dùng chung trong Gmail
Nếu chúng tôi quyết định sử dụng tài khoản dùng chung, chúng tôi sẽ phải định cấu hình nó mọi lúc. Đây là điều mà chúng tôi sẽ thực hiện trực tiếp trong Gmail. Trước tiên, chúng tôi sẽ phải đăng nhập bằng tài khoản mà chúng tôi sẽ chia sẻ hoặc một tài khoản mới phải được tạo từ đầu, trong trường hợp đây là tùy chọn mong muốn. Trong mọi trường hợp, chúng ta phải vào hộp thư đến trong tài khoản.
Khi ở trong hộp thư đến, hãy nhấp vào biểu tượng bánh răng cưa, nằm ở phần trên bên phải. Một menu ngữ cảnh nhỏ sẽ mở ra, nơi chúng ta có một số tùy chọn. Sau đó nhấp vào tùy chọn cấu hình. Khi chúng tôi ở trong cài đặt, chúng tôi thấy rằng có một số tab ở trên cùng. Một trong những tùy chọn này là Tài khoản và Nhập, mà chúng tôi sẽ nhấp vào.
Tại đây, chúng tôi tìm thấy phần có tên Cấp quyền truy cập vào tài khoản của bạn. Đây là phần mà chúng tôi có thể cho phép các tài khoản Gmail khác có thể truy cập vào nó. Chức năng hoặc khả năng này là thêm người đại diện vào tài khoản này. Trong tài khoản cá nhân, chúng tôi có khả năng thêm tối đa 10 đại biểu nhất. Nếu đó là tài khoản doanh nghiệp, số tiền tăng lên 25. Vì vậy, chúng ta có đủ tiền ký quỹ trong vấn đề này, như chúng ta thấy.
Trong phần Cấp quyền truy cập vào tài khoản của bạn, sau đó nhấp vào văn bản «Thêm tài khoản khác«, Được viết bằng chữ màu xanh lam. Khi nhấp vào nó, chúng ta sẽ được yêu cầu nhập địa chỉ email để người này có quyền truy cập. Khi chúng tôi nhập tài khoản, Gmail sẽ hiển thị cho chúng tôi một cửa sổ thứ hai trong đó những hậu quả mà điều này gây ra được đề cập đến. Nếu chúng tôi chắc chắn, chúng tôi sẽ chỉ phải nhấp vào nút gửi. Người này sẽ nhận được một email thông báo rằng họ có quyền truy cập vào tài khoản email này kể từ bây giờ.
Các khía cạnh cần xem xét trong tài khoản được chia sẻ
Các đại biểu sẽ có thể đọc các tin nhắn được gửi đến tài khoản dùng chung nói trên. Họ cũng có thể trả lời chúng bất cứ lúc nào, ngoài việc viết tin nhắn mới. Họ cũng sẽ có thể xóa các cuộc trò chuyện có trong hộp thư đến. Khi họ gửi tin nhắn, ở phần địa chỉ, bạn có thể xem tài khoản Gmail nào đã gửi tin nhắn đó. Vì vậy, nếu bạn là một trong những đại biểu, địa chỉ của bạn sẽ được hiển thị.
Vì lý do bảo mật, Gmail không cho phép người được ủy quyền thay đổi mật khẩu này trên tài khoản dùng chung này. Họ cũng không có khả năng nói chuyện trong Hangouts từ nó. Đây là những điều quan trọng cần xem xét nếu ai đó được cấp quyền truy cập vì người khác đang đi nghỉ và thường liên lạc với ai đó bằng Hangouts. Vì người thứ hai sẽ không có khả năng này.
Thêm hoặc xóa đại biểu
Nếu bất kỳ lúc nào bạn muốn thêm một đại biểu mới vào tài khoản, nó có thể. Chúng tôi đã đề cập rằng có những giới hạn nhất định về số lượng, 10 và 25 đại biểu tùy thuộc vào loại tài khoản Gmail. Để thêm một đại biểu mới, chúng ta sẽ làm theo các bước tương tự như chúng ta đã làm ở trên. Chúng tôi nhập cấu hình, sau đó đến phần tài khoản và nhập và đến tùy chọn cấp quyền truy cập vào tài khoản của tôi. Ở đó, chúng tôi có tùy chọn để thêm tài khoản, nơi chúng tôi nhấp vào và chúng tôi sẽ nhập email của tài khoản mà chúng tôi muốn mời.
Có thể sau một thời gian, bạn chỉ muốn xóa người được ủy quyền khỏi tài khoản đó. Bạn chỉ phải nhập cùng một phần quyền truy cập vào tài khoản, nơi bạn sẽ nhận được các địa chỉ mà bạn đã cấp quyền truy cập. Nếu bạn muốn xóa bất kỳ trong số chúng, bạn sẽ phải nhấn và làm theo các bước mà Gmail yêu cầu bạn về vấn đề này. Sẽ không khó để loại bỏ một đại biểu.
Chỉ có thể xóa đại diện từ tài khoản chính. Điều này có nghĩa là một người được ủy quyền sẽ không thể xóa một người khác đã được thêm vào tài khoản đó. Nó cũng là một khía cạnh quan trọng để xem xét.