Има някои програми, които използваме практически всеки ден на нашия компютър. Microsoft Word е един от тях, от съществено значение в ежедневието на милиони потребители. Поради работа или обучение обикновено се налага да редактираме документ, използвайки тази програма. Благодарение на него имаме достъп до много функции, въпреки че обикновено има някои аспекти, които са склонни да бъдат трудни за много потребители, когато го използват.
Създаването на индекси в Word е нещо, което често създава проблеми за много потребители. Въпреки че е нещо, което можем да направим по един наистина прост начин. След това ще ви разкажем как можем да създадем индекси в редактора на документи за всеки повод, в който трябва да ги използваме.
Променете формата на заглавията
Преди да започнете да създавате индекса в документ в Word, е важно да използваме правилния формат в заглавията в него. Нормалното е, че когато редактираме документ, използваме заглавия за всеки от разделите и подразделите, които са в него. Но също така е от съществено значение да използваме подходящия формат, който имаме в споменатия документ (дял 1, дял 2 и т.н.). Тъй като индексът се базира на това по време на създаването.
Следователно, ако вече използваме тези формати в документа, тогава създаването на споменатия индекс ще бъде много просто. Тъй като индексът ще вземе тези заглавия, за да създаде нивата и ще се покаже директно на екрана. Така че няма да се налага да правим нещо друго в този смисъл, наистина удобно.
Затова е добре да отидете на този документ в Word и да използвате тези формати в заглавията, които оглавяват всеки от разделите в него. Начинът да го направите е наистина прост, както можете да видите на снимката. Трябва само да изберете заглавието или нивото, което да използвате, за да се прилага. Това ще ни помогне да гарантираме, че въпросният индекс ще бъде перфектно подготвен, когато го създадем, така че спестява много време в това отношение. След като променим това, ние сме готови да създадем споменатия индекс.
Създайте индекс в Word
Когато направим тези стъпки в предишния раздел, сме готови да започнем със създаването на индекса в Word. Стъпките, които трябва да следвате, са много лесни в тази стъпка. Преди да започнете, важно е поставете курсора в началото на документа. Тъй като индексът се създава на мястото, където е курсорът, можем да го направим по погрешка, въведен в средата на споменатия документ. След като поставим курсора в началото, можем да започнем.
Първото, което трябва да направим е да кликнете върху раздела за справки, разположен в горната част на документа в Word. Като кликнете върху него, ще се покажат опциите в този раздел. Поглеждаме отдолу в лявата част на екрана, където виждаме опция, наречена Съдържание. Кликнете върху него и ще се появи контекстно меню.
Тогава ще можем да видим, че излизат няколко индексни модела, сред които можем да избираме. Ще трябва да изберем само един от тях, така че след няколко секунди да се покаже в нашия документ на Word. Избирайки го, ще видите, че заглавията или разделите, които сме създали преди това, вече са показани в споменатия индекс. Така че не трябва да добавяме нищо ръчно. Много удобно в това отношение. Освен това, докато добавяме нови заглавия, те автоматично ще бъдат включени в споменатия индекс.
Следователно всички промени, които въвеждаме в този документ, като например номера на страницата, в която започва конкретна глава, тази промяна ще бъде показана в този индекс. Така че всичко ще се оправи в това отношение. Нормалното в тези случаи е, че този индекс се вмъква в документа в Word в края, когато приключим с редактирането, за да направим всичко по-опростено в този смисъл. Той също така предлага възможност за редактиране в началото. Всеки трябва да избере опцията, която изглежда най-удобна във всеки отделен случай.
Персонализирайте индекса
Всеки индекс, който сме създали в документ в Word, може да бъде персонализиран. За тях се предлага функция, така че всеки потребител ще може да я персонализира въз основа на документа, който е създал. Начинът за влизане в тази функция е много прост, подобно на стъпките, които използвахме за създаването й.
Следователно трябва да въведем раздела за справки в горната част на екрана. След това щракваме върху бутона за съдържанието, за да се покаже контекстното меню в този раздел. Тогава трябва да влезем в опцията, наречена «Персонализирано съдържание», който се намира към края на това контекстно меню. След това на екрана се отваря нов прозорец.
В този прозорец имаме поредица от опции, с които да персонализираме този индекс, който ще използваме в Word. Опциите, показани в този прозорец, са:
- Показване на номера на страницата: Ако искаме този индекс да показва страницата, където започва дадена глава
- Използване на хипервръзки: Можем да използваме хипервръзки в заглавията на индекса, така че щракването върху една да ни отведе до въпросната страница. Тя може да бъде много полезна, особено в документи, които са доста дълги, улеснява навигацията.
- формати: Можем също да изберем формата, който искаме да използваме в заглавията на индекса, има няколко опции, от които да изберем, за да можем да персонализираме споменатия индекс по всяко време.
- Показване на нива: Възможно е да изберете размера на нивата, които искаме да показваме в индекса в Word. Това зависи от нивата, които сме използвали в тези заглавия в документа. Ако сме използвали дял 1, 2, 3, 4, тогава ще трябва да използваме четири нива. Той трябва да бъде адаптиран към използването на тези заглавия.
След като промените, които искаме, бъдат въведени, можем да ви дадем да приемете и въпросният индекс е такъв, какъвто искахме. Вече можем да отпечатаме споменатия документ или да го изпратим по пощата или каквото и да е необходимо да направим с него. Както можете да видите, създаването на индекс в Word не е сложно.