Sự phát triển của Internet trong thời buổi hiện tại đã cho phép nhiều người tiếp cận chia sẻ tài liệu khi chúng đang được chỉnh sửa vài người trong số họ; Thời thế đã thay đổi và giờ đây không còn cần thiết phải gửi tệp đính kèm để ai đó xem xét và sau đó gửi lại cho chúng tôi với một số thay đổi nhất định, mà thay vào đó, mọi thứ có thể được xem xét trong thời gian thực và ngay lập tức.
Hai trong số các dịch vụ được sử dụng nhiều nhất cho loại tài liệu cộng tác trực tuyến là: Google Docs và Microsoft Office Online. Chỉ đủ để có áp dụng một vài thủ thuật để thực hiện nhiệm vụ này một cách hiệu quả, chúng tôi sẽ dạy bạn trong bài viết này cho từng dịch vụ mà chúng tôi đã thảo luận.
Cộng tác trên tài liệu với Google Documents trong thời gian thực
Vâng, nếu chúng tôi muốn sử dụng Google Documents, chúng tôi có thể phải mở một tài khoản Gmail đã đăng ký hoặc bất kỳ dịch vụ liên quan nào khác; Chúng tôi khuyên bạn nên xem lại bài viết mà chúng tôi đã đề cập đến điều gì đó tương tự, vì không cần phải có tài khoản Gmail để có thể tận hưởng các dịch vụ khác do Google cung cấp. Trong trường hợp xứng đáng, chúng tôi sẽ cố gắng tạo tài liệu trong Google Docs và sau đó phải chia sẻ chúng với một số người nhất định.
Chúng tôi khuyên bạn nên làm theo các bước đầu tiên sau đây để có thể mở giao diện Google Tài liệu:
- Chúng tôi mở trình duyệt Internet của mình.
- Trong URL, chúng tôi viết Google.com (chỉ để đưa ra một ví dụ nhỏ).
- Chúng tôi nhấp vào lưới nhỏ nằm ở phía trên bên phải của trình duyệt.
- Trong trường hợp đầu tiên, chúng tôi nhấp vào hơn và sau đó trong «Thậm chí nhiều hơn từ Google".
- Chúng tôi cuộn xuống màn hình cho đến khi tìm thấy Tài liệu.
- Chúng tôi nhấp vào liên kết đó.
Với các bước đơn giản bây giờ chúng tôi sẽ tìm thấy giao diện Google Tài liệu trong trình duyệt Internet; bây giờ chỉ còn lại là phải nhận ra một số yếu tố để bắt đầu làm việc cộng tác với những người dùng khác.
Chúng ta có thể nhấp trực tiếp vào nút màu xanh lam cho biết cổ phiếu, chúng tôi sẽ ngay lập tức được yêu cầu đặt tên cho tài liệu và sau đó Lưu thay đổi.
Tại đây sẽ xuất hiện một vài tùy chọn để chia sẻ tài liệu mà chúng ta tạo với Google Docs; trước hết là các mạng xã hội (Facebook, Twitter và Google+) và tất nhiên là tài khoản Gmail của chúng tôi. Chúng tôi có thể chọn bất kỳ môi trường nào trong số các môi trường này để chia sẻ tài liệu với người dùng của các dịch vụ đó.
Chúng tôi cũng có thể chỉ ra một cách độc lập cho bất kỳ liên hệ nào, điều này bằng cách đặt email của những người đã nói ở cuối cửa sổ này.
Sau đó, chúng tôi sẽ chỉ phải nhấp vào nút màu xanh lam cho biết đầu, chúng tôi có thể bắt đầu viết bất kỳ loại văn bản nào trong khi khách của chúng tôi chiêm ngưỡng nó và thậm chí đề xuất các thay đổi trong thời gian thực.
Cộng tác trên tài liệu với Microsoft Office Online
Sau khi chúng tôi đã mở một phiên trong bất kỳ dịch vụ trực tuyến nào của Microsoft (đó cũng có thể là Outlook.com), chúng ta phải đi đến Lời thông qua liên kết này hoặc làm xuất hiện các biểu tượng tương ứng ẩn dưới mũi tên.
Sau khi chúng tôi đã chọn biểu tượng nói trên (hoặc thông qua liên kết được đề xuất), chúng tôi sẽ tìm thấy chính giao diện của Word trực tuyến.
Gần giống với những gì chúng tôi đã làm trước đây với Google Tài liệu, trong giao diện trực tuyến của Office, chúng tôi cũng phải nhấp vào nút «cổ phiếu".
Một cửa sổ sẽ xuất hiện, nơi chúng tôi sẽ chỉ đặt email của những người chúng tôi muốn mời cộng tác với các tài liệu của chúng tôi trong môi trường này; Chúng tôi cũng có thể đặt một thông điệp nhỏ ở dưới cùng nơi chúng tôi sẽ giải thích cho khách của mình những gì họ nên làm và chủ đề sẽ được viết thông qua tài liệu trực tuyến này.
Như bạn có thể chiêm ngưỡng, 2 lựa chọn thay thế này cho làm việc với các tài liệu trực tuyến khá hiệu quả khi làm việc cùng nhau, cộng tác và trong thời gian thực trong cùng một nội dung, lợi thế lớn nhất là mọi người đều có thể chỉnh sửa tài liệu từ máy tính của họ.